Als Gmail-beheerder kunt u regels maken om spam, e-mailinhoud en e-mailbijlagen voor uw organisatie te beheren. Mogelijk hebt u nieuwe regels nodig wanneer u een Google Workspace-service toevoegt of wanneer u de Gmail-beveiliging instelt. Volg deze best practices om de tijd die nodig is om nieuwe en gewijzigde regels te testen te minimaliseren.
Voordat je begint
- Bij het opstellen van regels moet je ze meestal meerdere keren aanpassen en testen om er zeker van te zijn dat ze correct werken voor je organisatie.
- We raden aan om nieuwe regels eerst in een testomgeving uit te proberen (zie de aanbevelingen voor uw testomgeving hieronder op deze pagina).
- Meer regels verlengen de testduur.
- Wijzigingen kunnen tot 24 uur duren, maar worden doorgaans sneller doorgevoerd. Lees meer .
Hoe de omvang en structuur van een organisatie de regels beïnvloeden
- Het bijwerken van regels voor veel gebruikers of grote organisatie-eenheden duurt langer.
- De regels voor een organisatie-eenheid gelden ook voor de onderliggende organisatie-eenheden. Daarom kan het bijwerken van organisatie-eenheden met veel onderliggende eenheden langer duren.
Beste werkwijzen voor uw testomgeving
| Aanbeveling | Beschrijving |
|---|---|
| Maak een testomgeving aan met een paar gebruikers. | Een kleine testomgeving stelt u in staat om snel regels bij te werken en te controleren hoe deze de e-mailstroom en -bezorging beïnvloeden. De grootte van de omgeving waarin de regel wordt gebruikt, heeft direct invloed op de tijd die nodig is om de regel bij te werken. |
| Gebruik een aanbevolen testomgeving. | Gebruik een van deze testomgevingen:
|
| Stel het testdomein op dezelfde manier in als uw primaire domein. | Als u een secundair testdomein gebruikt, configureer dit dan op dezelfde manier als uw primaire domein, zodat de regels zich gedragen zoals in uw primaire domein. |
| Verwijder alle ongebruikte regels uit de testomgeving. | Voeg alleen de regels die u wilt testen toe aan de testomgeving. Als u in het verleden al regels in deze omgeving hebt getest, verwijder dan de oude regels voordat u nieuwe regels toevoegt en test. |
Beste werkwijzen voor het maken en testen van regels
| Aanbeveling | Beschrijving |
|---|---|
| Test regels met echte data. | Test dezelfde soorten e-mailbijlagen en -inhoud (inclusief beveiligde inhoud) die u normaal gesproken in uw organisatie gebruikt. |
| Vermijd lange tekenreeksen of lange lijsten. | Om tijd te besparen en mogelijke problemen te voorkomen, kunt u het beste expressies met meer dan 1000 tekens en lijsten met meer dan 1000 elementen vermijden. |
| Controleer de syntaxis van de regel voordat je gaat testen. | Om testresultaten te krijgen die vergelijkbaar zijn met de resultaten in uw organisatie, controleert u de syntaxis van de regel met echte gegevens. U kunt uw regel eerst testen in de Google Admin-console. U kunt uw gegevens ook testen met vooraf gedefinieerde classificaties die regels activeren. Lees meer over het testen van gegevens met de Cloud Data Loss Prevention API . |
| Test op een overkoepelende organisatie-eenheid. | Het is beter om te testen op een bovenliggende organisatie-eenheid dan op een onderliggende. Net als bij geneste groepen is het lastig om de regel die een probleem veroorzaakt bij een onderliggende organisatie-eenheid te isoleren en te identificeren. Als u echter wilt testen hoe een nieuwe regel samenwerkt met bestaande regels, kopieert u de nieuwe regel naar een testorganisatie-eenheid die een suborganisatie-eenheid is van de organisatie-eenheid die de bestaande regels gebruikt. Leer hoe meerdere regels het gedrag van berichten beïnvloeden . |
| Test regels niet met groepen. | De updatefrequentie van de regel is afhankelijk van de groepsgrootte (het aantal leden) en het kan lastig zijn om de grootte van een groep te bepalen. Bovendien is het complexer om regels met geneste groepen te testen. Wanneer u een nieuwe regel toevoegt, schakelt u bij 'Accounttypen waarop de regel van toepassing is ' het selectievakje ' Groepen' uit. |
| Gebruik een unieke onderwerpregel voor elk bericht dat wordt gebruikt om een regel te testen. | Unieke onderwerpregels helpen u te identificeren welke regels op testberichten zijn toegepast. De zoekfunctie voor e-maillogboeken toont berichten op onderwerpregel. Bij elk bericht wordt aangegeven welke regel op het bericht is toegepast. |
| Wijzig de regelnaam telkens wanneer u een regel bijwerkt. | De zoekfunctie in het e-maillogboek toont regels op naam. Wanneer u een regel meerdere keren bijwerkt en test, helpt een unieke regelnaam u te weten welke versie van de regel u test. |
Beste werkwijzen voor het verifiëren van regels
Gebruik de zoekfunctie voor e-maillogboeken om te controleren welke regels zijn toegepast op testberichten. Zie Berichten zoeken met de zoekfunctie voor e-maillogboeken voor meer informatie.