Google Workspace 管理員可以使用「自動刪除電子郵件和即時通訊」設定，管理機構使用者的郵件儲存空間。您可以設定郵件在使用者信箱中的保留天數，並建立如下設定：
- 將超過保留期限的郵件移至垃圾桶或永久刪除。
- 保留附有特定標籤的郵件。
- 自動刪除郵件或讓使用者自行管理郵件刪除作業。
「自動刪除電子郵件和即時通訊」設定僅適用於 Gmail 和傳統版 Hangouts (已淘汰) 的郵件儲存空間。如要管理 Google Chat 訊息儲存空間，請參閱「自動刪除貴機構的 Chat 訊息」。
使用保管箱管理郵件儲存空間
如果您依法 (或出於其他法規遵循目的) 必須對所有帳戶和郵件執行自動刪除作業，請改用 Google 保管箱，而非「自動刪除電子郵件和即時通訊」設定。Google 建議使用自動刪除設定或保管箱來管理郵件保留期限，但兩種設定不能併用。詳情請參閱「保管箱保留功能常見問題」頁面。
自動刪除設定的套用方式
本節說明如何使用「自動刪除電子郵件和即時通訊」設定管理郵件：
這項設定會套用到使用者收件匣中的電子郵件、封存的郵件，以及透過 Gmail API 新增的郵件。
如果會話群組中至少有一封根據設定保留的郵件，系統便會保留會話群組中的所有郵件。無論「會話群組檢視」是否已開啟，都會採用這種處理方式。
這項設定不會套用至「垃圾桶」資料夾中的郵件，垃圾桶中的郵件會在 30 天後遭系統永久刪除。
系統會定期為郵件套用這項設定。因此，即使已超過保留期限，郵件也可能不會立即遭到移除。系統會在下次套用設定時移除這些郵件。
這項設定會根據 Gmail 收到郵件的日期和時間，判斷何時該刪除這些郵件。對於遷移至 Gmail 的郵件，以及從 POP 或 IMAP 信箱發送到 Gmail 的郵件，則會根據「日期：」標頭或 IMAP 內部日期屬性判斷。
啟用郵件自動刪除功能
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在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」
「應用程式」「Google Workspace」「Gmail」「法規遵循」。必須具備 Gmail 設定管理員權限。
- 在左側選取頂層機構 (通常是您的網域)。
- 捲動至「自動刪除電子郵件和即時通訊」設定，然後選擇「自動刪除超過指定天數的電子郵件和即時通訊訊息」。
- 輸入郵件的保留天數。舉例來說，如果您輸入「45」，系統就會刪除 45 天前的郵件。最少天數為 30 天。
- 在「如何處理自動刪除的郵件」下方，選擇要如何處理刪除的郵件：
- 將郵件移至「垃圾桶」資料夾：郵件遭到刪除之前，會在垃圾桶中額外保留 30 天。如果您不慎誤刪郵件，就可以利用這段時間取回郵件。
- 永久刪除郵件：超過指定的保留天數後，系統不會將郵件移到垃圾桶，而是直接永久刪除郵件。一旦郵件遭到永久刪除，您就無法再取回郵件。
- (選用) 如要將加上特定標籤的郵件排除在自動刪除範圍之外，請在「不要自動刪除使用以下標籤的郵件」下方，輸入這些標籤的清單，並以半形逗號分隔。請向貴機構的使用者傳達上述標籤相關資訊，以便他們為想要保留的郵件建立相同標籤。瞭解如何建立標籤來整理 Gmail 郵件。
- 點按頁面底部的「儲存」。