Den här sidan översattes av Cloud Translation API:et.

Kom igång: Installationsguide för Workspace Studio för administratörer

Med Google Workspace Studio kan användare skapa "flöden" som automatiserar rutinmässiga arbetsuppgifter i Google Workspace-appar, inklusive Gmail, Drive och Chat, samt tredjepartstjänster. Användare med åtkomst till Gemini kan skapa flöden genom att beskriva vad de vill göra.

Flöden kan agera å användares vägnar, utarbeta e-postmeddelanden, skapa och uppdatera filer, skapa uppgifter med mera. Dåligt konfigurerade flöden kan oavsiktligt redigera eller ta bort data, eller skicka alltför många aviseringar. Administratörer kan hantera dessa risker genom policy och övervakning.

Den här guiden ger administratörer bästa praxis för att konfigurera, stödja och hantera Workspace Studio för att maximera produktiviteten samtidigt som säkerhet och kontroll bibehålls.

Steg 1. Konfigurera Workspace Studio för din organisation

Innan du låter användare använda Workspace Studio rekommenderar vi att du konfigurerar åtkomst och skyddsräcken för att säkerställa att flöden fungerar som förväntat och att data förblir säkra.

1. Hantera åtkomst till Studio

Hitta inställningen: Administratörskonsolen Meny Appar Google Workspace Arbetsyta Studio.
Åtgärd: Kontrollera att tjänstens status är PÅ för lämpliga organisationsenheter och grupper.
Rekommendation : Skapa en underordnad organisationsenhet där åtkomst till Studio är avstängd. Detta gör att du snabbt kan flytta en användare till den för att stoppa ett flöde de äger.

Läs mer: Aktivera eller inaktivera Google Workspace Studio för din organisation

2. Hantera åtkomst till Studio-funktioner

Du kan styra om användare kan använda Gemini för att skapa flöden, använda AI-drivna steg i sina flöden, använda steg för andra Workspace-tjänster och använda integrationer eller anpassade steg.

Rekommendationer:

Tillåt användare som har åtkomst till Gemini för Google Workspace att använda Gemini-funktioner i Studio.
Tillåt användare att använda steg för Workspace-tjänster som de har åtkomst till. Blockera bara steg för en tjänst om det finns risk för missbruk.
Använd godkännandelistan för Google Workspace Marketplace för att styra vilka integrationer och publicerade anpassade steg användare kan använda.

Detaljerade instruktioner: Hantera åtkomst till steg och startfunktioner i Workspace Studio

3. Hantera vem som kan dela flöden

När du låter personer dela flöden med andra internt kan de dela användbara flöden som ökar den totala produktiviteten och sparar tid för andra som inte behöver återskapa samma flöden.

Så här fungerar delning: När en användare delar ett flöde klickar mottagaren på en länk för att få en kopia av flödet. Kopian innehåller ägarens inställningar, till exempel text de angett, e-postadresser och länkar till filer i Drive. Mottagaren får inte åtkomst till ägarens privata data, som e-postmeddelanden eller Drive-filer, utan bara det innehåll som de redan har åtkomst till.
Hitta inställningen: Administratörskonsolen Appar Google Workspace Arbetsyta Studio Delningsinställningar.
Rekommendation: Tillåt delning för betrodda organisationsenheter och grupper så att de kan distribuera standardiserade flödesmallar.

Läs mer: Tillåt personer att dela flöden i Workspace Studio

4. Ställ in aviseringar

Du kan skapa aktivitetsregler så att du får meddelanden om specifik Studio-aktivitet, till exempel:

Högfrekvent varning: Upptäck flöden som kan loopa eller köras för mycket.
- Villkor: Skapa en regel för regelloggshändelser där händelsen är Start run .
- Tröskelvärde: Ställ in regeln så att den avger en varning om antalet överstiger 100 på 1 timme .
- Åtgärd: Skicka ett e-postmeddelande till alla administratörer.
AI-användningsvarning: Övervaka användningen av generativ AI i automatiseringar.
- Villkor: Skapa en regel där stegnamnet innehåller "Ask Gemini" , valfritt andra AI-drivna steg. För en lista över alla tillgängliga steg, se Guide till startverktyg och steg i Workspace Studio .
- Åtgärd: Skicka ett meddelande till superadministratören.

Lär dig hur: Konfigurera aktivitetsaviseringar för Workspace Studio

Steg 2. Stöd dina användare

Hjälp dina användare att skapa flöden, förstå begränsningar och felsöka sina flöden.

1. Komma igång

Dirigera användare till studio.workspace.google.com för att skapa sitt första flöde.
Uppmuntra användarna att granska Workspace Studios hjälpcenter för handledningar om hur man skapar flöden och använder steg.

2. Förstå gränser

Workspace Studio tillämpar följande begränsningar:

flödesgräns: Användare kan skapa maximalt 25 flöden , inklusive aktiva och stoppade.
Steggräns: Ett flöde kan ha maximalt 20 steg .
Gmail-start: Högst 25 aktiva flöden kan starta från nya e-postmeddelanden.
Dagliga körningar: Det finns en daglig gräns för det totala antalet flödeskörningar per användare. Om en användare når denna gräns pausas alla flöden tills nästa 24-timmarscykel. Under den tiden startar inte flödena nya körningar.

Läs mer: Läs mer om gränserna för Google Workspace Studio

3. Felsökning av vanliga problem

Bekanta dig med de vanligaste problemen som användare kan stöta på med Workspace Studio.

Administratörsguide: Felsök Workspace Studio för dina användare
Användarhjälp: Felsök problem med flöden

Steg 3. Övervaka och hantera Studio-aktivitet

Du har robusta verktyg för att undersöka och kontrollera flödesaktivitet.

1. Undersök aktiviteten

Använd gransknings- och utredningsverktyget eller säkerhetsutredningsverktyget för att granska vad flöden har gjort.

Datakälla: Välj Regellogghändelser .
Filter: Du kan filtrera efter aktör (användarens e-postadress), flödes-ID , händelse , stegnamn med mera.
Användningsfall: Hitta ägaren till ett flöde som kör ett Ask Gemini-steg flera gånger i minuten.

Läs mer: Logghändelser i Workspace Studio

2. Stoppa ett flöde

Om ett flöde beter sig oregelbundet kan du stoppa det. Du har några alternativ:

Alternativ 1 – Användaren stoppar det. Be användaren att stänga av flödet eller redigera dess inställningar.
Alternativ 2 – Support stoppar det
1. Använd ett undersökningsverktyg för att hämta flödes-ID:t för det problematiska flödet.
2. Kontakta Google Workspace-supporten och ange flödes-ID:t för att stoppa det.
Alternativ 3 – Nödstopp
1. Flytta användaren till en organisationsenhet som har åtkomst till Studio inaktiverad.
2. Detta stoppar alla flöden för den användaren omedelbart.

Lär dig hur: Stoppa ett Workspace Studio-flöde som administratör

Kom igång: Installationsguide för Workspace Studio för administratörer Stay organized with collections Save and categorize content based on your preferences.