Gestire la condivisione esterna per la tua organizzazione

Questo articolo è rivolto agli amministratori. Per scoprire come condividere o impostare autorizzazioni per i tuoi file, vai a Condividere file da Google Drive.

Supporto per tutte le versioni di Google Workspace, Cloud Identity e G Suite

In qualità di amministratore, puoi decidere se gli utenti possono condividere file e cartelle di Documenti, Fogli, Presentazioni, Sites, My Maps e Drive condivisi con persone esterne all'organizzazione. Puoi anche attivare un indicatore per mostrare che un file di Drive o un Drive condiviso è di proprietà di o è condiviso con un utente esterno all'organizzazione.

Nota: i Gem vengono archiviati e condivisi su Google Drive, pertanto le impostazioni di condivisione di Drive si applicano anche ai Gem. Tutti i file Google inclusi in un Gem vengono condivisi con chiunque abbia accesso al Gem. Per maggiori dettagli, vedi Attiva o disattiva la condivisione di Gem.

Nota:le impostazioni di condivisione di Drive si applicano anche alla condivisione in Gemini Business. Per maggiori dettagli, vedi Controllare l'accesso di Gemini Business ed Enterprise ai dati di Workspace.

In questa pagina

Nota:per controllare la condivisione con utenti esterni non Google, attiva o disattiva la condivisione con i visitatori.

Esempi di impostazione di condivisione

Configurare la condivisione personalizzata per un gruppo o un'unità organizzativa

Puoi consentire solo agli utenti di determinati gruppi o unità organizzative di condividere contenuti esternamente e bloccare la condivisione esterna di tutti gli altri. Puoi farlo con le impostazioni di condivisione di Drive o con regole di attendibilità.

Con le impostazioni di condivisione di Drive:

  1. Se non lo hai già fatto, inserisci gli utenti in unità organizzative o gruppi di configurazione.
  2. Disattiva la condivisione esterna per l'unità organizzativa di primo livello, come descritto nella sezione successiva.
  3. Sulla sinistra, fai clic sul gruppo o sull'unità organizzativa a cui vuoi consentire di condividere all'esterno.

    Importante:le impostazioni dei gruppi hanno la precedenza su quelle dell'unità organizzativa. Se un utente appartiene a più gruppi, all'utente viene applicata l'impostazione per il gruppo con la priorità più alta.

  4. Attiva la condivisione esterna.

Con le regole di attendibilità: scopri come in Creare e gestire le regole di attendibilità per la condivisione di Drive.

Condividere contenuti con utenti esterni che non hanno un Account Google

Puoi consentire agli utenti di condividere file e cartelle con utenti esterni che non hanno un Account Google attivando la condivisione con i visitatori. Puoi scegliere di consentire la condivisione con chiunque o solo con i domini attendibili. Per le istruzioni, vedi Consentire la condivisione con utenti non Google con la condivisione con i visitatori.

Consentire la condivisione esterna solo dei contenuti di cartelle specifiche

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Starter, Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard ed Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Confronta la tua versione

Le impostazioni di condivisione disponibili nella Console di amministrazione si applicano agli utenti in base all'unità organizzativa o ai gruppi. Non hai il controllo sulle singole cartelle in Il mio Drive degli utenti.

Per consentire la condivisione esterna solo di determinati file, puoi usare Drive condivisi. Con questo approccio, il Drive condiviso funge da cartella.

  1. Crea un'unità organizzativa senza membri.
  2. Disattiva la condivisione esterna per l'unità organizzativa di primo livello, come descritto nella sezione successiva.
  3. Attiva la condivisione esterna per la nuova unità organizzativa, sostituendo l'impostazione dell'unità organizzativa di primo livello.
  4. (Facoltativo) Per consentire la condivisione con persone esterne all'organizzazione senza Account Google, attiva la condivisione con i visitatori per la nuova unità organizzativa.
  5. Crea un Drive condiviso in cui includere file e cartelle per la condivisione esterna.
  6. Identifica le persone autorizzate a condividere i file esternamente e aggiungi queste persone come membri del Drive condiviso con livello di accesso Collaboratore, Gestore dei contenuti o Gestore. Se hai molti utenti, aggiungili come gruppo.

    Nota:

  7. Assegna il Drive condiviso alla nuova unità organizzativa.
  8. Sposta i contenuti nel Drive condiviso.
  9. (Facoltativo) Se vuoi ricevere una notifica quando i contenuti vengono aggiunti al Drive condiviso e condivisi esternamente, puoi configurare una regola di reporting basata sugli eventi del log di Drive.

Attivare o disattivare la condivisione esterna di file e cartelle in Drive

La condivisione di contenuti in Drive con persone esterne all'organizzazione può essere un processo di collaborazione importante, ma comporta anche il rischio di fuga di dati. Se attivi la condivisione esterna, hai la possibilità di limitare la condivisione, ad esempio avvisando gli utenti prima di condividere o bloccando la condivisione tramite link.

Se disattivi la condivisione esterna, gli utenti non possono condividere i seguenti elementi con utenti esterni:

  • Inviti per elementi creati in Documenti, Fogli e Presentazioni
  • Link a file archiviati su Drive
  • Elementi allegati alle email, caricati direttamente dai dispositivi o archiviati su Drive

Gli utenti esterni perdono anche l'accesso a tutti gli elementi condivisi in precedenza con loro.

Puoi anche bloccare questi elementi provenienti da utenti esterni per gli utenti della tua organizzazione. Queste limitazioni si applicano ai membri di gruppi esterni. Se i file sono condivisi con un gruppo con utenti esterni, questi utenti esterni non possono accedere al file.

Nota: le limitazioni vengono applicate a livello di utente, non a livello di gruppo. Pertanto, anche se i file possono essere condivisi con un gruppo esterno, gli utenti esterni di quel gruppo bloccati dalle impostazioni di condivisione non possono accedere ai file.

Per attivare o disattivare la condivisione esterna:

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi App e poi Google Workspace e poi Drive e Documenti.

    È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".

  2. Fai clic su Impostazioni di condivisione e poi Opzioni di condivisione.
  3. (Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata).

    Le impostazioni dei gruppi hanno la precedenza su quelle delle unità organizzative. Scopri di più

  4. Per attivare la condivisione esterna, fai clic su On e seleziona le opzioni di condivisione.
  5. Per disattivare la condivisione esterna, fai clic su Off. Puoi anche bloccare la condivisione di contenuti esterni con i tuoi utenti, inclusi i contenuti presenti in sistemi di archiviazione di terze parti.
  6. Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per un'unità organizzativa.

    Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Consentire la condivisione esterna solo con determinati domini

Puoi consentire la condivisione di file solo con i domini attendibili (consentiti). Quando usi una lista consentita per limitare la condivisione:

  • Il dominio deve essere un dominio Google Workspace, a meno che tu non abbia attivato la condivisione con i visitatori.
  • Non puoi selezionare solo determinati domini nella lista consentita per la condivisione di file. Sono inclusi tutti i domini attendibili.
  • Gli utenti non possono condividere file con account personali.
  • Se la tua organizzazione dispone di una combinazione di licenze di Cloud Identity e Google Workspace, la lista consentita si applica anche agli utenti di Cloud Identity.

Prima di iniziare:se necessario, scopri come applicare l'impostazione a un reparto o a un gruppo.

Se non lo hai già fatto, aggiungi domini attendibili alla lista consentita.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi App e poi Google Workspace e poi Drive e Documenti.

    È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".

  2. Fai clic su Impostazioni di condivisione e poi Opzioni di condivisione.
  3. (Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata).

    Le impostazioni dei gruppi hanno la precedenza su quelle delle unità organizzative. Scopri di più

  4. Fai clic su Domini inclusi nella lista consentita e scegli le opzioni di condivisione.
  5. Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per un'unità organizzativa.

    Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).

  6. (Solo moduli) In Impostazioni di condivisione, fai clic su Risposte dei moduli. Scegli se gli utenti del tuo dominio possono rispondere ai moduli creati esternamente o condividerli esternamente per ricevere risposte.

    Nota: se disattivi queste opzioni, le impostazioni di condivisione di Google Drive vengono applicate agli utenti che possono rispondere al modulo.

  7. Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per un'unità organizzativa.

    Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Attiva o disattiva l'indicatore per i file condivisi esternamente

Per impostazione predefinita, quando un file di Drive o un Drive condiviso è di proprietà di o è condiviso con un utente esterno all'organizzazione, viene visualizzato un indicatore di avviso Esterno. Tuttavia, puoi attivare o disattivare l'impostazione per alcuni o tutti i tuoi utenti. Se disattivi l'impostazione, puoi comunque esaminare i file condivisi esternamente negli eventi del log di Drive.

Per attivare o disattivare l'indicatore:

Prima di iniziare:se necessario, scopri come applicare l'impostazione a un reparto o a un gruppo.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi App e poi Google Workspace e poi Drive e Documenti.

    È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".

  2. Fai clic su Impostazioni di condivisione e poi Opzioni di condivisione.
  3. (Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata).

    Le impostazioni dei gruppi hanno la precedenza su quelle delle unità organizzative. Scopri di più

  4. Fai clic su Evidenzia i file esterni e poi seleziona o deseleziona la casella Evidenzia i file esterni per attivare o disattivare l'indicatore.
  5. Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per un'unità organizzativa.

    Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In questo periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Comprendere il comportamento di visualizzazione dell'indicatore

Quando l'indicatore di avviso è attivo, viene visualizzato per i file di Drive di proprietà di o condivisi con un utente esterno all'organizzazione, con le seguenti eccezioni:

  • L'indicatore non viene mostrato se un gruppo in Google Gruppi di proprietà della tua organizzazione può accedere al file, anche se il gruppo include membri esterni all'organizzazione.
  • L'indicatore viene sempre visualizzato se gli account di servizio possono accedere al file, indipendentemente dal fatto che siano di proprietà di un utente all'interno o all'esterno dell'organizzazione.
  • L'indicatore viene sempre visualizzato se i gruppi di Google Classroom generati automaticamente possono accedere al file.

Controllare chi può spostare contenuti su un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione

Puoi consentire o bloccare lo spostamento da Drive condivisi di contenuti che interessano una origine o una destinazione esterna. Ad esempio:

  • Puoi bloccare lo spostamento di contenuti da un Drive condiviso della tua organizzazione a un Drive condiviso esterno o alla sezione Il mio Drive di un utente esterno.
  • Puoi bloccare lo spostamento di contenuti da Il mio Drive di un utente della tua organizzazione a un Drive condiviso esterno.

Per maggiori dettagli, vedi Limitare gli utenti che possono spostare contenuti su Drive condivisi esterni.

Prova a gestire la condivisione di Drive con le regole di attendibilità

Versioni supportate per questa funzionalità: Frontline Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Standard ed Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Confronta la tua versione

Anziché utilizzare le impostazioni di Drive per la condivisione all'esterno dell'organizzazione, puoi utilizzare le regole di attendibilità per gestire la condivisione sia all'esterno sia all'interno dell'organizzazione. Le regole di attendibilità ti offrono un maggiore controllo sulle persone con cui gli utenti possono condividere contenuti. Per maggiori dettagli, vedi Creare e gestire le regole di attendibilità per la condivisione di Drive.

Che cosa succede agli account utente che non hanno più Drive?

Se un utente della tua organizzazione non ha più il servizio Drive e Documenti per il suo account, ad esempio perché la licenza Google Workspace è stata rimossa dal suo account, i file di sua proprietà possono essere condivisi solo all'interno dell'organizzazione, anche se le impostazioni di condivisione applicate ai file consentono la condivisione esterna.

Per rimuovere la limitazione per condividere esternamente i file dell'utente, puoi aggiungere una licenza Utente archiviato (UA) al suo account. Per maggiori dettagli, vai ad Aggiungere licenze Utente archiviato.