אדמינים יכולים לאפשר למשתמשים לעבוד ב-Gmail אופליין. כך, גם כשאין גישה לאינטרנט, אתם והמשתמשים עדיין יכולים לקרוא, לכתוב, לחפש, למחוק ולהוסיף תווית להודעות אימייל. כשהחיבור לאינטרנט מתחדש מאוחר יותר, Gmail מעדכן ושולח אוטומטית את ההודעות שבתיקיית הדואר היוצא ומוריד הודעות חדשות לתיבת הדואר הנכנס.
כברירת מחדל, האימיילים מ-30 הימים האחרונים נשמרים ב-Gmail, כולל קבצים מצורפים. הודעות ספאם ואשפה לא נשמרות.
דרישות
כדי לעבוד אופליין ב-Gmail ל-Google Workspace:
- צריכה להיות לכם הגרסה העדכנית של דפדפן Chrome – גרסה 61 ומעלה. Gmail באינטרנט במצב אופליין מחליפה את אפליקציית Gmail אופליין ב-Chrome.
- Gmail צריך להיות פתוח בכרטיסייה אחת בדפדפן.
- אדמין צריך להפעיל את Gmail במצב אופליין במסוף Admin (השלבים מפורטים בהמשך).
שלב 1: מפעילים את הגישה של המשתמשים ל-Gmail במצב אופליין
כדי שהמשתמשים יוכלו להפעיל את Gmail אופליין דרך ההגדרות של Gmail, אדמין צריך להפעיל את היכולות של המצב אופליין במסוף Admin.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Gmail הגדרות משתמש.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- גוללים אל Gmail באינטרנט במצב אופליין.
- מסמנים את התיבה הפעלת Gmail באינטרנט במצב אופליין.
- (אופציונלי) אם רוצים למחוק את התוכן במצב אופליין של כל המשתמשים כשהם יוצאים מחשבון Google, מסמנים את התיבה אכיפת מחיקה של נתונים שזמינים במצב אופליין בכל התנתקות מחשבון Google. הפעולה הזאת מונעת מהמשתמשים לשמור תוכן במכשירים המקומיים שלהם.
- לוחצים על שמירה.
שלב 2: מבקשים מהמשתמשים להפעיל את Gmail אופליין
משתמשים שרוצים לעבוד במצב אופליין צריכים להפעיל את Gmail אופליין בעצמם בהגדרות של Gmail.
- בתיבת הדואר הנכנס, בוחרים באפשרות הגדרות הגדרות.
- לוחצים על הכרטיסייה אופליין.
- מסמנים את התיבה הפעלת אימייל בלי חיבור לאינטרנט.
כדי לקבוע את אופן הטיפול בתוכן אופליין כשיוצאים מחשבון Google, בקטע אבטחה, בוחרים באחת מהאפשרויות שמפורטות כאן (אם האדמין הגדיר את האפשרות למחוק תוכן אופליין לכל המשתמשים כשהם יוצאים מהחשבונות שלהם, האפשרות הזו לא תהיה זמינה למשתמשים בודדים).
- נתונים שאוחסנו לשימוש כאשר אין חיבור לרשת יישארו במחשב. הנתונים ששמורים במכשיר לא נמחקים כשיוצאים מחשבון Google או משנים את הסיסמה. כדי למחוק את נתוני החשבון מהמכשיר, צריך להשבית את האפשרות 'אימייל בלי חיבור לאינטרנט' ולשמור את השינויים.
הסרת נתונים ממקורות אופליין מהמחשב. כשנכנסים שוב לחשבון האימייל ב-Google.com, צריך לסנכרן מחדש את הנתונים במחשב. סנכרון תיבת הדואר יכול להימשך כמה שעות.
הערה: אם אדמין מפעיל את האפשרות להסיר תוכן במצב אופליין כשמשתמשים יוצאים מהחשבון, המשתמשים לא יכולים לשנות את ההגדרה הזו בהגדרות של Gmail.
לוחצים על שמירת השינויים.
פתיחה של Gmail אופליין
אתם יכולים לפתוח את Gmail במצב אופליין מ-Chrome בדרכים האלה:
- יוצרים סימנייה לתיבת הדואר הנכנס, ואז משתמשים בסימנייה כדי לפתוח את Gmail כשאתם במצב אופליין.
- כשאין חיבור לאינטרנט, פותחים חלון בדפדפן Chrome ומקלידים את הכתובת mail.google.com.
הגדרת העדפות למצב אופליין
כברירת מחדל, הודעות האימייל והקבצים המצורפים מ-30 הימים האחרונים ב-Gmail אופליין נשמרים במכשיר המקומי, ו-Chrome מאפשר ל-Gmail לאחסן תוכן אופליין בשיעור של עד 60% מנפח האחסון שזמין בכונן הקשיח שלכם. כדי להפחית את נפח האחסון שמשמש לשמירת תוכן אופליין, מבטלים את הסימון של התיבה 'הורדת קבצים מצורפים' בהגדרות הסנכרון או מפחיתים את משך האחסון ל-7 ימים.
- ב-Gmail, לוחצים על הגדרות הגדרות.
- לוחצים על הכרטיסייה אופליין.
- בוחרים ערך בהגדרות של "סנכרון". הערכים האפשריים הם 7, 30 ו-90 ימים.
- (אופציונלי) מבטלים את הסימון של התיבה הורדת קבצים מצורפים.
- לוחצים על שמירת השינויים.
פתרון בעיות נפוצות
חשוב לדעת אילו בעיות נפוצות יכולות לקרות בזמן העבודה ב-Gmail אופליין.
היכולות של עבודה במצב אופליין מפסיקות לפעול
- אם אדמין משבית את Gmail אופליין בדומיין, השירות לא זמין למשתמשים עצמם, גם אם הם הפעילו אותו בהגדרות של Gmail.
- שירותי Gmail אופליין פועלים רק כשפותחים את Gmail בכרטיסייה אחת. צריך לבדוק את הכרטיסיות הפתוחות בדפדפן ולסגור כרטיסיות נוספות שפועל בהן Gmail.
אי אפשר לפתוח את Gmail או שהוא נסגר באופן בלתי צפוי
אם Gmail לא נטען או מפסיק לפעול, כדאי לנסות לנקות את היסטוריית הגלישה:
- בדפדפן Chrome, בוחרים באפשרות כלים נוספים ניקוי נתוני גלישה.
- מסמנים את התיבה היסטוריית הגלישה ולוחצים על ניקוי נתונים.
אין מספיק נפח אחסון בשביל Gmail אופליין
אם באימייל יש הרבה קבצים מצורפים, בהגדרות הסנכרון מבטלים את הסימון של התיבה 'הורדת קבצים מצורפים', ומקצרים את משך האחסון ל-7 ימים (לפי שלבים 1 עד 5 למעלה).