Gerenciar drives compartilhados como administrador

Edições compatíveis com este recurso: Business Starter (exceto conforme indicado), Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar sua edição

Se você for administrador de um drive compartilhado, clique aqui.

Por ser administrador, você pode mudar os participantes e o nível de acesso deles em qualquer drive compartilhado da sua organização. Também é possível mudar as configurações de compartilhamento de um drive compartilhado e as configurações de compartilhamento padrão de todos os novos drives compartilhados. Por exemplo, se você não quiser que um usuário específico tenha acesso a um drive compartilhado, poderá removê-lo ou alterar o nível de acesso.

Observação:se você tiver o Business Starter e assinar o Frontline Plus, não vai ser possível gerenciar os drives compartilhados. Para continuar gerenciando os drives compartilhados de usuários que não são da equipe de atendimento, faça upgrade para o Business Standard ou outra edição mais avançada.

Nesta página

Adicionar ou remover participantes de um drive compartilhado

Por ser administrador, talvez você precise adicionar participantes a um drive compartilhado no Admin Console se ele não tiver participantes ou administradores. Talvez você precise remover participantes de um drive compartilhado se eles não deverem ter acesso ao conteúdo.

Para gerenciar participantes na página "Gerenciar drives compartilhados", sua conta de administrador precisa ter uma licença atribuída que inclua o app Drive e Documentos, que também precisa estar ATIVADO.

Observação:você pode atribuir até 100 grupos a um drive compartilhado e até 600 participantes (entre grupos e usuários individuais). Um drive compartilhado não pode ter mais de 50.000 participantes em grupos e indivíduos.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Gerenciar drives compartilhados.
  3. Aponte para o drive compartilhado que você quer atualizar e clique em Gerenciar participantes. Se você tiver muitos drives compartilhados, poderá filtrar a lista por nome ou outros atributos.
    1. Para encontrar drives compartilhados sem participantes, clique em Adicionar um filtro e depois Nenhum participante.
    2. Para encontrar drives compartilhados sem administradores, clique em Adicionar um filtro e depois Nenhum administrador.
  4. Para adicionar uma pessoa ou um grupo:
    1. Insira o endereço de e-mail.
    2. Selecione um nível de acesso.
    3. Selecione se você quer notificar as pessoas e, se fizer isso, inclua uma mensagem.
    4. Clique em Enviar (se você escolheu notificar as pessoas) ou em Compartilhar (se você escolheu não notificar as pessoas).

  5. Para remover uma pessoa ou um grupo:

    1. Ao lado do nome da pessoa ou do grupo, clique no nível de acesso.

    2. Clique em Remover acesso.

      Observação:quando você remove um participante de um drive compartilhado, ele também perde o acesso aos arquivos e às pastas que foram compartilhados diretamente com ele.

  6. Clique em Salvar.

Alterar o nível de acesso de um participante do drive compartilhado

Por ser administrador, você pode mudar o nível de acesso de um participante do drive compartilhado, mesmo que não seja um administrador dele. Por exemplo, se você não quiser que um usuário específico tenha acesso de Administrador a um drive compartilhado, é possível reduzir o nível de acesso.

Para gerenciar participantes na página "Gerenciar drives compartilhados", sua conta de administrador precisa ter uma licença atribuída que inclua o app Drive e Documentos, que também precisa estar ATIVADO.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Gerenciar drives compartilhados.
  3. Aponte para o drive compartilhado com o participante que você quer atualizar e clique em Gerenciar participantes. Se você tiver muitos drives compartilhados, poderá filtrar a lista por nome ou outros atributos.
  4. Na linha do membro que você quer atualizar, clique no nível de acesso atual do usuário e no novo nível de acesso.
  5. Clique em Concluído.

Definir as configurações de compartilhamento padrão para os drives compartilhados

Indisponível no Business Starter Todas as configurações de compartilhamento do drive compartilhado estão definidas como "Permitir".

Por ser administrador, você pode definir as configurações de compartilhamento padrão dos drives compartilhados pela unidade organizacional à qual eles estão atribuídos. Você também pode impedir que os participantes com acesso de Administrador alterem essas configurações. Por exemplo, se você não quiser que os usuários em uma unidade organizacional compartilhem conteúdo fora da sua organização, é possível bloquear o compartilhamento externo e impedir que os administradores alterem essa configuração.

Importante:as configurações de compartilhamento padrão são aplicáveis apenas aos novos drives compartilhados. Se você quiser mudar as configurações de compartilhamento dos drives compartilhados, vá para a próxima seção.

Observação: as permissões de compartilhamento de drives compartilhados não restringem com quem as solicitações de formulários dos Formulários Google podem ser compartilhadas.

Antes de começar:se você precisar criar um departamento ou equipe para essa configuração, acesse Adicionar uma unidade organizacional.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Criação do drive compartilhado.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração a um departamento ou equipe, selecione uma unidade organizacional na lateral.
  4. Defina as configurações de compartilhamento padrão para os novos drives compartilhados e escolha se os administradores poderão modificar essas configurações. Opções:
    • Permitir que os participantes com acesso de administrador substituam as configurações abaixo: se essa opção não estiver marcada, os administradores não poderão mudar essas configurações de compartilhamento para drives compartilhados individuais. Na maioria dos casos, você pode permitir que os administradores de drives compartilhados mudem as configurações para que eles não sejam impedidos de colaborar com usuários externos ou outras equipes.
    • Permitir que usuários fora de sua organização acessem arquivos em drives compartilhados: quando desmarcada, os usuários externos não podem ter acesso, mesmo que você permita que os usuários compartilhem arquivos fora da sua organização. Essa configuração também impede que os administradores de drives compartilhados adicionem usuários externos como participantes. Se os usuários não tiverem permissão para compartilhar itens no Google Drive fora da organização, essa configuração não terá efeito porque ela não pode substituir a configuração de compartilhamento.
    • Permitir que pessoas que não são participantes do drive compartilhado sejam adicionadas a arquivos: quando desmarcada, os participantes do drive compartilhado não podem dar acesso para ver, comentar ou acesso de edição a arquivos em drives compartilhados ou compartilhar esses arquivos com um link.
    • Permitir que administradores de conteúdo compartilhem pastas: quando desmarcada, apenas os administradores podem compartilhar pastas.
    • Permitir que leitores e comentaristas façam o download, a impressão e a cópia de arquivos: quando desmarcada, os participantes de um drive compartilhado com acesso de leitor ou comentarista não podem fazer o download, a impressão ou a cópia de arquivos em drives compartilhados.
      Observação:os arquivos e as pastas nos drives compartilhados mantêm essa configuração quando são removidos. No caso de pastas, não é possível reverter a configuração depois que o arquivo estiver no "Meu Drive".
  5. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar.

As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais

Alterar as configurações de compartilhamento de um drive compartilhado

Indisponível no Business Starter Só é possível redefinir para permitir todo o compartilhamento.

Para modificar as configurações de compartilhamento na página "Gerenciar drives compartilhados", sua conta de administrador precisa ter uma licença atribuída que inclua o app Drive e Documentos, que também precisa estar ATIVADO.

Antes de começar:

  • Leia o conteúdo do drive compartilhado para entender o que deve ou não ser compartilhado.
  • As configurações de compartilhamento do drive compartilhado serão substituídas pelas mais restritivas. Para mais informações sobre as configurações de compartilhamento e os drives compartilhados, consulte Gerenciar políticas de dados para drives compartilhados específicos.

Para atualizar as configurações de compartilhamento de um drive compartilhado:

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Gerenciar drives compartilhados.
  3. Aponte para o drive compartilhado que você quer atualizar e clique em Configurações. Se você tiver muitos drives compartilhados, poderá filtrar a lista por nome ou outros atributos.
  4. Atualize as configurações de compartilhamento. Suas mudanças são salvas automaticamente conforme você atualiza.
  5. (Opcional) Para impedir que os administradores dos drives compartilhados substituam as novas configurações, desmarque a primeira caixa.
  6. Clique em Concluído.
As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais

Restringir quem pode mover conteúdo para os drives compartilhados externos

É possível controlar quem pode mover arquivos e pastas para fora da sua organização nestas situações:
  • Você quer mover conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para:
    • um drive compartilhado de outra organização;
    • o Meu Drive de uma pessoa em outra organização.
  • Ao mover conteúdo do Meu Drive de uma pessoa na sua organização para um drive compartilhado de outra organização
  1. Faça login com uma conta de administrador no Google Admin Console.

    Se você não estiver usando uma conta de administrador, não poderá acessar o Admin Console.

  2. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  3. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  4. Selecione a unidade organizacional ou o grupo desejado.
  5. Em Distribuindo conteúdo fora de sua organização, selecione uma opção:
    • Qualquer pessoa
      • Qualquer pessoa com o nível de "Administrador" a um drive compartilhado pode mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização. Saiba mais
      • Além disso, qualquer pessoa na unidade organizacional selecionada pode copiar o conteúdo do Meu Drive para um drive compartilhado de outra organização, como uma empresa, um grupo ou uma escola. Saiba mais
    • Somente usuários no domínio sua organização
      • Qualquer pessoa com o nível de "Administrador" a um drive compartilhado pode mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização.
      • Além disso, os usuários na unidade organizacional ou no grupo selecionados podem mover conteúdo do Meu Drive para um drive compartilhado de outra organização.
    • Ninguém
      • Não é possível migrar os arquivos em um drive compartilhado para o Drive de outra organização.
      • Além disso, ninguém na unidade organizacional ou no grupo selecionados pode mover conteúdo do Meu Drive para um drive compartilhado de outra organização.
      • Ninguém na unidade organizacional ou no grupo selecionados pode criar arquivos em um drive compartilhado que pertença a outra organização.
  6. Clique em Salvar.

Importante:se você selecionar uma unidade organizacional filha ou um grupo filho, essa configuração só vai controlar a migração do conteúdo do Meu Drive de um usuário para um drive compartilhado em outro drive organização (por exemplo, outra empresa ou escola). Se a unidade organizacional de nível superior permitir que o usuário compartilhe arquivos fora da organização, mas a unidade organizacional filha não permitir, ele não poderá fazer isso.

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse período, as configurações novas e antigas podem ser aplicadas de modo intermitente.

Analisar a atividade dos usuários nos drives compartilhados

Para ver quando arquivos, configurações ou participantes de drives compartilhados foram alterados e quem fez as mudanças, use o registro de auditoria do Drive.

Analisar e contestar drives compartilhados desativados

Se o Google detectar que um drive compartilhado tem conteúdo que viola os Termos de Serviço, ele poderá desativar o drive. Seu conteúdo não será excluído, mas os usuários não poderão acessá-lo até que o drive compartilhado seja restabelecido pelo Google.

Se você achar que o drive compartilhado foi desativado por engano, envie uma solicitação de análise. Você tem 29 dias para fazer uma contestação. Se você não fizer uma contestação, o drive compartilhado desativado será excluído automaticamente.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Gerenciar drives compartilhados.
  3. Clique em Adicionar um filtro e depois Status e depois Desativado e, em seguida, clique em Aplicar.
  4. Aponte para o drive compartilhado que você quer contestar e clique em Mais e depois Solicitar revisão.

Sua contestação referente ao drive compartilhado é analisada. Se ela for aprovada, o drive compartilhado será restabelecido.