Afspraken of secundaire agenda's annuleren of overzetten voordat u een gebruiker verwijdert

Als u een gebruiker verwijdert of opschort zonder de Google Agenda-afspraken van die gebruiker te beheren, hebben de afspraken geen organisator meer die ze kan wijzigen, updaten of annuleren. De afspraken blokkeren de agenda's van andere gebruikers en kunnen vergaderruimtes en faciliteiten blokkeren. U kunt deze problemen voorkomen door toekomstige afspraken en bronnen te annuleren, over te zetten of vrij te geven voordat u een gebruiker verwijdert.

Als u gebeurtenissen annuleert, worden de faciliteiten vrijgegeven. U kunt afspraken of secundaire agenda's overzetten naar een nieuwe eigenaar en de geboekte faciliteiten van een afspraak behouden of vrijgeven.

Als een agenda-eigenaar wordt verwijderd, worden ook de secundaire agenda's van die eigenaar verwijderd, inclusief de afspraken. Deze update geldt ook voor groepsagenda's en Classroom-agenda's. U kunt ook geen extra overdrachten meer uitvoeren als een agenda-eigenaar is verwijderd.

Moet ik afspraken of secundaire agenda's annuleren of overzetten?

  • Als u de vergaderingen en afspraken van een gebruiker niet hoeft te behouden, kunt u de afspraken annuleren. Als u afspraken annuleert, stuurt Agenda geen meldingen meer, zodat gasten hier niet mee worden overspoeld.
  • Als u de afspraken en faciliteiten van een gebruiker wilt bewaren, kunt u alleen toekomstige afspraken die niet privé zijn overzetten vanuit de primaire agenda van die gebruiker, met minstens één gast of faciliteit. Houd rekening met deze details als u afspraken overzet vanuit de primaire agenda van een gebruiker:
    • Alle privéafspraken worden geannuleerd.
    • Eerdere afspraken worden niet overgezet.
    • Secundaire agenda's en de afspraken daarin worden niet overgezet.
    • Als een gebruiker een juridische bewaarplicht heeft, worden de afspraken niet overgezet.
  • Als u een gebruiker verwijdert en de secundaire agenda's van die gebruiker wilt bewaren of als anderen ze gebruiken, moet u de secundaire agenda's van die gebruiker overzetten voordat u de gebruiker verwijdert.
  • Als een gebruiker is opgeschort (niet verwijderd), blijven de afspraken in Agenda staan. Alleen hoofdbeheerders kunnen deze aanpassen.

De faciliteiten en afspraken van een niet-verwijderde gebruiker overzetten of vrijgeven

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Agenda.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik op Beheer van afspraken en secundaire agenda's en dan Afspraken overzetten en voer de gebruikersnaam in van de gebruiker die u wilt verwijderen.
  3. Kies een optie:
    • Als u de faciliteiten wilt vrijgeven en de afspraken niet wilt overzetten, vinkt u het vakje Faciliteiten vrijgeven aan en dan klik op Faciliteiten vrijgeven.
    • Als u de afspraken wilt overzetten naar een andere gebruiker, vinkt u het vakje aan voor Afspraken overzetten naar een andere gebruiker en vult u de gebruikersnaam van de nieuwe eigenaar in en dan klik op Afspraken overzetten.
  4. Klik op Gereed.

De vrijgave of overdracht begint na ongeveer 10 minuten en kan tot 15 minuten duren. Na de overdracht verschijnt in de agendalijst van de nieuwe eigenaar een secundaire agenda met de afspraken van de voormalige gebruiker.

Afspraken overzetten bij het verwijderen van een gebruiker

U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebruikers.

    Hiervoor is het juiste recht voor User Management vereist. Als u dit recht niet heeft, ziet u niet alle bedieningselementen die u nodig heeft.

  2. Vink het vakje aan naast de gebruikers die u wilt verwijderen en klik op Meer opties en dan Geselecteerde gebruikers verwijderen.
  3. Selecteer naast Gegevens in andere apps de optie Overzetten en voer de gebruikersnaam van de nieuwe eigenaar in.
  4. Vink de vakjes aan voor de gegevens die u wilt overzetten.
  5. Vink bij Agenda het vakje aan voor Ook alle agendafaciliteiten vrijgeven die zijn geboekt voor door de gebruiker georganiseerde afspraken.
  6. Klik op Gebruiker verwijderen of Gebruikers verwijderen.
  7. Verwijder indien nodig de gebruiker uit de contactenlijst. Ga naar Contacten updaten voor de stappen.

Nadat de afspraken zijn overgezet, verschijnt in de agendalijst van de nieuwe eigenaar een secundaire agenda met de afspraken van de voormalige gebruiker.

Toekomstige afspraken van alle verwijderde gebruikers automatisch annuleren

Met deze optie annuleert het systeem 21 dagen nadat u een gebruiker heeft verwijderd automatisch toekomstige afspraken. Deze optie is niet met terugwerkende kracht van toepassing op eerder verwijderde gebruikers.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Agenda.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik op Beheer van afspraken en secundaire agenda's.
  3. Vink naast Afspraken van verwijderde gebruikers het vakje aan voor De toekomstige afspraken van verwijderde gebruikers annuleren zonder melding.
  4. Klik op Opslaan.

Toekomstige afspraken van individuele gebruikers annuleren

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Agenda.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik op Beheer van afspraken en secundaire agenda's en dan Afspraken annuleren.
  3. Voer de gebruikersnaam in van de gebruiker van wie je afspraken verwijdert en dan Afspraken annuleren.
  4. Klik op Gereed.

Het annuleringsproces begint na ongeveer 10 minuten en kan tot 15 minuten duren.

Secundaire agenda's van een niet-verwijderde gebruiker overzetten

U kunt het eigendom van de secundaire agenda's van een niet-verwijderde gebruiker overzetten naar een andere gebruiker in de organisatie.

Voordat u begint:

  • U kunt secundaire agenda's alleen overzetten naar gebruikers in dezelfde organisatie. U kunt geen agenda's overzetten naar gebruikers buiten uw organisatie.
  • Als u secundaire agenda's wilt overzetten, moet u het recht Agenda en dan Agenda's beheren hebben.

Zo zet u de secundaire agenda's van een niet-verwijderde gebruiker over:

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en danAgenda.

    Naar Agenda

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda's beheren vereist.

  2. Klik op Beheer van afspraken en secundaire agenda's en dan Overdracht van secundaire agenda.
  3. Zo zet je alle secundaire agenda's over van de ene gebruiker naar de andere:
    • Voer bij Van gebruiker de naam in van de gebruiker van wie de agenda's worden overgezet.
    • Voer bij Naar gebruiker de naam in van de gebruiker naar wie de agenda's worden overgezet.

  4. Klik op Secundaire agenda's overzetten.

    Nadat de overdracht is bevestigd, worden secundaire agenda's een voor een overgezet naar de ontvangende gebruiker. Als er meerdere agenda's moeten worden overgezet, kan dit veel tijd in beslag nemen.