Establece las opciones de uso compartido del Calendario de Google

Este artículo es para administradores. Para compartir tu propio calendario, consulta Cómo compartir tu calendario con otra persona.

Como administrador, puedes controlar cuánta información del Calendario de Google pueden compartir los miembros de tu organización con usuarios externos. También puedes establecer el nivel predeterminado de uso compartido para los usuarios de tu organización.

Después de que limites el uso compartido externo para tu organización, los usuarios no podrán exceder estos límites cuando compartan eventos individuales. Por ejemplo, si limitas el uso compartido externo de tu organización a Disponible/ocupado y se comparte un calendario con otras personas, estas solo verán los eventos como “Ocupado”.

Es posible que los usuarios móviles externos que ya sincronizaron los eventos sigan viendo detalles restringidos. Para revocar ese acceso, se debe borrar y volver a sincronizar el dispositivo.

Decide qué pueden compartir los usuarios

Puedes compartir los calendarios de tu organización con el público, pero no con un dominio externo específico. Los usuarios pueden elegir cómo quieren compartir sus calendarios con otros usuarios de la misma organización.

Nota: Los administradores y los administradores avanzados que tienen el permiso de Administrar calendarios pueden ver todos los detalles de los eventos en los calendarios de todos, sin importar cómo se compartan.

Cómo permitir o restringir el uso compartido externo

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego  Apps y luego Google Workspace y luego Calendario.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. En la sección Opciones de uso compartido externo para calendarios principales, elige la forma en que los usuarios pueden compartir sus calendarios con personas ajenas a la organización.
    Si reduces el nivel de uso compartido externo, es posible que las personas ajenas a la organización pierdan acceso a calendarios que antes podían ver.
    • Solo la información de disponible/ocupado (ocultar los detalles del evento): Consulta los horarios reservados y disponibles en tu calendario, pero no los nombres ni los detalles de tus eventos.
    • Compartir toda la información, pero los usuarios externos no pueden cambiar los calendarios: Ver detalles de todos los eventos, excepto los que se marcaron como privados
      • Ver la configuración de zona horaria del calendario
      • Suscribirse a alertas por correo electrónico cuando se creen, modifiquen, cancelen o aproximen eventos, o cuando se responda a ellos
    • Compartir toda la información y permitir que los usuarios externos cambien los calendarios: Ver detalles de todos los eventos, incluidos los privados
      • Agregar y editar eventos
      • Restablecer eventos de la papelera del calendario o borrarlos definitivamente
      • Busca la configuración de zona horaria del calendario.
      • Suscribirse a alertas por correo electrónico cuando se creen, modifiquen, cancelen o aproximen eventos, o cuando se responda a ellos
    • Compartir toda la información y permitir que se administren los calendarios: Ver detalles de todos los eventos, incluidos los privados
      • Agregar y editar eventos
      • Restablecer eventos de la papelera del calendario o borrarlos definitivamente
      • Ver la configuración de zona horaria del calendario
      • Cambiar la configuración de uso compartido
      • Suscribirse a alertas por correo electrónico cuando se creen, modifiquen, cancelen o aproximen eventos, o cuando se responda a ellos
      • Borrar el calendario definitivamente
    Nota: Si un superadministrador activa la aprobación de varias partes para la configuración general del calendario, cualquier cambio en este parámetro de configuración individual activará un proceso de aprobación de varias partes antes de que se permita que el cambio surta efecto. Para obtener más información, consulta Aprobación de varias partes para acciones sensibles.
  5. (Opcional) Si deseas establecer opciones de uso compartido externo para los calendarios secundarios que crean los usuarios, ve a Google Workspace y luego Calendario y luego Configuración general.

    Verás las mismas opciones que para los calendarios principales. El único cambio es que no puedes establecerlas para unidades organizativas individuales.

  6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Cómo establecer un valor predeterminado para el uso compartido interno

Las opciones de uso compartido interno que estableces para tu organización se aplican automáticamente si los usuarios no personalizan su propia configuración de calendario.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego  Apps y luego Google Workspace y luego Calendario.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido.
  3. En la sección Opciones de uso compartido interno para los calendarios principales, elige de qué manera se comparten los calendarios de los usuarios de forma predeterminada con los otros miembros de tu organización.
    Si cambias el nivel de uso compartido interno, el cambio se aplica a los calendarios nuevos y a los calendarios existentes si el usuario no personalizó la configuración de su propio calendario.
    • Sin uso compartido: Los calendarios no se comparten, a menos que los usuarios compartan sus propios calendarios. Los usuarios de la app para dispositivos móviles no pueden usar la función Buscar un horario.
    • Solo la información de disponible/ocupado (ocultar los detalles del evento): Solo se muestra la información de disponible/ocupado.
    • Compartir toda la información: Toda la información es pública, a menos que los usuarios cambien su propia configuración. Los usuarios también pueden hacer que los eventos individuales sean privados.
    Nota: Si un superadministrador activa la aprobación de varias partes para la configuración general del calendario, cualquier cambio en este parámetro de configuración individual activará un proceso de aprobación de varias partes antes de que se permita que el cambio entre en vigencia. Para obtener más información, consulta Aprobación de varias partes para acciones sensibles.
  4. Haz clic en Guardar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

(Avanzado) Usa la API para actualizar el uso compartido interno de los calendarios principales

Puedes cambiar las opciones de uso compartido interno con las APIs para modificar el nivel predeterminado. Para actualizar los calendarios existentes, haz lo siguiente:

  1. Recupera y analiza la lista de todos tus usuarios. Para ver los pasos, consulta la API de Directory.
  2. Actualiza las listas de control de acceso de los calendarios. Para conocer los pasos, consulta la API de Google Calendar.
    Nota: Si un superadministrador activa la aprobación de varias partes para la configuración general del calendario, cualquier cambio en las opciones de uso compartido interno a través de la API activará un proceso de aprobación de varias partes antes de que se permita que el cambio surta efecto. Para obtener más información, consulta Aprobación de varias partes para acciones sensibles.

Ayuda a tus usuarios

Si tus usuarios se preguntan por qué no pueden compartir con todos o quieren obtener más información para hacer público un calendario, envíalos a los siguientes recursos: