Gerenciar o acesso dos fluxos do Workspace Studio aos dados do Google

Como administrador do Google Workspace, você gerencia como e quando os fluxos do Workspace Studio acessam os dados do Google da sua organização. Essa configuração ajuda a equilibrar a produtividade e a automação do usuário com os padrões de segurança, conformidade e privacidade da sua organização.

Por padrão, os fluxos recém-criados são executados com os mesmos privilégios de acesso aos dados do usuário que os criou. Isso significa que um fluxo pode ler, modificar e compartilhar dados do Google automaticamente, como arquivos no Drive, e-mails no Gmail e conteúdo no Documentos, em nome de um usuário.

O gerenciamento do acesso de fluxos aos dados é importante por estes motivos:

  • Evitar a exposição acidental de dados: restringir o acesso ao fluxo garante que os agentes não compartilhem dados sensíveis ou restritos da organização sem querer.
  • Conformidade com a política aplicada: você pode definir níveis de acesso padrão para toda a organização ou segmentar unidades organizacionais (UOs) específicas para obedecer às regulamentações de governança de dados.
  • Controlar fontes de dados com tecnologia de IA: para fluxos que usam etapas de IA do Gemini, você pode restringir se a IA tem permissão para pesquisar dados internos do Workspace, sites públicos externos ou ambos.
  • Manter a supervisão centralizada: o Google Admin Console é um único lugar para revisar, pausar ou restringir o acesso aos dados de fluxos individuais criados em todo o domínio.

Conferir uma lista de todos os fluxos e gerenciar o acesso aos dados

Você pode revisar todos os fluxos criados pelos usuários da sua organização e, se necessário, mudar ou pausar o acesso deles aos dados do Google. Use as configurações de administrador do Studio para bloquear o acesso a etapas específicas.

  1. No Admin Console, acesse Menu e depois Agentes e depois Gerenciamento de acesso de agentes.
  2. Para filtrar a lista e mostrar apenas os fluxos, clique em Tipo e depois Fluxo do Studio.
  3. Para mais informações sobre o fluxo, mudar o acesso aos dados, pausar o acesso aos dados ou reativar um fluxo, clique em Ações e na opção correspondente.
    1. Pausar o acesso a dados: bloqueia o acesso do fluxo aos dados do Google e interrompe todas as execuções em andamento ou futuras.
    2. Mudar o acesso : bloqueia o acesso ou restringe a determinados escopos. O fluxo ainda pode ser executado, mas talvez não funcione como esperado.

Observação: apenas os fluxos recém-criados por testadores permitidos vão aparecer na página Gerenciamento de acesso de agentes. Os fluxos atuais vão continuar funcionando como antes.

Definir o acesso aos dados padrão para fluxos

Por padrão, os fluxos têm acesso aos mesmos dados do Workspace que o criador. Você pode bloquear o acesso aos dados do Workspace para fluxos por padrão em toda a organização ou em uma unidade organizacional.

Observação: o bloqueio do acesso aos dados do Workspace fará com que a maioria dos fluxos pare de ser executada.

  1. No Admin Console, acesse Menu e depois Agentes e depois Configurações.
  2. Clique em Acesso padrão para fluxos do Studio.
  3. (Opcional) À esquerda, selecione uma unidade organizacional para aplicar a configuração.
  4. Para bloquear o acesso por padrão, selecione Não permitir acesso do agente.
  5. Clique em Salvar. Se você escolheu uma unidade organizacional, clique em Substituir.
As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais

Gerenciar o acesso a etapas específicas para fluxos

Como administrador, você pode controlar quais etapas os usuários podem adicionar aos fluxos. Veja mais detalhes em:

Definir quais fontes as etapas do Gemini podem usar

Como administrador, você pode controlar as fontes que o Gemini pode pesquisar e usar para criar respostas nos fluxos do Workspace Studio. Isso pode acontecer quando um fluxo inclui etapas com tecnologia de IA. As fontes pesquisadas pelo Gemini podem ser dados em sites públicos ou qualquer dado do Workspace que um usuário possa acessar.

Quando você bloqueia uma fonte, os usuários do Studio veem a opção de fonte esmaecida e indisponível.

Observação:por padrão, as duas opções de origem são permitidas.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio.
  2. Clique em Fontes de dados do Gemini.
  3. Marque a caixa das fontes que você quer permitir que o Gemini pesquise:
  4. Permitir que o Gemini pesquise dados do Workspace

  5. Permitir que o Gemini pesquise sites públicos

    Se você desmarcar uma opção e o fluxo de um usuário for afetado, ele vai receber uma notificação no registro de atividades do Studio.

  6. Clique em Salvar.