管理者は、統合型 Gmail を設定して、組織が Gmail 1 か所からすべてのコミュニケーション ストリーム（メール、チャット、ビデオ会議）にアクセスできるように設定できます。
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管理者向けの統合型 Gmail のクイック スタート
統合型 Gmail を使用すると、次のことができます。
- チャット メッセージでドキュメントを共同編集 - チャットから簡単にドキュメントにアクセスできます。
- 仕事に優先順位を付けて集中する - 最も重要なユーザーからのメッセージだけを受け取るよう通知を管理できます。
- 共有タスクリストを作成する - スペース内で他のユーザーと連携して作業できます。
- マルチタスクを行う - 同僚とチャットしながら同じ画面上で Gmail のメールを確認したり、ビデオ会議中にメモを取ったり、アクション アイテムを割り当てたりすることができます。
統合型 Gmail を設定する
組織のユーザーが統合型 Gmail のすべての機能を利用できるようにするには、Google 管理コンソールで以下のサービスを設定します。
| Chat を設定する |
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組織でグループや 1 対 1 のコミュニケーションをとることができます。スペースで同時に複数の会話を進めることも可能です。ユーザーは Google Chat でアプリを使用して、タスクの管理、ステータス レポートの取得、ToDo リストアイテムのオーナー権限の変更といった一般的な操作を行うことができます。
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| Meet を設定する |
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Google Meet を有効にすると、組織内のユーザーはビデオ会議を作成したり、ビデオ会議に参加したりできるようになります。
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| カレンダーを設定する |
| 予定されている会議をユーザーが表示できるようにするには、Google カレンダーを有効にします。カレンダーが無効になっている場合、予定されている会議は表示されませんが、ユーザーは会議を作成したり会議に参加したりできます。詳しくは、管理アカウントでカレンダーの有効 / 無効を設定するをご覧ください。 |
| ドライブとドキュメントを設定する |
| ユーザーが各自のアカウントからファイルを保存、共有したり、Gmail で Chat スペースにファイルをアップロードしたりできるようにするには、Google ドライブとドキュメントを有効にします。ドライブとドキュメントを無効にしているユーザーは、共有されたファイルを Chat スペースで表示、編集できません。詳しくは、ユーザーのドライブを有効または無効にするをご覧ください。 |
| ToDo リストを設定する |
| Google ToDo リストを使用するには、一部のユーザーだけでなく、組織全体に対して Google ToDo リストを有効にする必要があります。詳しくは、ユーザーの ToDo リストを有効または無効にするをご覧ください。 |
セキュリティとデータ保持に関する考慮事項
Gmail の新しい機能をユーザーにロールアウトする前に、セキュリティとデータ保持に関する考慮事項をご確認ください。
- 外部ユーザーとチャットする - 組織外のユーザーとのチャットを制御できます。詳しくは、外部 Chat とスペースのチャット オプションを管理するをご覧ください。
- 外部ユーザーが参加するチャットルームの作成と参加 - ユーザーが組織外のユーザーを含むチャットルームを作成したり、それらに参加したりできるようにするには、外部ユーザー参加のスペースを有効または無効にするの手順を行います。
- データの保持 - 組織にデータの保持に関する要件がある場合は、組織内の全ユーザーに対してチャットの履歴を有効にします。チャットの履歴はデフォルトで、スレッド形式のチャットルーム、1 対 1 のチャット、チャットルーム外でのグループ会話に対して有効になります。詳しくは、組織のチャットの履歴オプションを設定するをご覧ください。
- Vault - 組織で Google Vault を使用している場合は、組織のデータ ガバナンス ポリシーについて法務チームに確認してください。チャットの履歴が無効になっている場合、チャット メッセージは Vault に送信されないため、保持、検索、書き出しすることができません。
ユーザーのトレーニング
統合型 Gmail の使用を開始する際は、Gmail のトレーニングとヘルプを参照するようユーザーに案内してください。