Gerenciar o compartilhamento externo na sua organização

Este artigo é destinado aos administradores. Para saber como compartilhar ou definir permissões para seus arquivos, consulte Compartilhar arquivos do Google Drive.

Compatível com todas as edições do Google Workspace, do Cloud Identity e do G Suite

Como administrador, você controla se os usuários podem compartilhar arquivos e pastas dos apps Google Docs, Planilhas, Apresentações, Sites, My Maps e drives compartilhados com pessoas fora da sua organização. Também é possível ativar um indicador para mostrar que um drive compartilhado ou arquivo do Drive pertence ou é compartilhado com alguém fora da sua organização.

Observação: os Gems são armazenados e compartilhados no Google Drive. Portanto, as configurações de compartilhamento do Drive também se aplicam aos Gems. Todos os arquivos do Google incluídos em um Gem são compartilhados com qualquer pessoa que tenha acesso a ele. Para mais detalhes, consulte Ativar ou desativar o compartilhamento do Gem.

Observação:as configurações de compartilhamento do Drive também se aplicam ao compartilhamento no Gemini Business. Para mais detalhes, consulte Controlar o acesso do Gemini Business e Enterprise aos dados do Workspace.

Nesta página

Observação:para controlar o compartilhamento com usuários externos que não são do Google, ative ou desative o compartilhamento com visitantes.

Exemplos de cenários de configurações de compartilhamento

Configurar o compartilhamento personalizado para um grupo ou unidade organizacional

Você pode permitir que apenas usuários em determinados grupos ou unidades organizacionais compartilhem conteúdo externamente e bloquear o compartilhamento externo para as outras pessoas. Você pode fazer isso nas configurações de compartilhamento do Drive ou usando as regras de confiabilidade.

Com as configurações de compartilhamento do Drive:

  1. Coloque os usuários em unidades organizacionais ou grupos de configuração se ainda não tiver feito isso.
  2. Desative o compartilhamento externo para a unidade organizacional principal, conforme descrito na próxima seção.
  3. À esquerda, clique no grupo ou unidade organizacional que você quer permitir compartilhar externamente.

    Importante:as configurações do grupo substituem as da unidade organizacional. Quando um usuário pertence a vários grupos, a configuração do grupo com a prioridade mais alta é aplicada.

  4. Ative o compartilhamento externo.

Com as regras de confiabilidade: saiba como em Criar e gerenciar regras de confiabilidade para o compartilhamento do Drive.

Compartilhar conteúdo com usuários externos que não têm uma Conta do Google

Você pode ativar o compartilhamento com visitantes para permitir que os usuários compartilhem arquivos e pastas com usuários externos que não têm Contas do Google. Você pode permitir o compartilhamento com visitantes com qualquer conta ou apenas com domínios confiáveis. Para instruções, consulte Permitir o compartilhamento com pessoas que não usam produtos do Google usando o compartilhamento com visitantes.

Permitir que apenas o conteúdo de pastas específicas seja compartilhado externamente

Edições compatíveis com este recurso: Business Starter, Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar sua edição

As configurações de compartilhamento disponíveis no Admin Console podem ser aplicadas a usuários por unidade organizacional ou grupo. Você não tem controle sobre pastas individuais no Meu Drive de usuários.

Para permitir que apenas determinados arquivos sejam compartilhados externamente, você pode usar drives compartilhados. Nessa abordagem, o drive compartilhado funciona como a pasta.

  1. Crie uma unidade organizacional sem participantes.
  2. Desative o compartilhamento externo para a unidade organizacional principal, conforme descrito na próxima seção.
  3. Ative o compartilhamento externo para a nova unidade organizacional, substituindo a configuração da unidade organizacional principal.
  4. (Opcional) Para permitir o compartilhamento com pessoas fora da sua organização sem Contas do Google, ative o compartilhamento com visitantes para a nova unidade organizacional.
  5. Crie um drive compartilhado para armazenar arquivos e pastas para compartilhamento externo.
  6. Identifique as pessoas com permissão para compartilhar os arquivos externamente e adicione essas pessoas como participantes do drive compartilhado com o nível de acesso Colaborador, Administrador de conteúdo ou Administrador. Se você tiver muitos usuários, adicione-os como um grupo.

    Observação:

  7. Atribua o drive compartilhado à nova unidade organizacional.
  8. Mova conteúdo para o drive compartilhado.
  9. (Opcional) Se você quiser receber uma notificação quando o conteúdo for adicionado ao drive compartilhado e compartilhado externamente, configure uma regra de relatórios com base em eventos de registro do Drive.

Ativar ou desativar o compartilhamento externo de arquivos e pastas no Drive

O compartilhamento de conteúdo no Drive com pessoas fora da sua organização pode ser um processo importante de colaboração, mas também aumenta o risco de vazamentos de dados. Se você ativar o compartilhamento externo, terá opções para limitar o compartilhamento, como alertar os usuários antes de compartilhar ou impedir o compartilhamento de link.

Se você desativar o compartilhamento externo, os usuários não poderão compartilhar os seguintes itens com usuários externos:

  • Convites para itens criados nos Documentos, nas Planilhas e nas Apresentações
  • Links para arquivos armazenados no Drive
  • Itens anexados a e-mails, enviados diretamente de dispositivos ou armazenados no Drive

Os usuários externos também perdem o acesso aos itens que já foram compartilhados.

Também é possível bloquear esses mesmos itens se tiverem sido enviados para usuários na sua organização por usuários externos. Essas restrições são válidas para participantes externos do grupo. Quando os arquivos são compartilhados com um grupo que tem usuários externos, eles não podem acessar o arquivo.

Observação: as restrições são aplicadas no nível do usuário, não do grupo. Assim, embora os arquivos possam ser compartilhados com um grupo externo, os usuários externos desse grupo que estão bloqueados pelas suas configurações de compartilhamento não podem acessar os arquivos.

Para ativar ou desativar o compartilhamento externo:

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.

    As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Para ativar o compartilhamento externo, clique em Ativar e escolha as opções de compartilhamento.
  5. Para desativar o compartilhamento externo, clique em Desativar. Também é possível impedir que conteúdo externo seja compartilhado com seus usuários, incluindo conteúdo em sistemas de armazenamento de terceiros.
  6. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse período, as configurações novas e antigas podem ser aplicadas de modo intermitente.

Permitir o compartilhamento externo apenas com alguns domínios

Só é possível permitir o compartilhamento de arquivos com domínios confiáveis (autorizados). Veja o que acontece quando você usa uma lista de permissões para restringir o compartilhamento:

  • O domínio precisa ser do Google Workspace, a menos que você esteja usando o compartilhamento com visitantes.
  • Não é possível selecionar apenas determinados domínios na lista de permissões para compartilhamento de arquivos. Todos os domínios confiáveis são incluídos.
  • Os usuários não podem compartilhar arquivos com contas pessoais.
  • Se a organização tem uma combinação de licenças do Cloud Identity e do Google Workspace, a lista de permissões também é válida para os usuários do Cloud Identity.

Antes de começar:se necessário, aprenda a aplicar a configuração a um departamento ou grupo.

Adicione domínios confiáveis à lista de permissões caso ainda não tenha feito isso.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.

    As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Clique em Domínios permitidos e escolha as opções de compartilhamento.
  5. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).

  6. (Somente Formulários) Em Configurações de compartilhamento, clique em Respostas do formulário. Escolha se os usuários no seu domínio podem responder a formulários criados externamente ou compartilhar formulários com contas externas para receber respostas.

    Observação: se você desativar essas opções, as configurações de compartilhamento do Google Drive serão aplicadas aos participantes do formulário.

  7. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse período, as configurações novas e antigas podem ser aplicadas de modo intermitente.

Ativar ou desativar o indicador de arquivos compartilhados externamente

Por padrão, quando um drive compartilhado ou arquivo do Drive pertence a alguém de fora da sua organização ou é compartilhado com alguém de fora, um indicador de aviso Externo é exibido. No entanto, você pode ativar ou desativar a configuração para alguns ou todos os usuários. Se você desativar a configuração, ainda poderá analisar os arquivos compartilhados externamente nos eventos de registro do Drive.

Para ativar ou desativar o indicador:

Antes de começar:se necessário, aprenda a aplicar a configuração a um departamento ou grupo.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Configurações de compartilhamento e depois Opções de compartilhamento.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.

    As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Clique em Destacar arquivos externos e depois marque ou desmarque a caixa Destacar arquivos externos para ativar ou desativar o indicador.
  5. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse período, as configurações novas e antigas podem ser aplicadas de modo intermitente.

Entenda o comportamento de exibição do indicador

Quando o indicador de aviso está ativado, ele aparece em arquivos do Drive que pertencem a alguém de fora da sua organização ou que foram compartilhados com alguém de fora, com as seguintes exceções:

  • O indicador não será exibido se um grupo do Google de propriedade da sua organização puder acessar o arquivo, mesmo que o grupo inclua membros de fora da organização.
  • O indicador vai aparecer sempre que alguma conta de serviço tiver acesso ao arquivo, não importa quem seja o proprietário dela.
  • O indicador aparece sempre que algum grupo do Google Sala de Aula gerado automaticamente tiver acesso ao arquivo.

Controlar quem pode mover conteúdo para um drive compartilhado de outra organização

Você pode permitir ou bloquear a movimentação de conteúdo de drives compartilhados que envolvam uma origem ou um destino externo. Exemplo:

  • Você pode bloquear a migração de conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para um drive compartilhado externo ou para o Meu Drive de um usuário externo.
  • Você pode bloquear a migração de conteúdo do Meu Drive de um usuário na sua organização para um drive compartilhado externo.

Confira mais detalhes em Restringir quem pode mover conteúdo para os drives compartilhados externos.

Gerenciar o compartilhamento do Drive com regras de confiabilidade

Edições que têm esse recurso: Frontline Plus, Enterprise Standard e Enterprise Plus, Education Standard e Education Plus, Enterprise Essentials Plus. Comparar sua edição

Em vez de usar as configurações do Drive para gerenciar o compartilhamento fora da sua organização, use as regras de confiabilidade e gerencie o compartilhamento dentro e fora dela. Use as regras de confiabilidade para controlar melhor com quem seus usuários podem compartilhar. Para mais detalhes, consulte Criar e gerenciar regras de confiabilidade para o compartilhamento do Drive.

E as contas de usuário que não têm mais o Drive?

Se um usuário na sua organização não tiver mais o serviço do Drive e do Documentos para a conta dele (por exemplo, se a licença do Google Workspace tiver sido removida), os arquivos só vão poder ser compartilhados dentro da sua organização, mesmo se as configurações de compartilhamento aplicadas aos arquivos permitirem o compartilhamento externo.

Para remover a restrição de compartilhamento externo dos arquivos do usuário, adicione a licença Usuário arquivado (UA) à conta. Confira mais detalhes em Adicionar licenças Usuário arquivado.