Configura el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Este artículo es para administradores. Para acceder a tus propios archivos sin conexión, consulta Cómo trabajar en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones sin conexión.

Compatible con todas las ediciones de Google Workspace, Cloud Identity y G Suite

Como administrador, puedes controlar si los usuarios de tu organización pueden acceder a sus Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus computadoras no están conectadas a Internet. De forma predeterminada, el acceso sin conexión está activado para las organizaciones, y los usuarios pueden activarlo o desactivarlo para sus propias cuentas.

Notas:

  • Actualmente, esta función es compatible con los navegadores Google Chrome y Microsoft Edge.
  • Esta opción no se aplica a Google Drive para computadoras. Para obtener detalles sobre cómo los usuarios pueden acceder a archivos sin conexión a través de Drive para computadoras, consulta Conserva archivos y carpetas sin conexión.

El método más sencillo para permitir el acceso sin conexión es habilitarlo para todos los usuarios.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Funciones y aplicaciones.
  3. Junto a Sin conexión, selecciona Permitir que los usuarios habiliten el acceso sin conexión (opción recomendada). Los archivos recientes se sincronizarán y se guardarán en la computadora del usuario y en las computadoras en las que este confíe.
  4. Indícales a los usuarios cómo sincronizar archivos para usarlos sin conexión.

Opción 2: Usa políticas para controlar el acceso sin conexión desde computadoras

Como administrador, puedes usar políticas para controlar el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en computadoras que ejecutan sistemas operativos Windows, Mac y Linux. Esta opción requiere que envíes las políticas administradas a cada computadora. Si seleccionas esta opción antes de configurar las políticas, los usuarios que tenían acceso sin conexión lo perderán después de 24 horas.

Nota:

  • Esta opción no está disponible para dispositivos ChromeOS ni dispositivos móviles (teléfonos y tablets).
  • Este proceso no es necesario si se selecciona Permitir que todos los usuarios habiliten el acceso sin conexión.
  • Esta opción tampoco se aplica si realizaste la verificación por correo electrónico.

Paso 1: Instala la política en cada computadora administrada

Sigue estos pasos para permitir que los archivos de Drive se almacenen y se acceda a ellos sin conexión en computadoras administradas:

  • Descarga los archivos de configuración en las computadoras.
  • Distribuye los archivos a computadoras que ejecutan sistemas operativos Windows, Mac y Linux.

Consulta las instrucciones a continuación para cada tipo de computadora:

Dispositivos Windows (con la política de grupo de Microsoft)

Instrucciones para el navegador Chrome:

  1. Descarga y descomprime estos archivos de plantilla de la Política de grupo de Windows para Google Chrome:

    1. ADMX de Windows

    2. ADML de Windows

  2. Abre el archivo ADMX con el Editor de directivas de grupo. Para permitir el acceso sin conexión, haz lo siguiente:
    • Selecciona Dominios permitidos para la compatibilidad con Documentos de Google sin conexión en Chrome: Permite que los usuarios de los dominios especificados accedan a los documentos sin conexión, pero la edición sin conexión está desactivada de forma predeterminada.
    • (Opcional) Selecciona Dominios habilitados automáticamente para la compatibilidad con Documentos de Google sin conexión en Chrome: Habilita automáticamente el acceso a documentos sin conexión para todos los usuarios con esta política. Desactiva esta opción si los usuarios deben activar manualmente el acceso sin conexión.
  3. Actualiza los valores de las opciones con los dominios que se permitirán. Separa varios dominios con una coma (por ejemplo, dominio1.com, dominio2.com, etcétera).

Nota: Si ves el error "Se produjo un error durante el análisis", significa que Windows no puede analizar el nombre del archivo y debes cambiarle el nombre. Por ejemplo, intenta quitar el guion bajo del nombre del archivo. Para ello, cambia GoogleDocs_WinADMX por GoogleDocsOffline.

Instrucciones para Microsoft Edge:

  1. Descarga y descomprime los archivos de plantilla de la política de grupo de Windows para Microsoft Edge: Nota: Si habilitas Chrome y Microsoft Edge, puedes omitir este paso y volver a usar los archivos descargados para Chrome, ya que solo necesitas crear uno de estos archivos admx/adml.

    1. ADMX de Windows

    2. ADML de Windows

  2. Abre el archivo ADMX con el Editor de directivas de grupo. Para habilitar el acceso sin conexión, haz lo siguiente:
    • Selecciona Dominios permitidos para la compatibilidad con Documentos de Google sin conexión en Edge: Permite que los usuarios de los dominios especificados accedan a los documentos sin conexión, pero la edición sin conexión está desactivada de forma predeterminada.
    • (Opcional) Selecciona Dominios habilitados automáticamente para la compatibilidad con Documentos de Google sin conexión en Edge: Habilita automáticamente el acceso a documentos sin conexión para todos los usuarios con esta política. Desactiva esta opción si los usuarios deben activar manualmente el acceso sin conexión.
  3. Actualiza los valores de las opciones con los dominios que se permitirán. Separa varios dominios con una coma (por ejemplo, dominio1.com, dominio2.com, etcétera).

Información relacionada

Dispositivos macOS

Instrucciones para el navegador Chrome:

  1. Descarga y edita la política.
    1. Descarga el archivo plist de macOS para Chrome.
    2. Abre el archivo en cualquier editor de texto.
    3. Edita el archivo:
      • (Obligatorio) Para permitir el acceso sin conexión en los dispositivos, reemplaza la primera instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio.
      • (Opcional) Para habilitar automáticamente el acceso a documentos sin conexión para todos los usuarios con esta política, reemplaza la segunda instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio. No cambies este valor si los usuarios deben activar el acceso sin conexión de forma manual.
    4. Guarda el archivo si el editor no lo guardó automáticamente.
  2. Convierte el archivo plist en un archivo de configuración con la herramienta de conversión que prefieras, como mcxToProfile en GitHub.

    Por ejemplo, para usar mcxToProfile y convertir tu archivo en un perfil de configuración, ingresa lo siguiente:

    mcxToProfile.py --plist
    com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.plist
    --identifier com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi

  3. Se generó la instalación

    com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.mobileconfig to system. Es posible que debas reiniciar Chrome o macOS para propagar estos cambios.

Nota: Para obtener más información, consulta Cómo establecer políticas para Chrome.

Instrucciones para Microsoft Edge:

  1. Descarga y edita la política.
    1. Descarga el archivo plist de macOS para Edge.
    2. Abre el archivo en cualquier editor de texto.
    3. Edita el archivo:
      • (Obligatorio) Para permitir el acceso sin conexión en los dispositivos, reemplaza la primera instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio.
      • (Opcional) Para habilitar automáticamente el acceso a documentos sin conexión para todos los usuarios con esta política, reemplaza la segunda instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio. No cambies este valor si los usuarios deben activar el acceso sin conexión de forma manual.

    4. Guarda el archivo si el editor no lo guardó automáticamente.
  2. Convierte el archivo plist en un archivo de configuración con la herramienta de conversión que prefieras, como mcxToProfile en GitHub.
    Por ejemplo, para usar mcxToProfile y convertir tu archivo en un perfil de configuración, ingresa

    mcxToProfile.py --plist
    com.microsoft.Edge.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.plist
    --identifier com.microsoft.Edge.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi
  3. Instala el archivo
    generado com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.mobileconfig en el sistema. Es posible que debas reiniciar Chrome o macOS para propagar estos cambios.

Nota: Para obtener más información, consulta Cómo establecer políticas para Chrome.

Dispositivos Linux

Instrucciones para el navegador Chrome:

  1. Descarga y edita la política.
    1. Descarga el archivo de configuración de Linux.
    2. Abre el archivo de configuración en cualquier editor de texto.
    3. Edita el archivo:
      • (Obligatorio) Para permitir el acceso sin conexión en los dispositivos, reemplaza la primera instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio.
      • (Opcional) Para habilitar automáticamente el acceso a documentos sin conexión para todos los usuarios con esta política, reemplaza la segunda instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio. No cambies este valor si los usuarios deben activar el acceso sin conexión de forma manual.

    4. Guarda el archivo si el editor no lo guardó automáticamente.
  2. Coloca el archivo de configuración en /etc/opt/chrome/policies/managed/.

Instrucciones para Microsoft Edge:

  1. Descarga y edita la política.
    1. Descarga el archivo de configuración de Linux.
      Nota: Si habilitas Chrome y Microsoft Edge, solo debes crear uno de estos archivos de configuración y colocar dos copias en diferentes directorios.
    2. Abre el archivo de configuración en cualquier editor de texto.
    3. Edita el archivo:
      • (Obligatorio) Para permitir el acceso sin conexión en los dispositivos, reemplaza la primera instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio.
      • (Opcional) Para habilitar automáticamente el acceso a documentos sin conexión para todos los usuarios con esta política, reemplaza la segunda instancia de YOUR_DOMAIN_HERE.com por tu dominio. No cambies este valor si los usuarios deben activar el acceso sin conexión de forma manual.

    4. Guarda el archivo si el editor no lo guardó automáticamente.
  2. Coloca el archivo de configuración en /etc/opt/edge/policies/managed/.

Paso 2: Permite el acceso sin conexión para computadoras administradas

Solo permite el acceso sin conexión después de que la política se instale y configure en cada computadora administrada. El acceso sin conexión se bloquea en cualquier computadora que no tenga la política.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Funciones y aplicaciones.
  3. Asegúrate de haber instalado la política de dispositivos administrados en cada computadora. De lo contrario, consulta Instala la política de dispositivos administrados en esta página.
  4. Importante: Si continúas sin instalar una política, los usuarios que antes tenían acceso sin conexión a los archivos lo perderán después de 24 horas.
  5. Junto a Sin conexión, selecciona Controlar el acceso sin conexión con políticas de dispositivo. Los archivos recientes se sincronizarán y se guardarán en las computadoras administradas que tengan configurada la política.
  6. Indícales a los usuarios cómo sincronizar archivos para usarlos sin conexión.


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