Configurar drives compartilhados para sua organização

Edições compatíveis com este recurso: Business Starter (exceto conforme indicado), Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar sua edição

Para criar um drive compartilhado, clique aqui.

Como administrador, você pode gerenciar a forma como os usuários na sua organização criam e usam drives compartilhados para colaborar no Google Drive. Os arquivos em drives compartilhados pertencem à sua organização, e não a um indivíduo. Eles são mantidos mesmo se a pessoa que criou o arquivo sair da sua organização, o que ajuda a evitar possíveis perdas de dados.

Incentive os usuários a usar drives compartilhados para conteúdo em toda a organização ou para toda a equipe, como planos de projetos, resultados de pesquisas ou atas de reuniões de equipe. Peça para os usuários manterem arquivos pessoais e particulares, como ata da reunião individual, avaliações de desempenho e planos de desenvolvimento de carreira, no Meu Drive.

Nesta página

Início rápido

  1. Saiba mais sobre os drives compartilhados e as práticas recomendadas para usá-los em O que são drives compartilhados?.
  2. Saiba como criar drives compartilhados e adicionar participantes Observação: os drives compartilhados são criados no Drive, e não no Admin Console.
  3. (Opcional, não disponível para o Business Starter) Pense se você quer limitar o compartilhamento com usuários externos, visitantes ou pessoas que não são participantes e defina as permissões de compartilhamento padrão para os drives compartilhados.
  4. Adicionar arquivos e pastas a um drive compartilhado

Configuração básica

  1. Saiba como funciona o acesso a arquivos em drives compartilhados

  2. Defina quem pode criar drives compartilhados. Nas edições Business e Enterprise do Google Workspace, todos os usuários podem criar drives compartilhados por padrão. Para clientes do Google Workspace for Education, a criação de drives compartilhados fica desativada por padrão.

  3. Definir a qual unidade organizacional os novos drives compartilhados serão atribuídos.

    Por padrão, os drives compartilhados são atribuídos à unidade organizacional principal, e as políticas de dados do Drive nessa unidade são válidas. Para um controle mais granular, você pode atribuí-las à unidade organizacional do criador do drive compartilhado ou a qualquer outra unidade organizacional.

  4. Compartilhe recursos de treinamento para os usuários.

Implantação e gerenciamento avançados

Estas etapas ajudam você a entender como implantar drives compartilhados quando precisar mover conteúdo ou gerenciar o compartilhamento.

Etapa 1. Planeje como o conteúdo será transferido para os drives compartilhados

  1. Se você precisar mover muitos arquivos e pastas para os drives compartilhados, consulte os limites dos drives compartilhados e as práticas recomendadas para migrações grandes do Google Drive.
  2. Para preservar a estrutura de pastas do Meu Drive, os administradores e os usuários com acesso de Administrador podem mover as pastas próprias ou compartilhadas com eles para um drive compartilhado. Caso contrário, os participantes do drive compartilhado com acesso de Colaborador ou mais poderão criar pastas e adicionar arquivos.
  3. Definir quem pode mover arquivos para os drives compartilhados.

Etapa 2. Configurar o compartilhamento, a proteção e a retenção de dados avançados dos drives compartilhados

Indisponível no Business Starter

  1. Definir as permissões de compartilhamento padrão dos drives compartilhados.

    • Defina se o conteúdo do drive compartilhado pode ser compartilhado com usuários externos ou pessoas que não participam do drive compartilhado.
    • Defina se os leitores e comentadores podem fazer o download, imprimir e copiar arquivos em um drive compartilhado.
    • Defina se os participantes do drive compartilhado com acesso de Administrador podem substituir seus padrões de compartilhamento.

    • Defina se os administradores de conteúdo podem compartilhar pastas.

      Observação: as permissões de compartilhamento de drives compartilhados não restringem com quem as solicitações de formulários dos Formulários Google podem ser compartilhadas.

  2. Caso sua organização use a Prevenção Contra Perda de Dados (DLP, na sigla em inglês) nas regras do Drive, analise as regras e verifique se elas são apropriadas para os arquivos do drive compartilhado. As regras da DLP do Drive são aplicáveis aos arquivos nos drives compartilhados por unidade organizacional. Saiba mais sobre a DLP e como os drives compartilhados são atribuídos às unidades organizacionais.

  3. Se sua organização usa o Google Vault para reter arquivos no Google Drive, defina regras de retenção para arquivos nos drives compartilhados.

  4. Outras considerações:

    • Quando você move arquivos para drives compartilhados, os usuários com quem o arquivo é compartilhado podem perder o acesso. As configurações de compartilhamento do drive compartilhado podem substituir o compartilhamento de arquivos. Por exemplo, se o arquivo foi compartilhado com um usuário externo, mas o compartilhamento externo não é permitido no drive compartilhado, o usuário externo perde o acesso ao arquivo.
    • Se alguns usuários na sua organização tiverem licenças incompatíveis com os drives compartilhados, como qualquer edição Frontline ou o Cloud Identity Premium, nesta página, leia como essas pessoas podem acessar o conteúdo dos drives compartilhados.
    • Para permitir o compartilhamento de arquivos e pastas com pessoas que não têm Contas do Google, ative o compartilhamento com visitantes.

Etapa 3. (Opcional) Crie drives compartilhados e mova arquivos

Você pode criar drives compartilhados como administrador nas situações a seguir:

  • Se você permitir que apenas você e outros administradores criem drives compartilhados e movam arquivos, será necessário configurar drives compartilhados para seus usuários.
  • Se sua organização está começando a usar drives compartilhados e você quer estabelecer uma estrutura para os drives compartilhados amplamente utilizados.

Saiba como criar drives compartilhados, adicionar participantes e definir o nível de acesso. Se você é um administrador do drive compartilhado, pode adicionar participantes em drive.google.com. Também é possível adicionar participantes no Admin Console.

Importante:até que você adicione participantes ao drive compartilhado, apenas os usuários com quem os arquivos foram compartilhados diretamente poderão acessá-los.

Treinar seus usuários

Para ajudar os usuários a aproveitar ao máximo os drives compartilhados, compartilhe estes recursos:

Acesso para usuários com licenças que não são compatíveis com drives compartilhados

Os privilégios de drive compartilhado para usuários com qualquer licença da edição Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium e Cloud Identity Free dependem de o drive compartilhado estar dentro ou fora da sua organização.

Drives compartilhados internos

Esses usuários podem ser adicionados como participantes dos drives compartilhados, mas apenas com privilégios de leitor. No entanto, se um arquivo em um drive compartilhado for compartilhado diretamente com ele, talvez o usuário também tenha permissão para comentar ou editar o arquivo. Não é possível fazer upload de arquivos para drives compartilhados, mesmo que eles sejam participantes.

Drives compartilhados externos

Esses usuários podem ser adicionados como participantes de drives compartilhados externos e ter qualquer nível de acesso, incluindo o Administrador.