Werken met Gmail-beheerinstellingen in Google Workspace

1. Ga vanaf de startpagina van de beheerdersconsole naar een van deze pagina's:

   • Apps Google Werkruimte Gmail Naleving

   • Apps Google Werkruimte Gmail Routering

   • Apps Google Workspace Gmail Spam, phishing en malware

2. (Optioneel) Selecteer links een organisatie.

3. Configureer alle instellingen.

4. Klik onderaan op Opslaan .

Deze bedieningsopties zijn beschikbaar voor de instellingen:

• Configureren — Gebruik deze optie als u de instelling nog niet hebt geconfigureerd.
• Weergave — Gebruik dit besturingselement om de configuratie van een overgenomen instelling te controleren. Om de configuratie van een overgenomen instelling te wijzigen, klikt u op Nog een toevoegen .
• Bewerken — Gebruik deze knop om de configuratie van de instelling te wijzigen. Alleen beschikbaar voor lokaal toegepaste instellingen.
• Uitschakelen of inschakelen — Gebruik deze optie om een ​​instelling in of uit te schakelen. Het uitschakelen van een instelling heeft geen invloed op de geconfigureerde opties. U kunt bijvoorbeeld een instelling tijdelijk uitschakelen als de resultaten niet aan de verwachtingen voldoen. U kunt de instelling vervolgens wijzigen en weer inschakelen. U kunt ook een kopie van een instelling maken, deze uitschakelen, wijzigen en vervolgens de verschillende resultaten vergelijken. Beschikbaar voor overgenomen en lokaal toegepaste instellingen.
• Verwijderen — Gebruik deze optie om de instelling uit te schakelen en de configuratie ervan te verwijderen. Om de instelling weer in te schakelen, klikt u op Configureren . U wilt bijvoorbeeld uw lijst met geblokkeerde afzenders wissen en opnieuw beginnen. Deze functie is alleen beschikbaar voor lokaal toegepaste instellingen.
• Nog een toevoegen — Gebruik dit besturingselement om meer opties voor een instelling toe te voegen. U kunt bijvoorbeeld een regel toevoegen die een actie activeert wanneer aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. Beschikbaar voor overgenomen en lokaal toegepaste instellingen.

Sommige instellingen stellen u in staat om voorwaardelijke acties te configureren. Deze instellingen omvatten:

• Voeg meer ontvangers toe — Het bericht wordt ook aan deze ontvangers bezorgd.
• Voeg de headers X-Gm-Original-To , X-Gm-Spam en X-Gm-Phishy toe , en voeg aangepaste headers toe . Dit kan handig zijn als uw e-mail bijvoorbeeld naar een downstreamserver wordt doorgestuurd. U kunt die server dan configureren om berichten te verwerken op basis van de headers. Dit wordt doorgaans gebruikt om berichten met een spam-tag naar de spammap te routeren.
• Omzeil het spamfilter voor dit bericht — Berichten die aan de voorwaarden van de instelling voldoen en als spam worden aangemerkt, worden aan de beoogde ontvanger bezorgd.
• De ontvanger van het bericht wijzigen — Hiermee kunt u de bestemming van het bericht wijzigen. In combinatie met 'Meer ontvangers toevoegen' wordt de BCC-functie geïmplementeerd. Zo niet, dan wordt het bericht doorgestuurd.
• Route wijzigen — Wijzig de route waarnaar het bericht wordt doorgestuurd. Gebruikers met e-mailaccounts van derden kunnen hun berichten bijvoorbeeld laten doorsturen naar een lokale mailserver.
• Voeg een aangepast onderwerp toe — Wijzig de koptekst 'Onderwerp:' zodat deze een voorvoegseltekst bevat.
• Bericht geweigerd — Het bericht is niet bezorgd.
• Verwijder bijlagen uit berichten — Bijlagen worden verwijderd voordat het bericht aan de beoogde ontvanger wordt bezorgd.
• Vereist veilig transport voor verdere bezorging — Uitgaande berichten vereisen veilige bezorging.

Deze instellingen gelden voor alle organisaties en kunnen alleen op het hoogste organisatieniveau worden geconfigureerd en bewerkt.

• Webadres — Wijzig de URL voor de Gmail-aanmeldingspagina van uw gebruikers.
• MX-records — Bekijk uw MX-records en gebruik de installatiewizard van Gmail.
• Gebruikers kunnen e-mails en contactpersonen uploaden vanuit andere webmail- of POP3-accounts.

Deze instellingen vindt u onder Apps. Google Werkruimte Gmail Toegang voor eindgebruikers .

• POP- en IMAP-toegang — Schakel POP- en IMAP-toegang voor gebruikers in of uit.
• Google Werkruimte-synchronisatie inschakelen — Schakel Google Werkruimte-synchronisatie voor Microsoft Outlook in.
• Automatisch doorsturen — Voorkom dat gebruikers inkomende berichten automatisch doorsturen naar een ander adres.
• Afbeeldings-URL-proxy-whitelist — Maak en beheer een whitelist van interne URL's die de proxybeveiliging omzeilen. Kan alleen op het hoogste organisatieniveau worden geconfigureerd en is van toepassing op alle organisaties.
• Gmail Offline Chrome-plug-in — Schakel Gmail Offline in voor gebruikers.
• Schakel uitgaande gateways per gebruiker in — Sta uw gebruikers toe om e-mail te verzenden via een externe SMTP-server .
• Waarschuwing voor onbedoeld extern antwoord — Waarschuw gebruikers wanneer ze reageren op een bericht met externe ontvangers die niet in hun contactenlijst staan.

• E-mailwhitelist — Maak een lijst met IP-adressen die legitieme e-mails verzenden. E-mails die vanaf deze IP-adressen worden verzonden, mogen niet als spam worden gemarkeerd. Deze whitelist kan alleen op het hoogste organisatieniveau worden geconfigureerd en is van toepassing op alle organisaties.
• Inkomende gateway — Geef de IP-adressen op van uw mailservers die e-mail doorsturen naar Gmail. Kan alleen worden geconfigureerd op het hoogste organisatieniveau en is van toepassing op alle organisaties.
• Spam — Maak een lijst aan van goedgekeurde e-mailadressen of domeinen die legitieme e-mails versturen. U kunt spamberichten ook doorsturen naar een administratieve quarantaine .
• Geblokkeerde afzenders — Blokkeer afzenders op basis van e-mailadres of domein.

• Automatische verwijdering van e-mails en chatberichten — Beheer de hoeveelheid e-mails die voor elke gebruiker worden opgeslagen . Dit geldt alleen voor de hoofdorganisatie.
• Voettekst toevoegen — Gebruik voettekst in berichten om te voldoen aan wettelijke vereisten of andere verplichtingen.
• Inhoudelijke conformiteit — Specificeer hoe berichten worden beheerd op basis van vooraf gedefinieerde woorden, zinsdelen, tekstpatronen of numerieke patronen.
• Uitgebreide e-mailopslag — Zorg ervoor dat alle berichten worden opgeslagen in de Gmail-mailboxen van gebruikers . Dit omvat berichten die zijn verzonden of ontvangen door niet-Gmail-mailboxen en SMTP-relays. Configureer deze instelling wanneer u Vault gebruikt met een niet-Gmail-mailbox. U kunt deze instelling ook gebruiken om alle verzonden berichten vast te leggen, inclusief agenda-uitnodigingen en deelmeldingen.
• Bezorging beperken — Beperk de e-mailadressen of domeinen waarmee gebruikers e-mail kunnen uitwisselen.
• Aanstootgevende inhoud — Geef aan hoe berichten worden beheerd op basis van woordlijsten die u aanmaakt.
• Naleving van de regels voor bijlagen — Specificeer hoe berichten met bijlagen worden beheerd.
• Naleving van de TLS-standaard (Secure Transport Standard) — Vereist dat e-mailberichten voor specifieke domeinen en e-mailadressen via een beveiligde verbinding worden verzonden .

Voordat u instellingen configureert, lees onze richtlijnen en best practices voor e-mailroutering en -bezorging. Lees hieronder meer over uw routeringsopties.

• Uitgaande gateway — Stel een server in waar alle berichten van uw domein doorheen gaan . Kan alleen worden geconfigureerd op het hoogste organisatieniveau en is van toepassing op alle organisaties.
• Routering — Specificeer de routerings- en bezorginstellingen voor e-mail voor uw domein.
• E-mail doorsturen met behulp van een adreskaart voor ontvangers — Pas een-op-een koppelingen (aliassen) toe op de adressen van ontvangers in berichten die door uw domein worden ontvangen. Kan alleen worden geconfigureerd op het hoogste organisatieniveau en is van toepassing op alle organisaties.
• Ontvangstroutering — Stel inkomende en interne ontvangstleveringsopties in, zoals dubbele levering en gesplitste levering.
• Verzendroutering — Stel de bezorgopties voor uitgaande en interne verzending in.
• Acceptatie van inkomende e-maillogboeken in Vault — Geef een e-mailadres in uw domein op dat uw Microsoft Exchange-logboekberichten ontvangt. Kan alleen worden geconfigureerd op het hoogste organisatieniveau en is van toepassing op alle organisaties.
• Niet-Gmail-mailbox — Als u een andere mailserver dan Gmail gebruikt, kunt u berichten doorsturen naar het niet-Gmail-account van uw gebruikers .
• SMTP-relayservice — Als u e-mails verzendt via andere servers dan Gmail, kunt u deze instelling gebruiken om berichten via Gmail te routeren voor opslag of verdere filtering. Deze functie kan alleen worden geconfigureerd op het hoogste organisatieniveau en is van toepassing op alle organisaties.
• Alternatieve beveiligde route — Stel een alternatieve beveiligde route in wanneer Transport Layer Security (TLS) vereist is. Deze optie kan alleen worden geconfigureerd op het hoogste organisatieniveau en is van toepassing op alle organisaties.

Wanneer je meerdere configuraties of instellingen aanmaakt, heeft dit meestal geen invloed op hoe een bericht zich gedraagt. Gmail past simpelweg alle instellingen op het bericht toe. De ene instelling heeft doorgaans geen voorrang op de andere.

Er is bijvoorbeeld geen conflict als:

• Je maakt een instelling voor het toevoegen van een voettekst en een instelling voor inhoudsconformiteit aan. Gmail past beide acties toe op het bericht.

• Je hebt twee configuraties ingesteld met het gevolg 'Meer ontvangers toevoegen'. Gmail voegt alle ontvangers toe.

Er zijn echter uitzonderingen op hoe berichten zich gedragen wanneer verschillende instellingen meerdere gevolgen hebben. Dit kan leiden tot conflicten tussen instellingen.

Tegenstrijdige gevolgen

Als twee gevolgen met elkaar in conflict zijn, past Gmail slechts één van de gevolgen toe. Gevolgen die niet met elkaar in conflict zijn, worden altijd toegepast.

Een voorbeeld:

• Een instelling voor contentconformiteit past een wijziging in de routeringsroute toe, waardoor berichten worden omgeleid naar host1.com en een X-gm-spam: header wordt toegevoegd.
• Een instelling voor aanstootgevende inhoud zorgt ervoor dat berichten via een andere routeringsroute worden doorgestuurd naar host2.com en dat er een aangepast onderwerp aan het bericht wordt toegevoegd.

In dit voorbeeld zijn de gevolgen van de wijzigingsroute tegenstrijdig omdat Gmail slechts één route kan selecteren. Daarom wordt er slechts één wijzigingsroute geselecteerd en worden de andere, niet-tegenstrijdige gevolgen toegepast: X-gm-spam: header en aangepast onderwerp.

In het algemeen worden alle instellingen onafhankelijk van elkaar geëvalueerd. De gevolgen van de instellingen worden verzameld en eventuele conflicten worden vervolgens opgelost. Het gevolg van de ene instelling kan niet worden gebruikt om een ​​andere instelling te activeren.

Meerdere omleidingen of wijziging van ontvanger

Er ontstaat een conflict wanneer twee instellingen proberen de primaire route of de primaire ontvanger van een e-mail te wijzigen. Wanneer er een conflict is, bepaalt Gmail welke actie moet worden toegepast aan de hand van de volgende criteria:

• Specificiteit — De meest specifieke instellingen hebben voorrang. Lokaal toegepaste instellingen hebben bijvoorbeeld voorrang op overgenomen instellingen. Alle organisatiespecifieke instellingen hebben voorrang op de standaardroutering.
• Aanmaakdatum — Voor instellingen met dezelfde specificiteit hebben oudere instellingen voorrang op nieuwere.

Bericht afwijzen

Als een geactiveerde regel een afwijzing veroorzaakt, wordt het bericht afgewezen en worden er geen andere regels toegepast. Wanneer meerdere instellingen afwijzingen met verschillende afwijzingsreacties veroorzaken, wordt slechts één reactie gebruikt.

Lijsten met afzenders

Elke instelling kan een lijst met goedgekeurde afzenders specificeren die de acties overslaan als er een overeenkomst is. Lijsten met afzenders kunnen tussen instellingen worden gedeeld. Zo kunt u bijvoorbeeld met de spam-instelling een lijst met goedgekeurde afzenders maken die de spammap overslaan. Dezezelfde lijst met goedgekeurde afzenders kan ook worden gebruikt om een ​​instelling voor inhoudsconformiteit te omzeilen.

SMTP-doorstuur

De SMTP-relay-instelling bepaalt welke e-mail- en IP-adressen de Google SMTP-relayservice mogen gebruiken. Ook wordt aangegeven of SMTP-authenticatie vereist is. Als er meerdere SMTP-relay-instellingen zijn geconfigureerd, gebruikt de SMTP-relayservice de volgende opties:

• Accepteert het bericht als een van de instellingen dit toestaat.
• Het bericht wordt geweigerd als geen van de instellingen dit toestaat.

Er zijn enkele gevallen waarin Gmail voorrang geeft aan de ene instelling boven de andere. In dat geval past Gmail beide instellingen toe, maar wordt er één eerst toegepast.

De volgorde van acties hangt af van de positie binnen de organisatiestructuur. Acties in een dochterorganisatie hebben voorrang op acties in de moederorganisatie.

Voeg een voettekst toe

Als twee instellingen verschillende acties hebben voor het toevoegen van een voettekst, worden beide voetteksten toegevoegd. De volgorde van de voetteksten hangt af van de locatie van de instelling in de organisatiestructuur. Instellingen in een onderliggende organisatie hebben voorrang op instellingen in de bovenliggende organisatie.

Voeg onderwerp toe aan het onderwerp

Als twee instellingen resulteren in verschillende acties voor het toevoegen van aangepaste onderwerpen, worden beide voorvoegsels toegevoegd. De volgorde waarin de onderwerpen worden toegevoegd, hangt af van de locatie van de instelling in de organisatiestructuur. Instellingen in een onderliggende organisatie hebben voorrang op instellingen in de bovenliggende organisatie.

Gmail beoordeelt berichten en bepaalt de gevolgen in de volgende volgorde:

1. Gmail beoordeelt het bericht onafhankelijk aan de hand van alle beleidsregels en stelt een lijst samen met eventuele overeenkomende gevolgen.

2. Gmail beoordeelt de lijst met mogelijke gevolgen. Als er gevolgen zijn die tot afwijzing leiden, wijst Gmail het bericht af en negeert de overige gevolgen.

3. Als het bericht niet wordt geweigerd, controleert Gmail de lijst met mogelijke conflicten. Overeenkomende conflicten worden verzameld in een conflictlijst. Conflicten ontstaan ​​alleen als:

   • Meerdere gevolgen zouden de primaire route wijzigen. Er is een gevolg van routewijziging dat geen subgevolg is van de instelling 'Meer ontvangers toevoegen'.

   • Meerdere gevolgen kunnen de primaire ontvanger van de envelop wijzigen. Er is een gevolg voor het wijzigen van de ontvanger van de envelop dat geen subgevolg is van de instelling 'Meer ontvangers toevoegen'.

4. Gmail analyseert de lijst met conflicten om te bepalen welke van de tegenstrijdige gevolgen moet worden toegepast. Instellingen worden op basis van deze criteria toegepast:

   • Specificiteit: Lokaal toegepaste instellingen hebben voorrang op overgenomen instellingen. Organisatiespecifieke instellingen hebben voorrang op de standaardroute.

   • Aanmaakdatum — Oudere instellingen hebben voorrang op nieuwere. Elke instelling die hoger op de instellingenpagina staat, heeft een hogere prioriteit bij een conflict. Deze volgorde geldt alleen voor regels binnen een instellingensectie, bijvoorbeeld binnen Routering. Er is geen strikt gedefinieerde volgorde van conflicterende regels tussen verschillende secties.

     Let op: we raden af ​​om de aanmaakdatum van een regel te gebruiken om conflicten tussen regels op te lossen. Idealiter zouden regels zo moeten worden opgesteld dat ze op zichzelf staan, zonder dat er een specifieke volgorde vereist is.

5. Gmail past de gevolgen toe op het bericht en past alle niet-conflicterende gevolgen uit alle instellingen toe.