Как создать группу в организации

Для списков рассылки, совместного доступа к данным, применения настроек и других целей
Эта статья предназначена для администраторов, которые управляют группами для организации. Если вы пользователь без административных прав и вам нужна помощь с управлением собственными группами, перейдите в Центр обучения.

Как администратор Групп, вы можете создавать группы для отделов, команд и других сообществ сотрудников в организации.

Как можно использовать группы

Группы можно использовать для совместной работы или для настройки функции или конфигурации сервиса. Проще всего создать группу в консоли администратора, где удобнее искать участников и добавлять большое количество пользователей одновременно. Группы, созданные в приложении "Google Группы", нельзя использовать для настройки функций и сервисов.

Общение или совместная работа (в том числе списки рассылки)

Создайте группу с помощью консоли администратора или приложения "Google Группы", чтобы ваши пользователи могли:

  • отправлять письма всем участникам группы с помощью единого адреса электронной почты;
  • приглашать участников группы на встречи;
  • делиться с участниками группы материалами, в том числе документами, сайтами, видеозаписями и календарями;
  • участвовать в обсуждениях или пользоваться общим почтовым ящиком в Google Группах (для этого необходимо включить Группы для бизнеса).

Настройка функций и сервисов

Группа должна быть создана в консоли администратора, а не с помощью приложения "Google Группы".

С помощью группы вы также можете:

Вариант 1. Создание группы в консоли администратора

Касается групп конфигурации и групп для общения и совместной работы (включая списки рассылки).

Если Группы для бизнеса включены, вы можете затем перейти в приложение "Google Группы", чтобы настроить функции, недоступные в консоли администратора.

Шаг 1. Создайте группу

Если вы не администратор, создайте группу в Google Группах.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Каталог > Группы.

    У вас должны быть права администратора с доступом к управлению Группами.

  2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
  3. Укажите следующую информацию:
    Сведения о группе Описание
    Название группы Введите название, которое будет идентификатором группы в списках и сообщениях. Руководствуйтесь следующими инструкциями:
    • Используйте не более 73 символов для имен.
    • Присваивайте понятные названия в соответствии с назначением каждой группы.

    При создании групп в консоли администратора нельзя использовать знак равенства (=) и угловые скобки (<, >). Эти символы разрешены только при создании групп на странице groups.google.com.
    Электронный адрес группы

    Введите адрес электронной почты группы. Если отображается несколько доменов, выберите нужный. Затем выполните указанные ниже действия.

    • Длина адреса электронной почты не должна превышать 63 символа. Это ограничение применяется только к первой части, без доменного имени (например, @gmail.com).
    • Некоторые слова нельзя использовать в адресах электронной почты. Посмотреть зарезервированные слова.

      Некоторые слова нельзя использовать в адресах электронной почты. Подробнее о зарезервированных словах…

    Если вы создаете группу в рабочем или учебном аккаунте, ваш адрес электронной почты может содержать суффикс, например -user-created. Например, если название группы – training, то фактический адрес электронной почты может быть таким: training-user-created@your_domain.

    Описание

    При необходимости вы можете добавить на страницу с информацией о группе сведения о том, для чего она создана и как ее использовать. Сюда можно включить информацию об участниках и контенте группы, часто задаваемые вопросы, ссылки на связанные группы и т. д.

    При создании групп в консоли администратора нельзя использовать знак равенства (=) и угловые скобки (<, >). Эти символы разрешены только при создании групп на странице groups.google.com.
    Владельцы группы Чтобы добавить пользователей, у которых будет роль владельца группы, найдите и выберите их имена или адреса электронной почты.
  4. Нажмите Далее.
  5. Если нужно добавить к группе ярлык "Группа безопасности", установите флажок Группа безопасности. Подробнее о группах безопасности…
  6. Нажмите Далее.
  7. Выберите уровень доступа к группе: С общим доступом, Коллектив, Только оповещение или Доступ ограничен.
    Каждый тип имеет набор предварительно заданных разрешений для владельцев, менеджеров и обычных участников группы. Также от него зависит, открыта ли группа для всех сотрудников организации или внешних пользователей.
  8. Чтобы настроить параметры доступа, нажмите на ячейки таблицы, чтобы выбрать или отменить выбор варианта. При изменении настроек тип группы меняется на Пользовательская.
    Описания настроек приведены в таблице ниже.

    Параметр

    Описание

    Настройки доступа

    Определите набор действий, доступных каждому участнику группы. Для более точной настройки можно задать для группы разрешения на основе ролей в Google Группах (groups.google.com). Подробнее о ролях в группе…

    В категорию "Внешние" входят все пользователи не из вашей организации независимо от их участия в группе.

    • Кто может обращаться к владельцам группы. Определяет, кто может напрямую отправлять электронные письма владельцам группы.
    • Кто может просматривать обсуждения. Определяет, кто может просматривать обсуждения, опубликованные в группе. Чтобы предоставить такое право не входящим в группу пользователям из категории "Внешние", выберите в настройках совместного доступа Групп для бизнеса вариант Общедоступно в интернете.
    • Кто может создавать записи. Определяет, кто может публиковать сообщения в группе.
    • Кто может просматривать список участников. Определяет, кто может просматривать список участников группы.
    • Кто может присоединяться к группе. Определяет, кто может добавлять участников, приглашать пользователей и одобрять запросы на вступление в группу.

    Кто может присоединяться к группе

    Выберите способ добавления пользователей в группу:

    • Отправлять запросы могут все пользователи в организации. Чтобы присоединиться к группе, пользователям организации нужно отправить запрос на вступление и получить одобрение.
    • Присоединяться к группе могут все пользователи в организации. Пользователи могут присоединиться к группе напрямую.
    • Только приглашенные пользователи. Пользователи могут присоединиться к группе только по приглашению.

    Участие внешних пользователей в группе

    В консоли администратора можно выбрать, кто может добавлять внешних пользователей в группу: администраторы, пользователи или и те, и другие.

    Включение этого параметра автоматически добавляет сообщение с возможностью отказа от рассылки в нижний колонтитул электронных писем, отправляемых внешним участникам группы. Чтобы удалить это сообщение, отключите этот параметр.
  9. Нажмите Далее.
  10. При необходимости задайте ограничения в отношении участников этой группы. Для этого выберите Ограничить участие и добавьте условия запроса. Подробнее о том, как создать группу с ограничениями для участников…
  11. Нажмите Создать группу.
  12. Перейдите к следующему шагу, чтобы добавить пользователей в группу.

Шаг 2. Добавьте участников в группу

Как добавить несколько участников

  1. Нажмите "Добавить участников" .
  2. Нажмите Добавить участников.
  3. Введите первые несколько символов адреса электронной почты пользователя или группы и выберите нужный вариант.
  4. Для сервисных аккаунтов необходимо ввести адрес электронной почты полностью.
  5. При необходимости повторите предыдущие шаги.
  6. Нажмите Добавить в группу.

Все пользователи добавляются с ролью участника и подпиской на получение всех сообщений.

Как добавить большое количество пользователей сразу

Чтобы добавить в группу большое количество участников одновременно, воспользуйтесь одним из следующих способов:

Как пригласить пользователей

Требуется включить Группы для бизнеса.

Если вы хотите предоставить пользователю возможность вступить в группу, отправьте ему приглашение. Пользователь будет добавлен в группу, если примет приглашение.

Чтобы пригласить пользователей в группу, выполните инструкции в разделе Как отправить приглашение в группу по электронной почте.

Вариант 2. Создайте группу с помощью приложения "Google Группы"

Только для групп для общения и совместной работы. Требуется включить Группы для бизнеса. Если вы хотите использовать группу в качестве группы конфигурации, следуйте инструкциям на этой странице, чтобы создать ее в консоли администратора. Группы, созданные в приложении "Google Группы", нельзя использовать для настройки функций и сервисов.

Ещё один инструмент, с помощью которого можно создать группу для общения или совместной работы (например, для использования в качестве списка рассылки), – приложение "Google Группы". В нем можно добавлять различные функции, например модерируемые обсуждения и общий почтовый ящик.

Чтобы создать группу с помощью приложения "Google Группы", следуйте инструкциям по созданию группы в Центре обучения.

После создания группы

  • Обратите внимание, что добавление новой группы в каталог, доступ к которому есть у всех пользователей, может занять до 24 часов. Если группу не нужно показывать в каталоге, разрешите ее владельцам скрывать группы. Подробнее о том, как настроить правила использования групп на уровне организации…
  • Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Дополнительные возможности для крупных организаций

Дальнейшие действия