หากคุณกำหนดกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวในข้อมูล Google Workspace โดยใช้ Google ห้องนิรภัย องค์กรของคุณอาจสูญเสียข้อมูลเมื่อคุณเปลี่ยนรุ่น Google Workspace โดยระบบจะไม่ปกป้องข้อมูลในกรณีต่อไปนี้
- คุณเปลี่ยนไปใช้รุ่นที่ไม่มีห้องนิรภัย โปรดดูรายการรุ่นที่รองรับได้ที่การสนับสนุนสำหรับแต่ละรุ่นในหน้านี้
- คุณเปลี่ยนไปใช้รุ่นที่ไม่มีบริการที่ห้องนิรภัยรองรับ
- คุณเปลี่ยนจากรุ่นที่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยไปเป็นรุ่นที่มีใบอนุญาตส่วนเสริมของห้องนิรภัย
- คุณยกเลิกการสมัครใช้บริการ Google Workspace ทั้งหมด
ตรวจสอบว่าคุณมีกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวในข้อมูลหรือไม่
สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โปรดแจ้งให้ทีมกฎหมายและทีมการดำเนินธุรกิจตรวจสอบว่าได้ตั้งกฎการเก็บรักษาหรือได้คงข้อมูลไว้ชั่วคราวหรือไม่
สำหรับองค์กรขนาดเล็ก คุณสามารถข้ามขั้นตอนเหล่านี้ได้กรณีที่ไม่เคยตั้งค่าใดๆ ในห้องนิรภัย หากไม่แน่ใจ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าห้องนิรภัยโดยทำดังนี้
- ไปที่ https://vault.google.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace
- คลิกรายงาน
- คลิกการคงไว้ชั่วคราวของโดเมน การคงไว้ชั่วคราวของผู้ใช้ และการคงไว้ชั่วคราวของกลุ่ม หากหน้าใดหน้าหนึ่งเหล่านี้แสดงการคงไว้ชั่วคราว คุณควรทำตามวิธีการด้านล่างเพื่อส่งออกข้อมูลขององค์กร
- คลิกเมนู
การเก็บรักษา - ในหน้ากฎเริ่มต้น ให้ตรวจสอบว่าค่าทั้งหมดเป็นไม่มีการเก็บรักษาเริ่มต้นหรือไม่ได้ตั้งค่า หากกฎเริ่มต้นมีค่าอื่นๆ คุณควรทำตามวิธีการด้านล่างเพื่อส่งออกข้อมูลขององค์กร
- คลิกกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองไว้ คุณควรทำตามวิธีการด้านล่างเพื่อส่งออกข้อมูลขององค์กร
สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อเปลี่ยนหรือยกเลิก
เมื่อคุณเปลี่ยนหรือยกเลิก จะมีผลดังนี้
กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวทั้งหมดจะถูกปิดใช้ - ข้อมูลของผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบจะเป็นไปตามกระบวนการลบตามมาตรฐานเมื่อไม่มีกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวคอยปกป้องข้อมูลดังกล่าว ข้อมูลที่ถูกลบไปแล้วมากกว่า 30 วันอาจถูกลบออกจากทุกระบบของ Google อย่างถาวร ข้อมูลที่ถูกลบถาวรจะกู้คืนไม่ได้
ระบบจะลบการตั้งค่าห้องนิรภัย - หลังจากเปลี่ยนไปใช้รุ่นที่ไม่มีห้องนิรภัยหรือยกเลิกการสมัครใช้บริการเป็นเวลา 30 วัน ระบบจะลบกฎการเก็บรักษา กรณี และการคงไว้ชั่วคราวทั้งหมด หากคุณซื้อห้องนิรภัยอีกครั้งหลังจากเปลี่ยนหรือยกเลิกไปนานกว่า 30 วัน คุณจะต้องกำหนดค่าห้องนิรภัยใหม่เหมือนกับเป็นลูกค้าใหม่
ระบบจะลบข้อมูลการตรวจสอบของห้องนิรภัย - ประมาณ 30 วันหลังจากที่คุณเปลี่ยนไปใช้รุ่นที่ไม่มีห้องนิรภัยหรือยกเลิกการสมัครใช้บริการ ระบบจะลบข้อมูลการตรวจสอบของคุณ ข้อมูลการตรวจสอบคือบันทึกการดำเนินการทั้งหมดที่ผู้ใช้ห้องนิรภัยทำ เช่น การค้นหาข้อมูลและการตั้งค่ากฎการเก็บรักษา
ก่อนจะเปลี่ยนหรือยกเลิก
- ส่งออกข้อมูลขององค์กรด้วยเครื่องมือส่งออกข้อมูล การส่งออกจะรวมข้อมูลที่ถูกลบแต่เก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย
- ส่งออกข้อมูลการตรวจสอบห้องนิรภัยขององค์กรจากรายงานการตรวจสอบห้องนิรภัย
- ตรวจสอบว่าคุณต้องใช้การเก็บรักษาข้อความแชทและอีเมลสำหรับองค์กรหรือไม่
- หากคุณเปลี่ยนไปใช้รุ่นที่มีใบอนุญาตส่วนเสริมของห้องนิรภัย คุณต้องมอบหมายทั้งใบอนุญาตส่วนเสริมของห้องนิรภัยและ SKU ของ Workspace รุ่นที่ต่ำกว่าก่อนที่จะยกเลิกการมอบหมายใบอนุญาตเก่า ไม่เช่นนั้นคุณอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากคุณดาวน์เกรดเป็นรุ่นที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัย
คุณจะบันทึกการตั้งค่าต่างๆ ของห้องนิรภัยไม่ได้ ซึ่งรวมถึงกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวด้วย แต่หากคุณซื้อห้องนิรภัยอีกครั้งภายใน 30 วัน ระบบจะคืนสิทธิการตั้งค่าห้องนิรภัยและข้อมูลการตรวจสอบให้คุณ
การสนับสนุนสำหรับแต่ละรุ่น
| มีใบอนุญาตห้องนิรภัย | มีใบอนุญาตห้องนิรภัยเป็นส่วนเสริม |
|---|---|
|
หากต้องการข้อมูลเกี่ยวกับรุ่นที่เข้ากันได้ โปรดติดต่อฝ่ายขายของ Google |