Zarządzanie dostępem automatyzacji Workspace Studio do danych Google

Jako administrator Google Workspace możesz zarządzać sposobem i czasem, w jakim automatyzacje Workspace Studio uzyskują dostęp do danych Google Twojej organizacji. To ustawienie pomaga zachować równowagę między produktywnością użytkowników i automatyzacją a standardami bezpieczeństwa, zgodności i prywatności obowiązującymi w organizacji.

Domyślnie nowo utworzone automatyzacje działają z takimi samymi uprawnieniami dostępu do danych jak użytkownik, który je utworzył. Oznacza to, że automatyzacja może automatycznie odczytywać, modyfikować i udostępniać dane Google, takie jak pliki na Dysku, e-maile w Gmailu i treści w Dokumentach, w imieniu użytkownika.

Zarządzanie dostępem automatyzacji do danych jest ważne z tych powodów:

  • Zapobieganie przypadkowemu ujawnieniu danych: ograniczenie dostępu automatyzacji zapewnia, że agenci nie będą przypadkowo udostępniać danych wrażliwych lub objętych ograniczeniami.
  • Wymuszanie zgodności z zasadami: możesz ustawić domyślne poziomy dostępu dla całej organizacji lub wybrać konkretne jednostki organizacyjne, aby zachować zgodność z przepisami dotyczącymi zarządzania danymi.
  • Kontrolowanie źródeł danych opartych na AI: w przypadku automatyzacji, które korzystają z funkcji AI od Gemini, możesz ograniczyć, czy AI może przeszukiwać wewnętrzne dane Workspace, zewnętrzne publiczne strony internetowe lub oba te źródła.
  • Zachowanie scentralizowanego nadzoru: Konsola administracyjna Google to jedno miejsce, w którym możesz sprawdzać, wstrzymywać lub ograniczać dostęp do danych w przypadku poszczególnych automatyzacji utworzonych w Twojej domenie.

Wyświetlanie listy wszystkich automatyzacji i zarządzanie dostępem do danych

Możesz sprawdzić wszystkie automatyzacje utworzone przez użytkowników w Twojej organizacji i w razie potrzeby zmienić lub wstrzymać ich dostęp do danych Google. Aby zablokować dostęp do określonych czynności, użyj ustawień administratora Studio.

  1. W konsoli administracyjnej otwórz Menu a potem Agenci a potem Zarządzanie dostępem agentów.
  2. Aby odfiltrować listę i wyświetlić tylko automatyzacje, kliknij Typ a potem Automatyzacja Workspace Studio.
  3. Aby wyświetlić więcej informacji o automatyzacji, zmienić dostęp do danych, wstrzymać dostęp do danych lub ponownie aktywować automatyzację, kliknij Działania i odpowiednią opcję.
    1. Wstrzymaj dostęp do danych – blokuje dostęp automatyzacji do danych Google i zatrzymuje wszystkie trwające lub przyszłe uruchomienia.
    2. Zmień dostęp – zablokuj dostęp lub ogranicz go do określonych zakresów. Automatyzacja może nadal działać, ale może nie działać zgodnie z oczekiwaniami.

Uwaga: na stronie Zarządzanie dostępem agentów będą widoczne tylko nowo utworzone automatyzacje przez testerów z listy dozwolonych. Dotychczasowe automatyzacje będą działać tak jak wcześniej.

Ustawianie domyślnego dostępu do danych dla automatyzacji

Domyślnie automatyzacje mają dostęp do tych samych danych Workspace co ich twórca. Możesz domyślnie zablokować dostęp do danych Workspace dla automatyzacji w całej organizacji lub jednostce organizacyjnej.

Uwaga: zablokowanie dostępu do danych Workspace spowoduje zatrzymanie większości automatyzacji.

  1. W konsoli administracyjnej otwórz Menu a potem Agenci a potem Ustawienia.
  2. Kliknij Domyślny dostęp dla automatyzacji Workspace Studio.
  3. (Opcjonalnie) Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną, do której chcesz zastosować ustawienie.
  4. Aby domyślnie zablokować dostęp, wybierz Nie zezwalaj na dostęp agentów.
  5. Kliknij Zapisz. Jeśli wybierzesz jednostkę organizacyjną, kliknij Zastąp.
Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej. Więcej informacji

Zarządzanie dostępem do określonych czynności w automatyzacjach

Jako administrator możesz kontrolować, które czynności użytkownicy mogą dodawać do swoich automatyzacji. Więcej informacji:

Określanie, z których źródeł mogą korzystać czynności Gemini

Jako administrator możesz kontrolować źródła, które Gemini może przeszukiwać i wykorzystywać do tworzenia odpowiedzi w automatyzacjach Workspace Studio. Może się to zdarzyć, gdy automatyzacja zawiera czynności oparte na AI. Źródła, które Gemini przeszukuje, mogą obejmować dane na publicznych stronach internetowych lub dowolne dane Workspace, do których użytkownik ma dostęp.

Gdy zablokujesz źródło, użytkownicy Studio zobaczą opcję źródła wyszarzoną i niedostępną.

Uwaga: domyślnie obie opcje źródła są dozwolone.

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Workspace Studio.
  2. Kliknij Źródła danych Gemini.
  3. Zaznacz pole wyboru źródeł, które Gemini ma przeszukiwać:
  4. Zezwól Gemini na przeszukiwanie danych Workspace

  5. Zezwól Gemini na przeszukiwanie publicznych stron internetowych

    Jeśli odznaczysz opcję i wpłynie to na automatyzację użytkownika, użytkownik zobaczy powiadomienie w dzienniku aktywności Studio.

  6. Kliknij Zapisz.