Wenn Sie mit Google Vault Aufbewahrungsregeln oder Holds für Ihre Google Workspace-Daten festlegen, kann es beim Wechsel der Google Workspace-Version zu Datenverlusten in Ihrer Organisation kommen. In den folgenden Fällen sind Daten nicht geschützt:
- Sie wechseln zu einer Version ohne Vault. Eine Liste der unterstützten Versionen finden Sie auf dieser Seite unter Verfügbarkeit von Vault in den einzelnen Versionen.
- Sie wechseln zu einer Version, die einen von Vault unterstützten Dienst nicht enthält.
- Sie wechseln von einer Version mit Vault-Lizenz zu einer Version mit verfügbaren Add-on-Lizenzen für Vault.
- Sie kündigen Ihr Google Workspace-Abo komplett.
Prüfen, ob für Daten Aufbewahrungsregeln oder Holds gelten
In großen Unternehmen sollten Sie Ihre Rechtsabteilung und Ihr Team für Betriebsabläufe bitten, zu überprüfen, ob Aufbewahrungsregeln festgelegt oder Daten in den Hold-Status versetzt wurden.
In kleinen Unternehmen können Sie diese Schritte überspringen, wenn Sie in Vault noch nichts eingerichtet haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, prüfen Sie Ihre Vault-Einstellungen:
- Rufen Sie https://vault.google.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Super Admin-Konto für Google Workspace an.
- Klicken Sie auf Berichte.
- Klicken Sie auf Domain-Holds, Nutzer-Holds und Gruppen-Holds. Wenn eine dieser Seiten „Hold“ anzeigt, sollten Sie wie unten beschrieben vorgehen, um die Daten Ihrer Organisation zu exportieren.
- Klicken Sie auf das Dreistrich-Menü
Aufbewahrung. - Prüfen Sie auf der Seite Standardregeln, ob alle Werte mit Keine Standardaufbewahrungsdauer oder Nicht festgelegt markiert sind. Wenn für Standardregeln andere Werte festgelegt sind, gehen Sie wie unten beschrieben vor, um die Daten Ihrer Organisation zu exportieren.
- Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln. Wenn benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festgelegt sind, gehen Sie wie unten beschrieben vor, um die Daten Ihrer Organisation zu exportieren.
Was geschieht, wenn Sie wechseln oder kündigen?
Wenn Sie wechseln oder kündigen:
Alle Aufbewahrungsregeln und Holds werden deaktiviert: Ohne den Schutz von Aufbewahrungsregeln und Holds unterliegen Daten von Nutzern oder Administratoren den Standardverfahren zum Löschen. Daten, die vor mehr als 30 Tagen gelöscht wurden, können sofort dauerhaft aus allen Google-Systemen gelöscht werden. Diese Daten können nicht wiederhergestellt werden.
Ihre Vault-Einstellungen werden gelöscht: 30 Tage nach dem Wechsel zu einer Version ohne Vault oder der Kündigung Ihres Abos werden alle Aufbewahrungsregeln, Rechtsangelegenheiten und Holds gelöscht. Wenn Sie Vault mehr als 30 Tage nach dem Wechsel oder der Kündigung wieder kaufen, müssen Sie es so konfigurieren, als wären Sie ein neuer Kunde.
Ihre Vault-Auditdaten werden gelöscht: Ungefähr 30 Tage nach dem Wechsel zu einer Version ohne Vault oder der Kündigung Ihres Abos werden Ihre Auditdaten gelöscht. In den Auditdaten werden alle Aktionen der Vault-Nutzer protokolliert, z. B. wenn sie nach Daten suchen und Aufbewahrungsregeln festlegen.
Vor dem Wechsel oder der Kündigung
- Exportieren Sie die Daten Ihrer Organisation mit dem Tool für den Datenexport. Der Export enthält Daten, die gelöscht wurden, für die aber eine Vault-Aufbewahrungsregel gilt oder ein Hold verhängt wurde.
- Exportieren Sie die Vault-Auditdaten Ihrer Organisation aus dem Vault-Audit bericht.
- Prüfen Sie, ob für Ihre Organisation E-Mails und Chatnachrichten gespeichert werden müssen.
- Wenn Sie zu einer Version mit einer Add-on-Lizenz für Vault wechseln, müssen sowohl die Add-on-Lizenz als auch die niedrigere Workspace-SKU zugewiesen werden, bevor die Zuweisung der alten Lizenz aufgehoben wird. Andernfalls riskieren Sie den Verlust von Daten, weil Sie ein Downgrade auf eine Edition ohne Vault-Lizenz durchgeführt haben.
Die Vault-Einstellungen, einschließlich der Aufbewahrungsregeln und Holds, können nicht gespeichert werden. Wenn Sie Vault aber innerhalb von 30 Tagen wieder kaufen, werden Ihre Vault-Einstellungen und ‑Auditdaten wiederhergestellt.
Verfügbarkeit von Vault in den einzelnen Versionen
| Vault-Lizenzen inbegriffen | Vault als Add-on-Lizenz verfügbar |
|---|---|
|
Weitere Informationen zu kompatiblen Versionen erhalten Sie vom Google-Vertriebsteam. Wenden Sie sich an den Google-Vertrieb. |