Konfigurowanie dysków współdzielonych w organizacji

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Business Starter (z wyjątkiem przypadków wskazanych poniżej), Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard i Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Porównanie wersji

Aby utworzyć dysk współdzielony, przejdź tutaj.

Jako administrator możesz zarządzać sposobem, w jaki użytkownicy w Twojej organizacji tworzą dyski współdzielone do współpracy w ramach Dysku Google. Pliki na dyskach współdzielonych należą do organizacji, a nie do poszczególnych użytkowników. Pozostają dostępne nawet wtedy, gdy osoba, która je utworzyła, opuści organizację. Pozwala to uniknąć potencjalnej utraty danych.

Zachęć użytkowników, by używali dysków współdzielonych do przechowywania materiałów przeznaczonych do użytku w całej organizacji lub w zespole, takich jak plany projektów, wyniki badań czy notatki ze spotkania zespołu. Zasugeruj użytkownikom, że prywatne pliki, takie jak indywidualne notatki ze spotkania, oceny wydajności czy plany rozwoju kariery, mogą przechowywać na Moim dysku.

Na tej stronie

Szybki start

  1. Przeczytaj informacje o dyskach współdzielonych i zapoznaj się ze sprawdzonymi metodami korzystania z nich w artykule Co to są dyski współdzielone?
  2. Dowiedz się, jak tworzyć dyski współdzielone i dodawać użytkowników. Uwaga: dyski współdzielone tworzysz na Dysku, a nie w konsoli administracyjnej.
  3. (Opcjonalne, niedostępne w wersji Business Starter) Zastanów się, czy chcesz ograniczyć udostępnianie użytkownikom zewnętrznym i osobom niebędącym użytkownikami dysku współdzielonego, oraz ustaw domyślne uprawnienia do udostępniania dysków współdzielonych.
  4. Dodawanie plików i folderów do dysku współdzielonego

Konfiguracja podstawowa

  1. Dowiedz się, jak działa dostęp do plików na dyskach współdzielonych

  2. Określ, kto może tworzyć dyski współdzielone. W wersjach Google Workspace Business i Enterprise domyślnie wszyscy użytkownicy mogą tworzyć dyski współdzielone. W przypadku klientów korzystających z Google Workspace for Education tworzenie dysków współdzielonych jest domyślnie wyłączone.

  3. Wybierz jednostkę organizacyjną, do której będą przypisywane nowe dyski współdzielone.

    Domyślnie dyski współdzielone są przypisane do jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu i mają zastosowanie zasady dotyczące danych na Dysku, które obowiązują w tej jednostce. Aby zyskać większą kontrolę, możesz je przypisać do jednostki organizacyjnej twórcy dysku współdzielonego lub dowolnej innej jednostki organizacyjnej.

  4. Udostępnij materiały szkoleniowe dla użytkowników.

Zaawansowane wdrażanie i zarządzanie

Te kroki pomogą Ci zrozumieć, jak wdrażać dyski współdzielone, gdy musisz przenieść treści lub zarządzać udostępnianiem.

Krok 1. Zaplanuj przeniesienie treści na dyski współdzielone

  1. Jeśli musisz przenieść wiele plików i folderów na dyski współdzielone, zapoznaj się z ograniczeniami związanymi z dyskami współdzielonymi i sprawdzonymi metodami dotyczącymi migracji dużych ilości danych na Dysk Google.
  2. Aby zachować strukturę folderów z Mojego dysku, administratorzy i użytkownicy z uprawnieniami menedżera mogą przenieść na dysk współdzielony foldery, które są ich własnością lub zostały im udostępnione. Jeśli zachowanie struktury nie jest konieczne, użytkownicy dysku współdzielonego z uprawnieniami co najmniej współtwórcy mogą utworzyć foldery i dodać pliki.
  3. Określ, kto może przenosić pliki na dyski współdzielone.

Krok 2. Skonfiguruj zaawansowane udostępnianie dysków współdzielonych oraz ochronę danych i ich przechowywanie na dyskach współdzielonych

Nieobsługiwane w wersji Business Starter

  1. Skonfiguruj domyślne uprawnienia do udostępniania dla dysków współdzielonych.

    • Określ, czy treści z dysku współdzielonego mogą być udostępniane użytkownikom zewnętrznym lub osobom, które nie są jego użytkownikami.
    • Określ, czy przeglądający i komentujący mogą pobierać, drukować i kopiować pliki na dysku współdzielonym.
    • Określ, czy użytkownicy dysku współdzielonego z uprawnieniami menedżera mogą zastąpić domyślne ustawienia udostępniania.

    • Określ, czy menedżerowie treści mogą udostępniać foldery.

      Uwaga: uprawnienia do udostępniania dysków współdzielonych nie ograniczają zakresu osób, którym można udostępnić prośby o przesłanie formularza w Formularzach Google.

  2. Jeśli Twoja organizacja korzysta z reguł zapobiegania utracie danych (DLP) w przypadku reguł na Dysku, sprawdź te reguły i upewnij się, że są odpowiednie dla plików na dysku współdzielonym. Reguły DLP dla Dysku dotyczą plików na dyskach współdzielonych według jednostki organizacyjnej. Dowiedz się więcej o DLP i sposobach przypisywania dysków współdzielonych do jednostek organizacyjnych.

  3. Jeśli Twoja organizacja korzysta z Google Vault do przechowywania plików na Dysku Google, ustaw reguły przechowywania plików na dyskach współdzielonych.

  4. Dodatkowe uwagi:

    • Gdy przeniesiesz pliki na dyski współdzielone, użytkownicy, którzy mieli dostęp do tych plików, mogą go stracić. Ustawienia udostępniania na dysku współdzielonym mogą zastąpić ustawienia udostępniania pliku. Jeśli na przykład plik został udostępniony użytkownikowi zewnętrznemu, ale dysk współdzielony nie umożliwia udostępniania na zewnątrz, użytkownik ten straci dostęp do pliku.
    • Jeśli niektórzy użytkownicy w Twojej organizacji mają licencje, które nie obsługują dysków współdzielonych, takie jak wersja Frontline czy Cloud Identity Premium, na tej stronie dowiesz się, jak ci użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do treści na dyskach współdzielonych.
    • Jeśli chcesz zezwolić na udostępnianie plików i folderów osobom bez konta Google, możesz włączyć udostępnianie plików gościom.

Krok 3. (Opcjonalnie) Utwórz dyski współdzielone i przenieś pliki

Jeśli jesteś administratorem, warto rozważyć utworzenie dysków współdzielonych w tych sytuacjach:

  • Jeśli chcesz, żeby tylko Ty i inni administratorzy mogli tworzyć dyski współdzielone i przenosić pliki. W takiej sytuacji musisz skonfigurować te dyski dla użytkowników.
  • Jeśli Twoja organizacja dopiero zaczyna korzystać z dysków współdzielonych i chcesz wdrożyć strukturę na powszechnie używanych dyskach współdzielonych.

Dowiedz się, jak tworzyć dyski współdzielone, dodawać użytkowników i konfigurować ich poziomy dostępu Jeśli jesteś menedżerem dysku współdzielonego, możesz dodawać użytkowników na stronie drive.google.com. Możesz też dodać członków w konsoli administracyjnej.

Ważne: dopóki nie dodasz użytkowników do dysku współdzielonego, dostęp do plików będą mieć tylko użytkownicy, którym pliki zostały udostępnione bezpośrednio.

Szkolenie użytkowników

Aby pomóc użytkownikom w pełni wykorzystywać możliwości dysków współdzielonych, udostępnij im te materiały:

Dostęp dla użytkowników z licencjami, które nie obsługują dysków współdzielonych

Uprawnienia dotyczące dysku współdzielonego dla użytkowników z dowolną wersją Frontline, licencjami G Suite Basic, Cloud Identity Premium i Cloud Identity Free zależą od tego, czy dany dysk współdzielony znajduje się w organizacji, czy poza nią.

Dyski współdzielone z użytkownikami wewnętrznymi

Można dodać tych użytkowników do dysku współdzielonego, ale tylko z uprawnieniami Przeglądający. Jeśli jednak plik na dysku współdzielonym zostanie im udostępniony bezpośrednio, będą oni również mogli komentować lub edytować ten plik. Nie będą oni mogli przesyłać plików na dyski współdzielone, nawet jeśli są ich użytkownikami.

Dyski współdzielone z użytkownikami zewnętrznymi

Takich użytkowników można dodać jako użytkowników zewnętrznych dysków współdzielonych i przyznać im dowolny poziom dostępu, w tym uprawnienia Menedżera.