管理員可以透過 Google Voice 設定，將來電轉接給組織內適當的人員或部門。這種自動總機系統可以播放訊息，讓來電者選擇所需選項。
舉例來說，你可以設定以下選單訊息：「如需支援服務，請按 1。如要諮詢銷售人員，請按 2。如要轉接專人服務，請按 0。」
步驟 1：建立自動總機
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在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示
「應用程式」「Google Workspace」「Google Voice」。須具備 Google Voice 管理員角色。
- 按一下「自動總機」。
- 按一下「建立」。
- 輸入自動總機的名稱，並視需要輸入說明。
- 點選「建立」。
步驟 2：新增問候語
在「初始問候語」部分中，輸入您想讓來電者聽到的第一句話。
- 在「歡迎訊息」下方，點選「新增歡迎訊息」或「新增其他歡迎訊息」，然後選擇下列任一選項：
- 使用文字轉語音 (TTS) 功能：輸入歡迎訊息 點選「預設」選擇語言、語音類型和訊息播放速度 點選「確定」。
- 上傳自己的音訊檔案：上傳錄音訊息、選取語言，並視需要變更訊息內容，然後點選「儲存」。
- 使用文字轉語音 (TTS) 功能：輸入歡迎訊息
- (選用) 如要輸入使用者無法略過的公告，請按一下「新增特殊公告」，然後選擇所需選項。 比方說，您可以新增如下的訊息：「目前來電較多。」
- 按一下 [完成]。
步驟 3：設定來電處理方式
在「來電處理方式」部分，選擇自動總機在來電者聽到問候語後執行的動作。
建立選單選項供來電者選擇
- 按一下「播放選單提示」圖示
。 (選用) 如要介紹選單選項，請點選「新增簡介」。
例如：「請仔細聆聽以下選單說明，並選擇需要的選項。」
- 使用文字轉語音 (TTS) 功能：輸入歡迎訊息 點選「預設」選擇語言、語音類型和訊息播放速度 點選「確定」
- 上傳自己的音訊檔案：上傳錄音訊息、選取語言，並視需要變更訊息內容。按一下「儲存」。
- 使用文字轉語音 (TTS) 功能：輸入歡迎訊息
點選「新增『<按鍵名稱>』鍵的提示」並輸入訊息，向來電者說明選項用途。
例如：「如需技術支援，請按 1。」
(選用) 如要變更提示的數字或按鍵，請按一下向下箭頭
，然後選擇可用的按鍵。在「選取動作」部分，點選向下箭頭圖示
，然後從下表中選擇所需選項：播放重要訊息後的選項 說明 繼續播放子選單 將來電者導向其他選單。如果選取這個選項，則須設定子選單。 再次播放這個選單 重播選單說明。 播放訊息 播放您輸入的訊息。如果選取這個選項，則須選擇後續動作： - 再次播放這個選單：重播選單說明。
- 掛斷來電者的通話：在訊息播放完畢後將來電掛斷。
轉到語音信箱 播放您輸入的訊息，然後將來電者轉到語音信箱。你最多可以輸入 10 個用來接收語音留言的電子郵件地址。
轉接來電者 您可以根據自身需求，用偏好語言輸入要在轉接電話前向來電者播放的訊息。接著選擇將來電者轉接至擁有 Google Voice 號碼的授權使用者、來電響鈴群組、自動總機，或其他電話號碼。
(選用) 如要新增更多選單選項，請按一下「新增選項」。
(選用) 如要變更選項順序，請找到要調整的按鍵，向上或向下拖曳旁邊的「移動」圖示
。完成後，請按一下「完成」。
設定要為來電者轉接的號碼
- 點選「轉接來電者」圖示
。 - 在「可選用的公告」中，輸入轉接來電前要播放的訊息。 例如：「請稍候，我們將為你轉接銷售部門。」
-
(選用) 如要使用英文 (美國) 以外的語言，請按一下「預設 英文 (美國) - en-US」，然後從清單中選擇所需語言。
- 在「轉接類型」部分點選向下箭頭圖示 ，選擇所需轉接類型：
- 使用者：輸入貴機構使用者的電子郵件地址，將來電者轉接給該使用者。如果所選使用者沒有電話號碼，會出現錯誤訊息。
- 來電響鈴群組：點選向下箭頭 ，然後選取要為來電者轉接的來電響鈴群組。該群組須有至少一名成員有電話號碼，否則會出現錯誤訊息。
- 自動總機：點選向下箭頭 ，然後選擇要為來電者轉接的自動總機。如果所選自動總機沒有電話號碼，會出現錯誤訊息。
- 電話號碼：輸入要為來電者轉接的電話號碼。如要使用不在美國境內的電話號碼，請點選向下箭頭 ，然後從清單中選擇國家或地區。
轉到語音信箱或掛斷通話
選擇下列任一選項：
- 如要在播放問候語後掛斷通話，請點選「掛斷來電者的通話」圖示
參考後續步驟自訂營業時間。 - 如要在播放問候語後將來電者轉入語音信箱，請依序點選「轉到語音信箱」圖示
「新增語音信箱問候語」，然後輸入訊息或上傳錄音訊息。最多可輸入 10 個電子郵件地址，用於接收語音信箱訊息 (訊息格式為轉錄稿和 MP3 檔案)。
步驟 4：自訂營業時間
如果來電者是在非營業時間來電，自動總機可播放另一個問候語，並以其他方式處理來電。你也可以為節日或休假日指定適用選項。
設定營業時間
- 按一下「編輯營業時間」。
- 在「營業時間」部分，選擇貴機構的營業時間：
- 全天候 (預設選項)：自動總機一律會使用你設定的標準選項，不會使用非營業時間選項。
- 自訂時間：選擇貴機構的營業時間。若在非營業時間接到來電，系統會播放非營業時間選項。
- 設定完營業時間後，請按一下「完成」。
設定假日非營業日期
- 在「假日非營業日期」部分，依序點選
選擇要對來電者播放非營業時間訊息的日期。 - (選用) 如要新增更多日期，請重複步驟 1。
- 完成後，請按一下「完成」。
設定非營業時間動作
在「非營業時間動作」部分，輸入要在非營業時間或假日非營業日期對來電者播放的公告。
例如：「我們的營業時間為臺灣標準時間上午 9 點至下午 5 點，請在營業時間來電。」
-
(選用) 如要使用英文 (美國) 以外的語言，請按一下「預設 英文 (美國) - en-US」，然後從清單中選擇所需語言。
(選用) 如要新增其他語言的公告，請按一下「新增」圖示
。在「選取動作」部分，點選向下箭頭圖示
，然後從下表中選擇所需選項：播放公告後的動作 說明 掛斷來電者的通話 自動總機會在播放公告後掛斷來電。 轉到語音信箱 播放您輸入的訊息，然後將來電者轉到語音信箱。你最多可以輸入 10 個用來接收語音留言的電子郵件地址。
轉接來電者 您可以根據自身需求，用偏好語言輸入要在轉接電話前向來電者播放的訊息。接著選擇將來電者轉接至擁有 Google Voice 號碼的授權使用者、來電響鈴群組、自動總機，或其他電話號碼。
完成後，請按一下「完成」。
步驟 5：測試自動總機
建立或修改自動總機後，你可以在正式啟用前先預覽變更。
按一下「預覽」。
提示出現時，請按一下「撥號」。
系統會在瀏覽器的新分頁中開啟 Google Voice。你可以在側邊面板查看和聆聽來電範例，該面板會顯示一分鐘。
選擇下列任一選項：
- 如要測試自動總機，請點選「撥號」圖示 並選擇選項。
- 如要變更自動總機，請返回先前的步驟。
- 如要測試自動總機，請點選「撥號」圖示
步驟 6：發布自動總機
測試完畢後，即可發布新版自動總機，或取代先前版本。
- 按一下底部的「發布」。
- 如果系統顯示訊息，指出設定過程有誤或遺漏資訊，請執行下列操作：
- 按一下 [關閉]。
- 修正錯誤。
- 嘗試重新發布。
- 確認後，按一下「發布」。
步驟 7：指派電話號碼
如要將來電者轉接到自動總機，你需要為總機指派尚未分配給使用者的 Google Voice 號碼。
- 在「電話號碼」部分點選「指派號碼」，選擇下列任一選項：
- 如要建立號碼，請選取「指派新號碼」。
- 如要變更某一組自動總機號碼的用途，請選取「接管號碼」。
- 如要重新指派現有號碼，請選取「重新指派現有號碼」，然後按照「重新指派 Google Voice 號碼」一節的步驟操作。
點選「國家/地區」部分的向下箭頭圖示
，從清單選擇國家或地區。如果所選地點並非你的 Voice 地點，會出現錯誤訊息。詳情請參閱「新增 Voice 地點」。
在「緊急救援地址」中，輸入貴機構的地址。
系統會顯示一組可用的 Voice 號碼。
(選用) 如要尋找其他號碼，請點選清單中號碼旁的「變更」
，然後點選「選取」。點按「指派」。
在您輸入資訊時，系統會自動儲存變更。
(選用) 步驟 8：將去電顯示指派為自動總機
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在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示
「應用程式」「Google Workspace」「Google Voice」。須具備 Google Voice 管理員角色。
- 按一下 [設定]。
- 依序點選「政策」「去電顯示」。
- 點選「依名稱或號碼新增來電顯示資訊」，選取所需自動總機號碼 按一下「儲存」。
如果沒有可新增的號碼，代表沒有可用的去電顯示。建立新的自動總機，即可取得更多號碼。