Konfigurera delade enheter för organisationen

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus, Business Starter (förutom det som anges), Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. Jämför utgåvor

Om du vill skapa en delad enhet går du hit i stället.

Som administratör kan du hantera hur användare i organisationen kan skapa och använda delade enheter för att samarbeta i Google Drive. Filer på delade enheter ägs av organisationen och inte av en enskild person. De finns kvar även om personen som skapade filen lämnar organisationen, vilket hjälper dig att undvika potentiell dataförlust.

Uppmuntra användarna att använda delade enheter för innehåll som är avsett för användning i hela organisationen eller i teamet, till exempel projektplaner, forskningsresultat eller anteckningar från teammöten. Låt användarna spara personliga och privata filer, som anteckningar från enskilda möten, prestationsbedömningar och karriärutvecklingsplaner, på Min enhet.

Snabbstart

  1. Läs mer om delade enheter och metodtips för att använda dem i Vad är delade enheter?
  2. Läs mer om att skapa delade enheter och lägga till medlemmar. Obs! Du skapar delade enheter i Drive, inte i administratörskonsolen.
  3. (Valfritt, inte tillgängligt för Business Starter) Överväg om du vill begränsa delning med externa användare, besökare eller icke-medlemmar och ange standardbehörigheter för delning för delade enheter.
  4. Lägga till filer och mappar på en delad enhet

Grundläggande konfigurering

  1. Så här fungerar filåtkomst på delade enheter.

  2. Ange vem som kan skapa delade enheter. För Google Workspace Business- och Enterprise-utgåvor kan alla användare skapa delade enheter som standard. För Google Workspace for Education-kunder är skapande av delade enheter inaktiverat som standard.

  3. Ange vilken organisationsenhet som nya delade enheter tilldelas.

    Som standard tilldelas delade enheter den översta organisationsenheten och Drive-datapolicyerna för den organisationsenheten gäller. Om du vill finjustera styrningen kan du tilldela dem den delade enhetens skapares organisationsenhet eller någon annan organisationsenhet.

  4. Dela utbildningsresurser för användare.

Avancerad implementering och hantering

De här stegen hjälper dig att förstå hur du implementerar delade enheter när du behöver flytta innehåll eller hantera delning.

Steg 1. Planera hur du ska flytta innehåll till delade enheter

  1. Om du behöver flytta många filer och mappar till delade enheter kan du läsa mer om gränser för delade enheter och metodtips för stora migreringar i Google Drive.
  2. Om du vill bevara mappstrukturen från Min enhet kan administratörer och användare med åtkomst som Ansvarig flytta mappar som de äger eller som delas med dem till en delad enhet. Annars kan medlemmar på delade enheter med åtkomst som deltagare eller högre skapa mappar och lägga till filer.
  3. Ange vem som kan flytta filer till delade enheter.

Steg 2. Konfigurera avancerad delning på delade enheter, dataskydd och datalagring

Stöds inte för Business Starter

  1. Ange standardbehörigheter för delning för delade enheter.

    • Ange om innehåll på delade enheter kan delas med externa användare eller personer som inte är medlemmar på den delade enheten.
    • Ange om användare med läs- och kommentarsbehörighet kan ladda ned, skriva ut och kopiera filer på en delad enhet.
    • Ange om medlemmar på en delad enhet med åtkomstnivån Ansvarig kan åsidosätta standardinställningarna för delning.

    • Ange om innehållshanterare kan dela mappar.

      Obs! Delningsbehörigheterna för delade enheter begränsar inte vem Google Formulär-begäranden kan delas med.

  2. Om organisationen använder regler för förebyggande av dataförlust (DLP) för Drive ska du granska reglerna och se till att de är lämpliga för filerna på den delade enheten. DLP-regler för Drive gäller för filer på delade enheter efter organisationsenhet. Läs mer om DLP och hur delade enheter tilldelas organisationsenheter.

  3. Om organisationen använder Google Arkiv för att lagra filer på Google Drive kan du ställa in lagringsregler för filer på delade enheter.

  4. Mer att beakta:

    • När du flyttar filer till delade enheter kan användare som filen delas med förlora åtkomsten. Delningsinställningarna för den delade enheten kan åsidosätta fildelning för en fil. Om filen till exempel har delats med en extern användare men extern delning inte är tillåten för den delade enheten förlorar den externa användaren åtkomsten till filen.
    • Om vissa användare i organisationen har licenser som inte har stöd för delade enheter kan du läsa mer om hur dessa användare kan få åtkomst till innehåll på delade enheter.
    • Om du vill tillåta delning av filer och mappar med personer utan Google-konton kan du aktivera delning med besökare.

Steg 3. (Valfritt) Skapa delade enheter och flytta filer

Du kan skapa delade enheter som administratör i följande scenarier:

  • Om du väljer att bara tillåta att du och andra administratörer skapar delade enheter och flyttar filer måste du konfigurera delade enheter för användarna.
  • Om organisationen precis har börjat använda delade enheter och du vill skapa en struktur för delade enheter som används ofta.

Läs mer om att skapa delade enheter, lägga till medlemmar och ange deras åtkomstnivå. Om du är ansvarig för den delade enheten kan du lägga till medlemmar på drive.google.com. Du kan även lägga till medlemmar i administratörskonsolen.

Viktigt! Innan du lägger till medlemmar på den delade enheten kan enbart användare som filerna delas med direkt få åtkomst till filerna.

Utbilda användarna

Hjälp användarna att få ut mesta möjliga av delade enheter genom att dela följande resurser:

Åtkomst för användare med licenser som inte har stöd för delade enheter

Behörighet till delade enheter beror på om den delade enheten finns i eller utanför organisationen för användare med följande licenser:

  • Frontline Starter
  • Frontline Standard
  • G Suite Basic
  • Cloud Identity Free
  • Cloud Identity-premiumversion

Interna delade enheter

Dessa användare kan läggas till som medlemmar på delade enheter, men bara med behörigheten Läsbehörig. Om en fil på en delad enhet delas direkt med dem kan de dock även få kommentera eller redigera filen. De kan inte ladda upp filer till delade enheter, även om de är medlemmar.

Externa delade enheter

Dessa användare kan läggas till som medlemmar på externa delade enheter och ha valfri åtkomstnivå, inklusive Ansvarig.