Stel gedeelde schijven in voor uw organisatie.

Ondersteunde edities voor deze functie: Business Starter (tenzij anders vermeld), Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Vergelijk uw editie

Om een ​​gedeelde schijf aan te maken, ga je in plaats daarvan naar deze pagina .

Als beheerder kunt u bepalen hoe gebruikers in uw organisatie gedeelde schijven kunnen maken en gebruiken om samen te werken in Google Drive. Bestanden in gedeelde schijven zijn eigendom van uw organisatie en niet van een individuele gebruiker. Ze blijven behouden, zelfs als de persoon die het bestand heeft gemaakt uw organisatie verlaat, waardoor u mogelijk gegevensverlies kunt voorkomen.

Moedig uw gebruikers aan om gedeelde schijven te gebruiken voor content die bedoeld is voor de hele organisatie of voor teams, zoals projectplannen, onderzoeksresultaten of notulen van teamvergaderingen. Laat uw gebruikers persoonlijke en privébestanden, zoals aantekeningen van individuele gesprekken, functioneringsgesprekken en loopbaanontwikkelingsplannen, bewaren in Mijn Drive.

Op deze pagina

Snel aan de slag

  1. Lees meer over gedeelde schijven en de beste werkwijzen voor het gebruik ervan in Wat zijn gedeelde schijven?
  2. Leer hoe u gedeelde schijven maakt en leden toevoegt. Opmerking: U maakt gedeelde schijven in Drive, niet in de beheerdersconsole.
  3. (Optioneel, niet beschikbaar voor Business Starter ) Overweeg of u het delen met externe gebruikers, bezoekers of niet-leden wilt beperken en stel de standaard deelrechten voor gedeelde schijven in .
  4. Voeg bestanden en mappen toe aan een gedeelde schijf.

Basisinstellingen

  1. Leer hoe bestandstoegang werkt op gedeelde schijven.

  2. Stel in wie gedeelde schijven mag maken . Voor Google Workspace Business- en Enterprise-edities kunnen alle gebruikers standaard gedeelde schijven maken. Voor Google Workspace voor Onderwijs-klanten is het maken van gedeelde schijven standaard uitgeschakeld.

  3. Geef aan aan welke organisatie-eenheid nieuwe gedeelde schijven worden toegewezen .

    Standaard worden gedeelde schijven toegewezen aan de bovenliggende organisatie-eenheid en zijn de schijfgegevensbeleidsregels van die organisatie-eenheid van toepassing. Voor meer gedetailleerde controle kunt u ze toewijzen aan de organisatie-eenheid van de maker van de gedeelde schijf, of aan een andere organisatie-eenheid.

  4. Deel trainingsmateriaal met gebruikers .

Geavanceerde implementatie en beheer

Deze stappen helpen u te begrijpen hoe u gedeelde schijven kunt implementeren wanneer u inhoud moet verplaatsen of het delen moet beheren.

Stap 1. Plan hoe u de inhoud naar gedeelde schijven gaat verplaatsen.

  1. Als u veel bestanden en mappen naar gedeelde schijven moet verplaatsen, raadpleeg dan de limieten voor gedeelde schijven en de aanbevelingen voor grote migraties naar Google Drive .
  2. Om de mapstructuur van Mijn Drive te behouden, kunnen beheerders en gebruikers met beheerdersrechten mappen die ze bezitten of die met hen zijn gedeeld, verplaatsen naar een gedeelde schijf. Gebruikers met bijdragersrechten of hoger kunnen daarentegen mappen aanmaken en bestanden toevoegen aan een gedeelde schijf.
  3. Stel in wie bestanden naar gedeelde schijven mag verplaatsen .

Stap 2. Stel geavanceerde instellingen in voor het delen van gedeelde schijven, gegevensbescherming en gegevensbewaring.

Niet ondersteund voor Business Starter

  1. Stel de standaard deelrechten in voor gedeelde schijven .

    • Stel in of de inhoud van een gedeelde schijf kan worden gedeeld met externe gebruikers of personen die geen lid zijn van de gedeelde schijf.
    • Stel in of kijkers en reageerders bestanden op een gedeelde schijf kunnen downloaden, afdrukken en kopiëren.
    • Stel in of leden van een gedeelde schijf met beheerdersrechten uw standaardinstellingen voor delen kunnen overschrijven.

    • Stel in of contentmanagers mappen kunnen delen.

      Let op : de deelrechten voor gedeelde schijven beperken niet met wie de formulieraanvragen van Google Forms kunnen worden gedeeld.

  2. Als uw organisatie gebruikmaakt van DLP-regels voor schijven, controleer dan de regels en zorg ervoor dat ze geschikt zijn voor de bestanden op uw gedeelde schijven. DLP-regels voor schijven zijn van toepassing op bestanden op gedeelde schijven per organisatie-eenheid. Lees meer over DLP en hoe gedeelde schijven aan organisatie-eenheden worden toegewezen.

  3. Als uw organisatie Google Vault gebruikt om bestanden in Google Drive te bewaren, stelt u bewaarregels in voor bestanden in gedeelde schijven .

  4. Aanvullende aandachtspunten:

    • Wanneer u bestanden naar gedeelde schijven verplaatst, kunnen gebruikers met wie het bestand is gedeeld de toegang verliezen. De instellingen voor het delen van bestanden op de gedeelde schijf kunnen het delen van een bestand overschrijven. Als het bestand bijvoorbeeld met een externe gebruiker is gedeeld, maar extern delen niet is toegestaan ​​voor de gedeelde schijf, verliest die externe gebruiker de toegang tot het bestand.
    • Als sommige gebruikers in uw organisatie licenties hebben die geen ondersteuning bieden voor gedeelde schijven, zoals een Frontline-editie of Cloud Identity Premium, bekijk dan op deze pagina hoe deze gebruikers toegang kunnen krijgen tot inhoud op gedeelde schijven .
    • Als je wilt toestaan ​​dat mensen zonder Google-account bestanden en mappen kunnen delen, kun je de optie 'Bezoekers delen' inschakelen.

Stap 3. (Optioneel) Maak gedeelde schijven aan en verplaats bestanden.

In de volgende situaties wilt u mogelijk gedeelde schijven als beheerder aanmaken:

  • Als u ervoor kiest om alleen uzelf en andere beheerders toe te staan ​​gedeelde schijven te maken en bestanden te verplaatsen, moet u gedeelde schijven voor uw gebruikers instellen.
  • Als uw organisatie net begint met gedeelde schijven en u een structuur wilt opzetten voor veelgebruikte gedeelde schijven.

Leer hoe u gedeelde schijven maakt, leden toevoegt en hun toegangsniveau instelt . Als u de beheerder bent van de gedeelde schijf, kunt u leden toevoegen via drive.google.com. U kunt leden ook toevoegen via de beheerdersconsole .

Belangrijk: Totdat u leden toevoegt aan de gedeelde schijf, hebben alleen de gebruikers met wie de bestanden rechtstreeks zijn gedeeld toegang tot de bestanden.

Train je gebruikers

Om uw gebruikers te helpen het maximale uit gedeelde schijven te halen, kunt u de volgende bronnen delen:

Toegang voor gebruikers met licenties die geen ondersteuning bieden voor gedeelde schijven.

De toegangsrechten voor gedeelde schijven voor gebruikers met een Frontline-, G Suite Basic-, Cloud Identity Premium- of Cloud Identity Free-licentie zijn afhankelijk van of de gedeelde schijf zich binnen of buiten uw organisatie bevindt.

Interne gedeelde schijven

Deze gebruikers kunnen als lid aan gedeelde schijven worden toegevoegd, maar alleen met leesrechten . Als een bestand op een gedeelde schijf echter rechtstreeks met hen wordt gedeeld, kunnen ze mogelijk ook opmerkingen plaatsen of het bestand bewerken. Ze kunnen geen bestanden uploaden naar gedeelde schijven, zelfs niet als ze lid zijn.

Externe gedeelde schijven

Deze gebruikers kunnen worden toegevoegd als leden van externe gedeelde schijven en hebben elk toegangsniveau, inclusief Beheerder .