אדמינים של קבוצות Google יכולים להקצות תפקידים לחברים בכל קבוצה בארגון, גם אם הם לא יצרו את הקבוצה. בתוך קבוצה, לכל תפקיד יש הרשאות מסוימות שקובעות מי יכול לראות את התוכן, לפרסם בו ולנהל אותו, ומי יכול לנהל את החברים בקבוצה.
תפקידי ברירת המחדל
לכל קבוצה יש 3 תפקידים שמוגדרים כברירת מחדל שאפשר להקצות לחברים.
בעלים
כברירת מחדל, לחברים עם תפקיד הבעלים יש את כל ההרשאות בקבוצה. אפשר להקצות הרבה מההרשאות האלה לקבוצות אחרות של משתמשים. בדיקת כל ההרשאות לניהול חברים ותוכן.
רק הבעלים יכולים:
- למחוק קבוצה.
- הפיכת משתמשים אחרים בקבוצה לבעלים.
- שינוי ההגדרות של בעלים אחרים.
- אפשר לייצא את ההודעות בקבוצה באמצעות Google Takeout.
רק הבעלים והמנהלים של הקבוצה יכולים לשנות את ההגדרות שלה.
אם אתם מחוברים לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי, אדמין יכול להסיר חלק מההרשאות של בעלי הקבוצה, אבל לא את כולן:
- יכולים להסיר – לפרסם הודעות או להוסיף חברים חדשים, להזמין אותם או לאשר את הצטרפותם.
- אי אפשר להסיר – אפשר לראות את חברי הקבוצה או את השיחות, או ליצור קשר עם בעלים אחרים.
קבוצה לא יכולה להיות הבעלים של קבוצה אחרת.
למנהלי מערכת מוקצה אוטומטית תפקיד הבעלים בכל הקבוצות בארגון, כולל קבוצות שמשתמשים יוצרים.
מומלץ
הקצאת התפקיד 'בעלים' למישהו נותנת לו את השליטה הגדולה ביותר בקבוצה, ולכן מומלץ להקצות את התפקיד הזה למספר קטן של אנשים.
מנהל
כברירת מחדל, מנהלים יכולים לעשות כל מה שבעלים יכולים, למעט:
- למחוק את הקבוצה.
- להפוך משתמשים אחרים לבעלים.
- לשנות את התפקיד של בעלים או את הגדרות המינוי.
בעלי הקבוצה יכולים להגדיר כל הרשאה כהרשאה שזמינה רק לבעלים, וכך להגביל עוד יותר את הפעולות שמנהלים יכולים לבצע. עם זאת, למנהלים תמיד יש אפשרות לשנות את ההרשאות כך שיכללו גם מנהלים.
קבוצה לא יכולה להיות מנהלת של קבוצה אחרת.
חבר
כברירת מחדל, לחברי הקבוצה יש הרשאות בסיסיות. ההרשאות האלה משתנות לפי ההגדרות של הארגון ושל הקבוצה, והן יכולות להיות הרשאת צפייה ופרסום בשיחות, או הרשאה להצגת חברי הקבוצה. בעלים ומנהלים של קבוצות יכולים להוסיף או להגביל את ההרשאות של חברי הקבוצה. כל ההרשאות שמוגדרות לתפקיד חבר בקבוצה מוענקות אוטומטית למנהלים ולבעלים.
הקצאת תפקיד ברירת מחדל למשתמש
שימוש במסוף Admin
-
במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט
ספרייה
קבוצות.לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה חברים.
- (אופציונלי) כדי לסנן את רשימת החברים, לוחצים על הוספת מסנן בחלק העליון ובוחרים מסנן. מזינים טקסט לחיפוש ולוחצים על החלת מסנן כדי לסנן עוד.
- כדי להקצות תפקיד למשתמש אחד:
- בקטע תפקיד של המשתמש שרוצים לשנות, לוחצים על החץ למטה
בוחרים את התפקיד החדש. - לוחצים על שמירה.
- בקטע תפקיד של המשתמש שרוצים לשנות, לוחצים על החץ למטה
- כדי להקצות תפקיד לכמה חברים:
- מסמנים את התיבה לצד כל אחד מחברי הקבוצה שרוצים לשנות את התפקיד שלו.
- למעלה, לוחצים על שינוי בכמות גדולה תפקיד.
- בוחרים תפקיד ולוחצים על אישור.
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Business- נכנסים לקבוצות Google.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- בצד ימין, לוחצים על חברים.
- כדי להקצות תפקיד לחבר אחד בקבוצה, מצביעים על החבר ובעמודה תפקיד, בוחרים תפקיד.
- כדי להקצות תפקיד לכמה חברים:
- מצביעים על כל חבר שרוצים לשנות את ההגדרות שלו ומסמנים את התיבה שליד השם שלו.
- מעל הרשימה בצד שמאל, לוחצים על סמל שינוי התפקיד
. - בוחרים את התפקיד החדש.
הערה: מידע נוסף על ניהול הקבוצות בארגון באמצעות קבוצות Google מופיע במרכז הלמידה.
יצירה והקצאה של תפקידים בהתאמה אישית
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Businessאם אתם רוצים להשתמש בתפקיד שונה מברירת המחדל, אתם יכולים ליצור תפקיד בהתאמה אישית. חברים בקבוצה שיש להם את ההרשאה 'מי יכול לשנות תפקידים בהתאמה אישית' יכולים גם ליצור ולמחוק תפקידים בהתאמה אישית. חלק מההרשאות אפשר לתת רק לבעלים, למנהלים ולחברי קבוצה, ולא לתפקידים בהתאמה אישית. לדוגמה, אי אפשר לתת לתפקידים בהתאמה אישית את ההרשאה מי יכול לנהל את חברי הקבוצה או מי יכול לראות את רשימת החברים.
איך עושים את זה? במרכז הלמידה יש הוראות לגבי יצירת תפקידים בהתאמה אישית.
איך רואים או משנים את ההרשאות של תפקידים
שימוש במסוף Admin
אפשר לשנות הגדרות בסיסיות של חברות בקבוצה במסוף Admin. לדוגמה, אתם יכולים להגדיר מי יכול לראות את השיחות ולפרסם בהן, מי יכול לראות את רשימת החברים ומי יכול להוסיף חברים חדשים, להזמין אותם ולאשר את ההצטרפות שלהם.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא שינוי הגדרות הגישה.
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Businessאתם יכולים לשנות את הפעולות שבעלים, מנהלים וחברים יכולים לבצע בקבוצה, כמו אישור הודעות, צפייה בחברים או מחיקת פוסטים. בהתאם להגדרות הקבוצה בארגון, אתם יכולים לאפשר לכל מי ששייך לארגון או לכל מי שמשתמש באינטרנט לבצע משימות מסוימות. חשוב גם להגדיר הרשאות לכל תפקיד בהתאמה אישית שיוצרים.
איך עושים את זה? במרכז הלמידה יש הוראות לגבי הקצאת הרשאות לקבוצה של משתמשים.
הסבר על תפקידים בקבוצות דינמיות
אדמינים, בעלים ומנהלים של קבוצות יכולים להקצות תפקידים בקבוצות דינמיות. אדמינים ובעלים יכולים להקצות כל תפקיד (בעלים, מנהל או חבר), ומנהלים יכולים להקצות את התפקיד מנהל או חבר.
בעלים ומנהלים של קבוצות דינמיות כפופים למגבלות הבאות:
- מנהלים או בעלים לא יכולים להוסיף או להסיר משתמשים באופן ידני. החברות בקבוצה מבוססת רק על השאילתה של הקבוצה הדינמית.
- מנהלים או בעלים לא יכולים לשנות את השאילתה של הקבוצה הדינמית. רק אדמין יכול לשנות את השאילתה באמצעות מסוף Google Admin או Cloud Identity Groups API.
- אם מנהל או בעלים מוסרים מהקבוצה ואז מתקבלים אליה מחדש (בגלל שינויים בשאילתת הקבוצה הדינמית או במאפייני המשתמש שלהם), הם מצטרפים מחדש עם תפקיד של חבר, ולא עם התפקיד שהוקצה להם קודם.
- אם קבוצה נמחקת ונוצרת מחדש, מנהלים או בעלים קודמים מצטרפים עם תפקיד של חבר בקבוצה, ולא עם התפקיד הקודם שלהם של בעלים או מנהל.
הוראות להקצאת תפקידים בקבוצה דינמית מופיעות בקטע הקצאת תפקיד ברירת מחדל לחבר שבהמשך הדף.