Como administrador de Grupos, puedes establecer opciones para toda la organización que controlen quién puede acceder a los grupos, crearlos y participar en ellos en la app de Grupos de Google de tus usuarios. Por ejemplo, puedes decidir que solo los administradores puedan crear grupos, pero que los usuarios puedan ver mensajes y publicarlos. También puedes permitir que los usuarios o incluso los clientes externos creen y administren grupos.
Sin importar la opción que selecciones aquí, las direcciones de grupos seguirán apareciendo como sugerencias cuando escribas direcciones en las invitaciones de Gmail o Calendario.Qué pueden controlar los administradores
Estas opciones establecen los valores predeterminados y las opciones disponibles para los propietarios de grupos en groups.google.com. Según las opciones que elijas aquí, los propietarios también pueden establecer parámetros de configuración a nivel del grupo.
Los administradores son propietarios de los grupos: Independientemente de la configuración que elijas aquí, como administrador de Grupos, tienes privilegios de propietario para todos los grupos de tu organización, incluso para los que no creaste. Puedes hacer todo lo que puede hacer el propietario de un grupo.
Los vínculos dirigen a los detalles que se indican a continuación sobre qué parámetro de configuración usar.
| Política para toda la organización | Opciones | Predeterminado |
|---|---|---|
| Acceso a grupos desde fuera de la organización |
Se puede acceder a los grupos de las siguientes maneras:
|
Privado |
| Cómo crear grupos |
Los grupos se pueden crear de las siguientes maneras:
|
Cualquier miembro de la organización puede crear grupos |
| Miembros externos |
Propietarios del grupo:
|
Desmarcado (no se permite) |
| Correos electrónicos entrantes de fuera de la organización |
Propietarios del grupo:
|
Desmarcado (no se permite) |
| Configuración predeterminada con respecto al permiso para ver las conversaciones (permiso predeterminado que los propietarios de grupos pueden cambiar para un grupo) |
De forma predeterminada, las conversaciones grupales pueden ser vistas por las siguientes personas:
|
Todos los usuarios de la organización |
|
Propietarios del grupo:
|
Ambas opciones sin marcar (los propietarios no pueden ocultar grupos) |
* Los parámetros de configuración públicos solo están disponibles si permites el acceso público a los grupos, en el primer parámetro de configuración que se mencionó anteriormente.
Nota: Si un administrador avanzado activa la aprobación de varias partes para el uso compartido de Grupos para empresas, cualquier cambio en la configuración de uso compartido activará un proceso de aprobación de varias partes. Este proceso debe completarse para que el cambio surta efecto. Para obtener más información, consulta Aprobación de varias partes para acciones sensibles.
Paso 1: Abre las opciones de uso compartido
Primero, ve a Configuración de uso compartido en la Consola del administrador de Google.
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Groups for Business.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- Haz clic en Configuración de uso compartido.
Paso 2: Aplica la configuración
A continuación, selecciona tus preferencias. También puedes consultar la sección a continuación para obtener ayuda con situaciones comunes.
Acceso a grupos desde fuera de esta organización
Estas son las opciones para controlar el acceso externo a tus grupos:
- Público en Internet: Cualquier persona dentro o fuera de tu organización puede ver la lista de grupos públicos en tu directorio de Grupos de Google. Según la configuración de un grupo, las personas pueden hacer lo siguiente:
- Ver la página de información del grupo, incluido su historial de conversaciones (archivo)
- Administrar sus suscripciones al grupo
- Publicar mensajes en el grupo
- Privado: Solo las personas de tu organización pueden acceder a los grupos de tu organización en Grupos de Google. Los miembros externos, si se permiten, solo pueden acceder a los grupos por correo electrónico.
Creación de grupos
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Solo los administradores de la organización pueden crear grupos | Cualquier administrador de tu organización puede crear grupos. |
| Cualquier miembro de la organización puede crear grupos | Los usuarios de tu organización pueden crear grupos. |
| Cualquier usuario de Internet puede crear grupos | Los usuarios de tu organización y cualquier persona en la Web pueden crear grupos. Este parámetro de configuración está disponible si la opción de acceso al grupo en toda la organización está configurada como pública. |
¿Pueden participar usuarios externos en los grupos?
Estas son las opciones para permitir que los usuarios externos interactúen con tus grupos:
- Los propietarios de los grupos pueden permitir el acceso de miembros externos: Los propietarios de los grupos pueden agregar miembros ajenos a tu organización a sus grupos y permitirles unirse a ellos.
- Los propietarios de los grupos pueden permitir los correos electrónicos entrantes que sean ajenos a la organización: Los propietarios de los grupos pueden permitir que personas ajenas a tu organización envíen correos electrónicos a sus grupos.
Si seleccionas estas opciones, no se establecerán como predeterminadas ni significará que los propietarios deban otorgar estos permisos. Si dejas las opciones sin marcar, los propietarios de grupos no podrán permitir miembros ni correos electrónicos externos.
Selecciona estas opciones:
- Afecta la configuración disponible para los propietarios de grupos en groups.google.com
- No cambia la configuración predeterminada a nivel del grupo ni significa que los propietarios deban otorgar estos permisos.
Si dejas ambas opciones sin marcar, ocurrirá lo siguiente:
- Significa que los propietarios de los grupos no pueden permitir miembros externos ni correos electrónicos externos
- No impide que los administradores permitan miembros o mensajes externos para grupos específicos en la Consola del administrador o con la API de Groups Settings
Cambiar estos parámetros de configuración no afecta a ningún miembro o mensaje de grupo externo existente.
Configuración predeterminada con respecto al permiso para ver las conversaciones
Puedes establecer el valor predeterminado para determinar quién puede ver las conversaciones en los grupos de tu organización. Otros parámetros de configuración predeterminados se derivan de este, como Quién puede publicar y Quién puede ver a los miembros. Los propietarios y administradores de grupos pueden cambiar el parámetro de configuración predeterminado de cualquier grupo individual.
Este parámetro de configuración no está disponible para los grupos creados en la Consola del administrador o la consola de Google Cloud.
| Opción | Quién puede ver las conversaciones |
|---|---|
| Solo los propietarios | Solo las personas con el rol de propietario |
| Propietarios y administradores | Solo las personas con el rol de propietario o administrador |
| Todos los miembros del grupo | Cualquier persona con el rol de miembro
(Si configuras el parámetro de configuración de acceso al grupo en toda la organización como privado, los miembros externos del grupo, si se permiten, solo podrán ver las conversaciones por correo electrónico). |
| Todos los usuarios de la organización | Cualquier persona de tu organización, independientemente de si es miembro del grupo |
| Cualquier usuario de Internet | Cualquier persona, incluidas las personas ajenas a tu organización
Para establecer la configuración de acceso al grupo en toda la organización como privada, haz lo siguiente:
|
Ocultar grupos a quienes no sean miembros
Los grupos de tu organización están disponibles en el directorio de Grupos de Google de los usuarios, al que se puede acceder desde el Selector de aplicaciones de los usuarios y en groups.google.com. Puedes decidir si los propietarios de los grupos pueden ocultar un grupo del directorio de Grupos de tu organización. Si permites que los propietarios oculten sus grupos, también puedes elegir si los grupos nuevos se ocultan de forma predeterminada. Para obtener más información, consulta Quiénes pueden ver el grupo en la configuración general del grupo.
Nadie, incluidos los administradores, los propietarios y los miembros del grupo, y las personas que no son miembros, puede ver un grupo oculto en Todos los grupos. Sin embargo, ten en cuenta lo siguiente:
- Los propietarios y miembros de grupos siempre pueden ver sus grupos en Mis grupos.
- Los administradores de grupos pueden ver todos los grupos de su organización en Grupos en la Consola del administrador.
| Los propietarios de grupos pueden ocultar los grupos desde el directorio |
|---|
|
| Ocultar los grupos creados recientemente desde el directorio |
|
Este parámetro de configuración no está marcado, a menos que esté marcado el parámetro de configuración Los propietarios de grupos pueden ocultar los grupos desde el directorio.
|
Configuración para situaciones comunes
A continuación, te indicamos cómo combinar la configuración para las siguientes situaciones.
Mantén la privacidad total de los grupos de tu organización
Para maximizar la privacidad de tus grupos, usa estos parámetros de configuración:
| Configuración | Opción |
|---|---|
| Acceso a grupos desde fuera de esta organización | Privado |
| Los propietarios de los grupos pueden permitir el acceso de miembros externos | Desmarcado |
| Los propietarios de los grupos pueden permitir los correos electrónicos entrantes que sean ajenos a la organización | Desmarcado |
| Los propietarios de grupos pueden ocultar los grupos desde el directorio | ✔ |
| Ocultar los grupos creados recientemente desde el directorio | ✔ |
Permite miembros o correos electrónicos externos en grupos privados
Usa esta tabla para ver qué sucede si configuras el parámetro de configuración de acceso al grupo en toda la organización como privado y eliges una o ambas opciones de usuario externo:
| Los propietarios de los grupos pueden permitir el acceso de miembros externos | Los propietarios de los grupos pueden permitir los correos electrónicos entrantes que sean ajenos a la organización | Resultado |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | Tanto los usuarios de la organización como los externos pueden convertirse en miembros del grupo y publicar mensajes en él. Los miembros externos solo pueden publicar contenido por correo electrónico. |
| ✔ | Tanto los usuarios de la organización como los externos pueden convertirse en miembros del grupo, pero solo los miembros de la organización pueden publicar mensajes en él.
Ejemplo: Un grupo de prueba de funciones en el que deseas que los miembros externos reciban mensajes del grupo, pero solo proporcionen comentarios a través de canales específicos, no a través del grupo |
|
| ✔ | Solo los usuarios de la organización pueden convertirse en miembros del grupo, pero tanto los usuarios de la organización como los externos pueden publicar mensajes en el grupo. Los usuarios externos solo pueden publicar contenido por correo electrónico y no pueden ver los mensajes del grupo.
Ejemplo: Un grupo del equipo de asistencia al cliente en el que deseas que los usuarios externos puedan enviar mensajes, pero no ver el contenido del grupo |
Permite el acceso público a tus grupos
Permitir que personas ajenas a tu organización accedan a tus grupos
Nota: La lista de miembros de un grupo no se muestra en las invitaciones del calendario que crean los usuarios externos, a menos que cambies la configuración del nivel de acceso del grupo.
| Configuración | Opción |
|---|---|
| Acceso a grupos desde fuera de esta organización | Público en Internet |
| Los propietarios de los grupos pueden permitir el acceso de miembros externos | ✔ |
| Los propietarios de los grupos pueden permitir los correos electrónicos entrantes que sean ajenos a la organización | ✔ |
Cómo cambiar la configuración
Cambiar la configuración de uso compartido tiene diferentes efectos, según el parámetro de configuración.
Cómo acceder a los grupos
Si cambias el parámetro de configuración Acceso a grupos desde fuera de esta organización, el cambio afectará a los grupos nuevos y existentes. Si cambias el acceso de público a privado y algún grupo existente tiene miembros externos, esos miembros podrán hacer lo siguiente:
- Ya no acceder a sus grupos en Grupos de Google, independientemente de la configuración del grupo
- Seguirán enviando y recibiendo correos electrónicos de sus grupos, según la configuración de estos
Creación de grupos
Si cambias la opción Creación de grupos de cualquier persona de la organización o cualquier persona en la Web a solo permitir que los administradores creen grupos, sucederá lo siguiente:
- Los grupos existentes creados por usuarios permanecen activos.
- Aún se pueden enviar mensajes a los grupos creados por los usuarios.
Otros parámetros de configuración
Si cambias cualquier otro parámetro de configuración, el cambio solo afectará a los grupos que se creen en el futuro, no a los grupos existentes.