איך יוצרים ומשתפים יומן קבוצתי

אדמינים של מקום עבודה או מוסד לימודים יכולים ליצור יומנים ולשתף אותם עם אנשים בארגון. היומנים האלה נקראים יומנים קבוצתיים. לדוגמה, אתם יכולים ליצור יומן קבוצתי משותף לחופשות של החברה, ויומן קבוצתי אחר לפגישות של כל הארגון.

הערות:

• האדמין או המשתמש שיוצרים את היומן הקבוצתי הם הבעלים של היומן. מדיניות ארגונית, כמו מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים, שחלה על הבעלים חלה גם על היומן. הבעלות על הנתונים נשארת אצל הארגון של הבעלים של היומן.
• אם מזמינים קבוצה לאירוע, עותק של האירוע נשמר ומטופל בהתאם למדיניות הנתונים של הארגון ברמה העליונה.

איך יוצרים יומן קבוצתי

לפני שמתחילים:

• כדי לשתף את היומן רק עם קבוצה ספציפית של אנשים בארגון, קודם כל מוסיפים אותם לקבוצה משלהם. פועלים לפי ההוראות במאמר איך יוצרים קבוצה.
• המשתמש שיצר את היומן הוא הבעלים שלו. כללי מדיניות ארגוניים שחלים על המשתמש חלים גם על היומן. הערה: החל מתחילת 2026, כשמוחקים את הבעלים של יומן קבוצתי, גם היומן נמחק. כדי למנוע אובדן של הנתונים האלה, מומלץ להעביר את היומנים לפני מחיקת המשתמשים. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר בנושא ביטול או העברה של אירועים או יומנים משניים לפני מחיקה של משתמש.

1. פותחים את יומן Google.
2. מימין, ליד יומנים אחרים, לוחצים על סמל ההוספה יצירת יומן חדש.
3. מוסיפים ליומן שם (לדוגמה, "יומן צוות השיווק"), תיאור ואזור זמן.
4. לוחצים על יצירת יומן.

איך משתפים את היומן

אתם יכולים לשתף את היומן עם כל הארגון או עם משתמש או קבוצה ספציפיים.

1. פותחים את יומן Google.
2. מימין, לוחצים על השם של היומן החדש.
3. מציבים את העכבר מעל היומן המשותף ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות הגדרות ושיתוף.
4. בוחרים אפשרות:
   • כל המשתמשים בארגון שלך: בקטע 'הרשאות גישה', מסמנים את התיבה 'שיתוף בארגון שלך'. כדי לשתף את היומן, מבקשים מהמשתמשים להירשם ליומן או משתפים את היומן עם משתמש או קבוצה.
   • משתמש או קבוצה ספציפיים: בקטע 'שיתוף עם משתמשים ספציפיים', לוחצים על הוספת משתמשים מוסיפים את כתובת האימייל של המשתמש או הקבוצה שרוצים לשתף איתם את היומן.
5. בתיבה 'הרשאות', לוחצים על החץ למטה בוחרים אפשרות. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרות של הרשאות.
6. לוחצים על שליחה.

הזמנות ליומן קבוצתי כוללות קישורים ליומנים

חברים בקבוצה יקבלו התראות באימייל שכוללים קישורים ליומן המשותף.

• משתמשים ספציפיים וחברים קיימים בקבוצה: המשתמשים מקבלים התראות באימייל כשמשתפים איתם יומנים.
• חברים חדשים בקבוצה: חברים חדשים בקבוצה מקבלים התראות באימייל על יומנים שיש להם גישה אליהם, בדרך כלל תוך שעה מהרגע שהם מצטרפים לקבוצה. חברים חדשים בקבוצה לא מקבלים את ההתראה באימייל אם בקבוצה משותפים יותר מ-100 יומנים.

ההתראות באימייל כוללות קישור להוספה ליומן. אם משתמש לוחץ על הקישור הזה ואז על הוספת יומן, היומן מופיע ברשימה "יומנים אחרים" של אותו משתמש.

איך עוזרים לאנשים למצוא יומנים משותפים

כדי לעזור לאנשים למצוא יומנים משותפים, אתם יכולים לשלוח להם את מזהה היומן.

1. פותחים את יומן Google.
2. בקטע 'היומנים שלי', מוצאים את היומן המשותף.
3. מציבים את העכבר מעל היומן המשותף ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות הגדרות ושיתוף.
4. גוללים למטה לקטע 'שילוב היומן' ומעתיקים את מזהה היומן. הוא ארוך.
5. מדביקים את המזהה במסמך או באתר שנותנים למשתמשים חדשים.
6. אומרים להם לבצע את הפעולות הבאות:
   1. ליד 'יומנים אחרים', לוחצים על הרשמה ליומן.
   2. מדביקים את מזהה היומן בתיבה 'הוספת יומן' ומקישים על Enter.

היומן מופיע ברשימת היומנים האחרים של המשתמש.

נושאים קשורים

כדי לעזור למשתמשים ליצור ולשתף יומנים, אפשר להפנות אותם למאמרים:

• איך יוצרים יומן חדש
• שיתוף היומן עם אנשים אחרים