Google Workspace Studio를 사용하면 Gmail, Drive, Chat, 서드 파티 서비스를 비롯한 Google Workspace 앱 전반에서 반복적인 작업 작업을 자동화하는 '플로우'를 만들 수 있습니다. Gemini에 액세스할 수 있는 사용자는 원하는 작업을 설명하여 흐름을 빌드할 수 있습니다.
흐름은 사용자를 대신하여 이메일을 작성하고, 파일을 만들고 업데이트하고, 작업을 만드는 등의 작업을 할 수 있습니다. 흐름이 잘못 구성되면 의도치 않게 데이터를 수정하거나 삭제하거나 과도한 알림을 보낼 수 있습니다. 관리자는 정책 및 모니터링을 통해 이러한 위험을 관리할 수 있습니다.
이 가이드에서는 관리자가 보안과 제어 기능을 유지하면서 생산성을 극대화할 수 있도록 Workspace Studio를 구성, 지원, 관리하기 위한 권장사항을 제공합니다.
1단계: 조직에 Workspace Studio 설정하기
사용자가 Workspace Studio를 사용하도록 허용하기 전에 액세스 권한과 가이드라인을 구성하여 흐름이 예상대로 작동하고 데이터가 안전하게 유지되도록 하는 것이 좋습니다.
1. 스튜디오 액세스 관리
- 설정 찾기: 관리 콘솔
메뉴 앱 Google Workspace Workspace Studio - 조치: 적절한 조직 단위 및 그룹에 서비스 상태가 사용으로 설정되어 있는지 확인합니다.
- 권장사항: 스튜디오 액세스가 사용 중지된 하위 조직 단위를 만듭니다. 이렇게 하면 사용자를 이 조직 단위로 빠르게 이동시켜 사용자가 소유한 흐름을 중지할 수 있습니다.
자세히 알아보기: 조직에서 Google Workspace Studio 사용 설정 또는 사용 중지하기
2. 스튜디오 기능에 대한 액세스 관리
사용자가 Gemini를 사용하여 흐름을 만들고, 흐름에서 AI 기반 단계를 사용하고, 다른 Workspace 서비스의 단계를 사용하고, 통합 또는 맞춤 단계를 사용할 수 있는지 여부를 관리할 수 있습니다.
권장사항:
- Google Workspace를 위한 Gemini에 액세스할 수 있는 사용자가 Studio에서 Gemini 기능을 사용할 수 있도록 허용합니다.
- 사용자가 액세스할 수 있는 Workspace 서비스의 단계를 사용하도록 허용합니다. 악용 위험이 있는 경우에만 서비스 단계를 차단하세요.
- Google Workspace Marketplace 허용 목록을 사용하여 사용자가 사용할 수 있는 통합 및 게시된 맞춤 단계를 관리합니다.
자세한 안내: Workspace Studio의 단계 및 시작 조건에 대한 액세스 관리하기
3. 흐름을 공유할 수 있는 사용자 관리
내부적으로 다른 사용자와 흐름을 공유하도록 관리자가 허용하면 유용한 흐름을 공유하여 전반적인 생산성을 높이고 동일한 흐름을 다시 만들지 않아도 되므로 시간을 절약할 수 있습니다.
- 공유 방식: 사용자가 흐름을 공유하면 수신자가 링크를 클릭하여 흐름의 사본을 가져옵니다. 사본에는 소유자가 입력한 텍스트, 이메일 주소, Drive 파일 링크 등 소유자의 설정이 포함되어 있습니다. 수신자는 이메일이나 Drive 파일과 같은 소유자의 비공개 데이터에 액세스할 수 없으며 이미 액세스할 수 있는 콘텐츠만 액세스할 수 있습니다.
- 설정 찾기: 관리 콘솔 앱 Google Workspace Workspace Studio 공유 설정
- 권장사항: 신뢰할 수 있는 조직 단위 및 그룹이 표준화된 흐름 템플릿을 배포할 수 있도록 공유를 허용합니다.
자세히 알아보기: Workspace Studio에서 사용자가 플로우를 공유하도록 허용하기
4. 알림 설정
다음과 같은 특정 스튜디오 활동에 대한 알림을 받도록 활동 규칙을 만들 수 있습니다.
고빈도 알림: 루프되거나 과도하게 실행될 수 있는 흐름을 감지합니다.
- 조건: 이벤트가 시작 실행인 규칙 로그 이벤트에 대한 규칙을 만듭니다.
- 기준: 1시간 동안 개수가 100을 초과하면 알림이 전송되도록 규칙을 설정합니다.
- 작업: 모든 관리자에게 이메일을 보냅니다.
AI 사용 알림: 자동화에서 생성형 AI의 사용을 모니터링합니다.
- 조건: 단계 이름에 'Gemini에 질문하기'(선택적으로 기타 AI 기반 단계)가 포함된 규칙을 만듭니다. 사용 가능한 모든 단계 목록은 Workspace Studio의 시작 조건 및 단계 가이드를 참고하세요.
- 작업: 최고 관리자에게 알림을 보냅니다.
Workspace Studio 활동 알림 설정하기에서 자세히 알아보기
2단계: 사용자 지원
사용자가 흐름을 만들고, 한도를 이해하고, 흐름 문제를 해결할 수 있도록 도와주세요.
1. 시작하기
- 사용자가 studio.workspace.google.com에서 첫 번째 플로우를 만들도록 안내합니다.
- 사용자에게 Workspace Studio 고객센터에서 플로우를 만들고 단계를 사용하는 방법에 관한 튜토리얼을 검토하도록 안내합니다.
2. 한도 이해하기
Workspace Studio에는 다음과 같은 한도가 적용됩니다.
- 흐름 한도: 활성 및 중지된 흐름을 포함하여 최대 100개의 흐름을 만들 수 있습니다.
- 단계 제한: 흐름에는 최대 20개의 단계가 있을 수 있습니다.
- Gmail 시작:새 이메일에서 시작할 수 있는 활성 플로우는 25개 이하입니다.
- 일일 실행: 사용자당 총 흐름 실행에 일일 한도가 있습니다. 사용자가 이 한도에 도달하면 다음 24시간 주기가 될 때까지 모든 흐름이 일시중지됩니다. 이 기간 동안에는 플로우가 새 실행을 시작하지 않습니다.
자세히 알아보기: Google Workspace Studio 한도 알아보기
3. 일반적인 문제 해결하기
사용자가 Workspace Studio에서 겪을 수 있는 일반적인 문제를 숙지하세요.
- 관리자 가이드: 사용자를 위해 Workspace Studio 문제 해결하기
- 사용자 도움말: 플로우 관련 문제 해결하기
3단계: 스튜디오 활동 모니터링 및 관리
흐름 활동을 조사하고 제어할 수 있는 강력한 도구가 있습니다.
1. 활동 조사
감사 및 조사 도구 또는 보안 조사 도구를 사용하여 흐름에서 수행한 작업을 검토합니다.
- 데이터 소스: 규칙 로그 이벤트를 선택합니다.
- 필터: 작업 수행자 (사용자 이메일), 흐름 ID, 이벤트, 단계 이름 등을 기준으로 필터링할 수 있습니다.
- 사용 사례: Gemini에게 물어보기 단계를 분당 여러 번 실행하는 흐름의 소유자를 찾습니다.
자세히 알아보기: Workspace Studio 로그 이벤트
2. 흐름 중지
흐름이 비정상적으로 작동하는 경우 중지할 수 있습니다. 다음과 같은 몇 가지 옵션이 있습니다.
- 옵션 1: 사용자가 중지하는 경우 사용자에게 흐름을 사용 중지하거나 설정을 수정하도록 요청합니다.
- 옵션 2: 지원팀에서 중지
- 조사 도구를 사용하여 문제가 있는 흐름의 흐름 ID를 가져옵니다.
- Google Workspace 지원팀에 문의하여 흐름 ID를 제공하고 중지해 달라고 요청하세요.
- 옵션 3: 긴급 정지
- 스튜디오 액세스가 사용 중지된 조직 단위로 사용자를 이동합니다.
- 그러면 해당 사용자의 모든 흐름이 즉시 중지됩니다.
방법 알아보기: 관리자 권한으로 Workspace Studio 흐름 중지하기