מידע על שדרוג למהדורה שכוללת את Vault

כשמשדרגים את הארגון למהדורה של Google Workspace שכוללת רישיונות ל-Google Vault לכל המשתמשים בארגון, אם כבר הגדרתם כללי שמירה ב-Vault, כל הנתונים כפופים באופן מיידי לכללים הרלוונטיים. אם הארגון שלכם רכש בעבר רישיונות ל-Vault כתוספים ויש לכם כללי שמירה שמוחקים נתונים, משתמשים שלא היה להם רישיון ל-Vault לפני כן עלולים לאבד נתונים.

הערה: אם לא הגדרתם כללי שמירה ב-Vault, כבר הקציתם רישיונות לתוסף Vault לכולם או שאתם משדרגים ממהדורה שכוללת גם את Vault, לא יהיה שינוי בהתנהגות המערכת אחרי השדרוג. אפשר להמשיך בלי לנקוט אמצעי זהירות נוספים.

רישיונות ל-Vault כלולים	רישיונות זמינים לתוסף Vault
‫Frontline Standard ו-Frontline Plus Business Plus ‫Enterprise Standard ו-Enterprise Plus כל מהדורות Education ‫Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus (רק אם הדומיין אומת) G Suite Business	למידע על מהדורות תואמות, פנו למחלקת המכירות של Google.

להשוואה בין המהדורות

סיכון לאובדן נתונים ברישוי חלקי של Vault

אם לא לכל המשתמשים בארגון יש רישיון ל-Vault, ואתם משדרגים למהדורה שכוללת את Vault, כל המשתמשים יהיו כפופים למדיניות הנוכחית של שמירת נתונים ומחיקת נתונים.

• כללי השמירה שקבעתם כברירת מחדל יחולו על כל המשתמשים בארגון. כתוצאה מכך, יכול להיות שיימחקו לצמיתות נתוני משתמשים שלא מוגנים על ידי כללים מותאמים אישית, ושהמשתמשים לא ציפו למחיקה הזו.
• כל כללי השמירה המותאמים אישית שמוחלים על יחידה ארגונית יחולו על כל המשתמשים ביחידה הארגונית הזו וביחידות הארגוניות ברמת הצאצא שלה.
• כל ההשעיות שהוגדרו ליחידה הארגונית ברמה העליונה יחולו על כל המשתמשים בארגון.

הערה: אם תשדרגו מאוחר יותר למהדורה שלא כוללת את Vault, לא תהיה לכם יותר גישה ל-Vault ולנתונים ששמורים בו.

מניעת אובדן נתונים למשתמשים עם רישיון חדש

כדאי לבדוק את כללי השמירה הנוכחיים כדי לוודא שהם מוגדרים בצורה מתאימה לארגון עם רישיון מלא ל-Vault. לפני שמשדרגים, חשוב לבצע את השינויים הנדרשים בהגדרות השמירה, אחרת יכול להיות שתאבדו תוכן באופן סופי.

אם רוצים לשדרג לפני שבודקים את מדיניות השמירה, אפשר ליצור כללי שמירה מותאמים אישית לכל שירות של Google עם תקופת שמירה ללא הגבלה, ולהחיל אותם על כל הארגון. הכללים האלה מונעים מחיקה של כל הנתונים עד שתסירו אותם.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית.
3. לוחצים על יצירה.
4. בוחרים את האפשרויות הרלוונטיות:
   1. שירות – בוחרים שירות שרוצים להגן על הנתונים שלו.
   2. היקף—בוחרים את היחידה הארגונית ברמה העליונה. ב-Groups, בוחרים באפשרות כל הקבוצות.
   3. תאריך השליחה – כדי להחיל את המסנן על כל הנתונים הזמינים, משאירים את השדה הזה ריק.
   4. תנאים – משאירים את השדה הזה ריק כדי להחיל את ההגדרה על כל הנתונים הזמינים.
   5. לא לכלול טיוטות—אם לא מסמנים את התיבה הזו, ההגדרה חלה על כל הנתונים הזמינים.
   6. תקופת השמירה – בוחרים באפשרות ללא הגבלה.
5. לוחצים על יצירה.
6. חוזרים על הפעולה לכל שירות שרוצים להגן על כל הנתונים שלו.
7. אחרי השדרוג, כדאי לבדוק את כללי הרישוי והשמירה. מידע נוסף

אחרי השדרוג

1. כדי להימנע מחיובים על הרישיונות האלה, צריך לוודא שכל הרישיונות לתוספים הוסרו . אם לא, מסירים את כל הרישיונות לתוסף Google Vault. במקרים מסוימים, יכול להיות שהרישיונות לתוסף Vault יישארו מוקצים אחרי השדרוג.
2. חשוב לבדוק את כללי השמירה כדי לוודא שהם עומדים בדרישות של הארגון. אם יצרתם כללים לשמירת נתונים ללא הגבלת זמן כאמצעי זהירות, כדאי לבדוק אותם ולהסיר אותם לפי הצורך.