根據郵件內容控制郵件傳送

管理員可以建立規則，告訴 Gmail 如何處理含有您指定的特定字詞的郵件。這些規則可以適用於內送或外寄郵件，或兩者皆適用。規則可在修改郵件後，指示 Gmail 要拒絕、隔離，還是傳送郵件。舉例來說，您可以建立規則，拒絕含有「機密」一詞的機密外寄郵件。此外，也可以隔離含有您在規則中指定的特定字詞的內送郵件。

您可以利用「不當內容」設定建立字詞清單，然後指定如何處理含有這類字詞的郵件。

事前準備

內容比對功能的運作方式

建立不當內容規則時，請留意：

  • 內容比對功能適用於單一字詞，不支援字串比對。規則可針對多個字詞進行內容比對。
  • 字詞沒有大小寫之分。舉例來說，如果您將 BAD 加入自訂字詞清單，系統便會將含有下列字詞的郵件視為相符內容：BAD、bad 和 Bad。
  • 如要為郵件套用規則，系統只會比對完整字詞。舉例來說，如果您將 bad 一詞加入自訂字詞清單，系統不會將含有 badminton 一詞的郵件視為相符郵件。
  • 系統會比對郵件主旨、內文和所有文字附件中的字詞。
  • 不支援比對在方括號內輸入的字詞，例如 [BAD]。即使規則中的文字 (包含括號) 與比對內容相符，這項規則也不會產生任何作用。如要在比對出方括號內的文字時觸發規則，可以建立內容規範規則並使用規則運算式 (?i)\[(BAD)\] 設定觸發條件。

動態電子郵件

如果您為機構使用了不當內容規則並開啟動態電子郵件功能，請參閱「動態電子郵件接受規範規則檢驗的方式」。

設定的套用方式

除非您變更選項，否則這些規則會套用至機構單位中的全體使用者，您可以停用子機構中沿用自上層機構的任何規則，還可為各機構新增多項規則。

如果您設定了多項規則，則郵件的處理方式取決於您設定的條件和執行規則的優先順序。詳情請參閱「多項設定對郵件行為的影響」。

設定不當內容規則

提示：建議您先行測試，確保新規則能在貴機構中正確運作。詳情請參閱「加快規則測試速度的最佳做法」。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」接下來「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Gmail」接下來「法規遵循」。

    必須具備 Gmail 設定管理員權限。

  2. 捲動至「法規遵循」部分中的「不當內容」設定，將滑鼠游標移至該設定上，然後按一下「設定」或「新增其他規則」。
  3. 在「新增設定」方塊中執行下列步驟：
    設定選項 建議行動
    必要： 輸入新規則的名稱或說明。如果這個欄位空白，就無法儲存新規則。
    受影響的電子郵件

    選取要套用規則的郵件：

    • 內送：來自機構外部寄件者的內送郵件。
    • 外寄：貴機構使用者寄出的外寄郵件。
    • 內部 - 傳送：來自內部寄件者的外寄郵件。來自內部寄件者的郵件會在「寄件者」欄位中顯示貴機構的網域或子網域。
    • 內部 - 接收：來自內部寄件者的內送郵件。來自內部寄件者的郵件會在「寄件者」欄位中顯示貴機構的網域或子網域。

    如果網域是通過驗證的 Workspace 網域，或是已驗證 Workspace 網域的子網域或上層網域，則屬於內部網域。
    輸入您希望在所有郵件中搜尋的字詞
    1. 勾選「自訂不當字詞」方塊。
    2. 在「輸入字詞」下方輸入要觸發規則的字詞，須符合下列規定：
      • 以半形逗號分隔個別字詞。
      • 不支援字串。
      • 如要觸發規則，您在此輸入的字詞至少要有一個出現在郵件內文、主旨或附件中。

    查看內容比對功能的運作方式。
    如果符合上述條件運算式，則執行下列動作

    選取要對觸發規則的郵件執行的處理選項：

    • 拒絕郵件：在郵件送達收件者前拒絕郵件。對於符合條件的郵件，系統不會套用其他轉送或法規遵循規則。Gmail 會自動加入 SMTP 拒絕代碼 (例如 550 5.7.1)。SMTP (電子郵件) 標準需要這個代碼，因此無法刪除。(選用) 在「自訂拒絕通知」下方輸入自訂退件通知，讓寄件者瞭解郵件遭拒的原因。
    • 隔離郵件：您可以先將郵件傳送至管理員隔離區進行檢查，再決定要將隔離的郵件傳送給指定的使用者，還是拒絕郵件。這個選項僅適用於「使用者」帳戶類型。詳情請參閱「受影響的帳戶類型」。如要在寄件者郵件遭到隔離時通知寄件者，請勾選「郵件遭隔離時通知寄件者 (僅適用於寄出郵件時)」方塊。
    • 修改郵件：新增標頭、移除附件、變更郵件收件者、新增其他收件者，以及在傳送郵件前變更路徑。
    修改郵件選項

    如果您選取上方的「修改郵件」，請選取所需選項，指定您在傳送相符郵件前，要對這類郵件執行的修改方式：

    新增 X-Gm-Original-To 標頭

    如果收件者已變更，請新增標頭標記，讓收件伺服器知道誰是原始郵件收件者。以下是標頭標記格式的範例：X-Gm-Original-To: <使用者>@solarmora.com。

    新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭

    新增標頭，指出郵件是否為垃圾郵件和網路釣魚郵件。收件伺服器管理員可以透過這項資訊來設定特殊規則，以便管理垃圾郵件和網路釣魚郵件。詳情請參閱為所有預設轉送規則新增垃圾郵件標頭設定。

    新增自訂標頭

    針對受到這項設定影響的郵件新增自訂標頭。例如，您可以根據自己為設定輸入的說明，新增相符合的標頭。自訂標頭可協助您排解轉送設定和郵件傳送作業的問題。

    前置自訂主旨

    在特定郵件的主旨行開頭加入自訂文字。舉例來說，如果是機密郵件，請輸入「機密」。如果主旨為「月報表」的郵件受到這項設定影響，主旨行會更新為「[機密] 月報表」。

    變更路徑和一併重新轉送垃圾郵件

    • 變更路徑：將郵件目的地從預設的 Gmail 伺服器變更為其他郵件伺服器。變更伺服器前，請先按照「為 Gmail 電子郵件轉送設定新增郵件伺服器」一文中的步驟新增伺服器。

    • 一併重新轉送垃圾郵件：這個選項會在您選取「變更路徑」後顯示。系統會在傳送時捨棄含有不當內容的垃圾郵件。「一併重新轉送垃圾郵件」選項會轉送任何您標示為垃圾郵件的電子郵件。如果未勾選這個方塊，則系統只會轉送一般郵件，不會轉送垃圾郵件。管理控制台的電子郵件設定 (例如預先授權寄件者的清單) 會覆寫垃圾郵件設定。

    • 略過來自這個收件者的退信：防止系統將退回的郵件重新轉送至設定的郵件路徑。例如，您可能不希望系統將退件通知重新轉送至自動化系統。如要讓收信系統接收退件通知 (例如，讓寄件者在未能順利傳送郵件時收到通知)，請勿勾選這個方塊。

    變更郵件收件者

    系統不會將郵件送至原始收件者的信箱，而是傳送給新收件者。您可以透過下列任一方式變更收件者：

    • 變更收件者的完整電子郵件地址：請在「變更收件者」後方輸入完整電子郵件地址，例如「<使用者>@solarmora.com」。
    • 變更使用者名稱：如果只要變更收件者電子郵件地址的使用者名稱，而網域保持不變，請在「@<現有網域>」前方輸入使用者名稱，例如「<使用者>」。
    • 變更網域：如果只要變更收件者電子郵件地址的網域，而使用者名稱保持不變，請在「<現有使用者名稱>@」後方輸入網域，例如「solarmora.com」。

    新收件者網域上的 MX 查詢會決定目的地伺服器。如果您使用的是「變更路徑」控制項，則將由指定的路徑決定目的地伺服器。如要以密件副本的方式加入其他收件者，請使用「新增其他收件者」選項，具體說明請參閱本頁下方內容。

    將這封郵件略過垃圾郵件篩選器

    即使垃圾郵件篩選器將內送郵件判別為垃圾郵件，系統仍會將這些郵件傳送給收件者。這個選項僅適用於內送郵件，無法略過外寄郵件的垃圾郵件篩選器。注意：這個選項不適用於網路論壇帳戶類型。詳情請參閱「受影響的帳戶類型」。

    移除郵件的附件

    如要移除郵件中的所有附件，請選取這個選項。您也可以新增文字，讓收件者知道附件已遭移除。

    新增其他收件者

    1. 如要設定雙重傳送或多重傳送功能，請勾選「新增其他收件者」方塊接下來點選「新增」圖示 。
    2. 如要新增個別電子郵件地址，請按一下清單中的「基本」接下來 點選「儲存」。
    3. (選用) 如要新增更多地址，請按一下「新增」圖示 。
    4. (選用) 如要為次要傳送目標選擇進階選項，請按一下清單中的「進階」。

      您可以針對次要傳送目標變更郵件收件者、新增標頭、前置自訂主旨，以及移除附件。注意：「不要傳送垃圾郵件給這個收件者」進階選項不適用於網路論壇帳戶類型。

    新增收件者時，請注意下列事項：

    • 每項規則最多可有 100 位額外收件者。
    • 您為主要傳送目標指定的各項設定也會套用到次要傳送目標。
    • 對於次要傳送目標，系統會預設勾選「不要傳送垃圾郵件給這個收件者」和「略過來自這個收件者的退信」方塊。
    • 如果為郵件新增額外收件者，則系統會為每位新增的收件者建立一封新郵件，並將進階 Gmail 設定套用到每封郵件。

    加密 (僅適用於寄出郵件時)

    根據預設，Gmail 會嘗試使用傳輸層安全標準 (TLS) 傳送郵件。如果沒有安全的傳輸方式可用，便會透過未加密的連線來傳送郵件。為受這項設定影響的郵件選取加密選項：

    • 需要安全傳輸 (TLS)：要求所有符合設定條件的郵件都必須透過安全連線傳送。如果傳送端或接收端都不支援 TLS，系統就不會傳送郵件。
    • 加密郵件 (如果未加密)：使用 S/MIME 加密郵件。如果您擁有 Enterprise 或 Enterprise 教育版帳戶，您也可以退回郵件，或要求郵件只有在經過 S/MIME 加密後才能傳送。詳情請參閱「透過代管的 S/MIME 提高郵件安全性」。
    受影響的帳戶類型 (選用)

    視您選擇的郵件動作和設定的機構單位類型而定，有些帳戶類型可能不會顯示。

    選取一或多種要套用設定的帳戶類型：

    • 使用者 (預設)：這項設定會套用至已佈建的使用者。針對傳送出去的外寄郵件，這項設定會在您的使用者傳送電子郵件時觸發；針對接收到的內送郵件，這項設定會在使用者收到電子郵件時觸發。
    • 群組：這項設定會套用至貴機構中的群組。針對傳送出去的外寄郵件，這項設定會在您的群組將電子郵件或摘要轉寄給成員時觸發；針對接收到的內送郵件，這項設定則會在您的群組收到電子郵件時觸發。
    • 不明/全部接收的地址：這項設定會在貴機構收到不符合任何已佈建使用者的電子郵件時觸發。這個選項僅適用於接收到的內送電子郵件。

    注意：「群組」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型不適用於下列控制項：

    • 新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭
    • 將這封郵件略過垃圾郵件篩選器
    • 一併重新轉送垃圾郵件

    設定完成後，請前往新增及儲存設定。
    郵件篩選器 (選用)

    如要將影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者，請按照下列說明設定郵件篩選器：

    1. 在「新增設定」視窗底部，按一下「顯示選項」。
    2. 勾選下列其中一個選項，或兩者同時勾選：
      • 僅影響特定郵件寄件者
      • 僅影響特定郵件收件者
    3. 從清單中選擇一個選項：
      • 單一電子郵件地址：輸入使用者的完整電子郵件地址。
      • 模式比對：如果要指定網域中的一組寄件者或收件者，可以輸入規則運算式 例如：

        ^(?i)(<使用者 1>@solarmora\.com|<使用者 2>@solarmora\.com|<使用者 3>@solarmora\.com)$

        進一步瞭解規則運算式使用指南。

      • 群組成員資格：選取清單中的一或多個群組。對於郵件寄件者，這個選項僅適用於已寄出的郵件；對於郵件收件者，這個選項僅適用於已收到的郵件。如果尚未建立群組，請先建立群組。

        注意：這個選項會影響群組成員和下層群組成員。舉例來說，如果群組 B 是群組 A 的成員，這個選項會影響群組 A 和群組 B 的成員。
  4. 在底部的「新增設定」方塊中點選「儲存」。 變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

透過代管的 S/MIME「設定要求使用 S/MIME 簽名和 S/MIME 加密的規則」。


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