Configurer les options de partage dans Google Agenda

Cet article s'adresse aux administrateurs. Pour partager votre propre agenda, consultez Partager votre agenda.

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler le niveau d'informations Google Agenda que les membres de votre organisation sont autorisés à partager avec des utilisateurs extérieurs. Vous pouvez également définir le niveau de partage par défaut pour les utilisateurs de votre organisation.

Lorsque vous limitez le partage externe pour votre organisation, les utilisateurs ne peuvent pas dépasser les limites fixées lorsqu'ils partagent des événements individuels. Par exemple, si vous choisissez de limiter le partage externe aux informations de disponibilité et qu'un agenda est partagé avec d'autres personnes, celles-ci verront uniquement la mention "occupé" à la place des événements.

Les utilisateurs externes à l'organisation qui ont précédemment synchronisé des événements sur leur appareil mobile voient peut-être encore des informations dont l'accès est désormais limité. Pour révoquer cet accès, effacez les données de leur appareil et resynchronisez-le.

Sélectionner les données partageables

Vous pouvez partager les agendas de votre organisation avec tout le monde, mais pas avec un domaine externe spécifique. Les utilisateurs peuvent choisir les modalités de partage de leurs agendas avec les autres membres de leur organisation.

Remarque : Les super-administrateurs et les administrateurs disposant de l'autorisation Gérer les agendas ont accès à tous les détails des événements dans les agendas de tous les utilisateurs, quels que soient les paramètres de partage.

Autoriser ou limiter le partage externe

Avant de commencer : si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Agenda.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Agenda.

  2. Cliquez sur Paramètres de partage.
  3. (Facultatif) Pour n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sélectionnez sur le côté une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé).

    Les paramètres de groupe remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus

  4. Dans la section Options de partage externe pour les agendas principaux, indiquez les modalités de partage des agendas de vos utilisateurs avec des personnes externes à votre organisation.
    Si vous abaissez le niveau de partage externe, les personnes externes à votre organisation risquent de ne plus avoir accès à des agendas qu'ils pouvaient auparavant consulter.
    • Informations de disponibilité uniquement (masquer les détails de l'événement) : pour consulter les informations de disponibilité de votre agenda, sans voir les noms ni les détails des événements.
    • Partager toutes les informations, sans que les utilisateurs externes puissent modifier les agendas : pour consulter les détails de tous les événements, sauf ceux marqués comme privés.
      • Accéder au fuseau horaire de l'agenda
      • S'abonner aux alertes par e-mail pour être informé quand des événements sont créés, modifiés, annulés, quand leur date approche ou que des réponses sont reçues
    • Partager toutes les informations et autoriser les utilisateurs externes à modifier les agendas : pour consulter les détails de tous les événements, y compris privés.
      • Ajouter et modifier des événements
      • Restaurer ou supprimer définitivement des événements depuis la corbeille de l'agenda
      • Accéder au paramètre de fuseau horaire de l'agenda
      • S'abonner aux alertes par e-mail pour être informé quand des événements sont créés, modifiés, annulés, quand leur date approche ou que des réponses sont reçues
    • Partager toutes les informations et autoriser la gestion des agendas : pour accéder aux détails de tous les événements, y compris privés.
      • Ajouter et modifier des événements
      • Restaurer ou supprimer définitivement des événements depuis la corbeille de l'agenda
      • Accéder au fuseau horaire de l'agenda
      • Modifiez les paramètres de partage.
      • S'abonner aux alertes par e-mail pour être informé quand des événements sont créés, modifiés, annulés, quand leur date approche ou que des réponses sont reçues
      • Supprimer définitivement l'agenda
    Remarque : Si un super-administrateur active l'approbation multipartite pour les paramètres généraux d'Agenda, toute modification apportée à ce paramètre individuel déclenche un processus d'approbation multipartite avant que la modification ne puisse prendre effet. Pour en savoir plus, consultez Approbation multipartite pour les actions sensibles.
  5. (Facultatif) Pour configurer les options de partage externe des agendas secondaires créés par les utilisateurs, accédez à Google Workspace puis Agenda puis Paramètres généraux.

    Vous verrez les mêmes options que pour les agendas principaux. mais vous ne pourrez pas les configurer pour une unité organisationnelle individuelle.

  6. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour une unité organisationnelle.

    Pour rétablir la valeur héritée ultérieurement, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).

L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus

Définir des options de partage interne par défaut

Les options de partage interne définies pour votre organisation sont appliquées automatiquement si l'utilisateur n'a pas personnalisé les paramètres de son agenda.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Agenda.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Agenda.

  2. Cliquez sur Paramètres de partage.
  3. Dans la section Options de partage interne pour les agendas principaux, indiquez les modalités de partage par défaut des agendas de vos utilisateurs avec les autres membres de l'organisation.
    Si vous modifiez le niveau de partage interne, la modification s'applique aux nouveaux agendas et aux agendas existants dont l'utilisateur n'a pas personnalisé les paramètres.
    • Sans partage : les agendas ne sont pas partagés tant que les utilisateurs ne les partagent pas eux-mêmes. La fonctionnalité Rechercher un horaire n'est pas disponible dans l'application mobile des utilisateurs.
    • Informations de disponibilité uniquement (masquer les détails de l'événement) : seules les informations de disponibilité s'affichent.
    • Partager toutes les informations : toutes les informations sont publiques, sauf si les utilisateurs modifient leurs propres paramètres. Les utilisateurs peuvent également rendre certains événements privés.
    Remarque : Si un super-administrateur active l'approbation multipartite pour les paramètres généraux d'Agenda, toute modification apportée à ce paramètre individuel déclenche un processus d'approbation multipartite avant que la modification ne puisse prendre effet. Pour en savoir plus, consultez Approbation multipartite pour les actions sensibles.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus

(Avancé) Modifier le partage interne des agendas principaux via l'API

Les API vous permettent de changer les options de partage interne en modifiant le niveau par défaut. Pour modifier les agendas existants :

  1. Récupérez et analysez la liste de tous vos utilisateurs. Consultez la procédure sur la page de l'API Directory.
  2. Modifiez les listes de contrôle d'accès des agendas. Consultez la procédure sur la page de l'API Google Agenda.
    Remarque : Si un super-administrateur active l'approbation multipartite pour les paramètres généraux d'Agenda, toute modification apportée aux options de partage interne via l'API déclenche un processus d'approbation multipartite avant que la modification ne puisse prendre effet. Pour en savoir plus, consultez Approbation multipartite pour les actions sensibles.

Aider vos utilisateurs

Si vos utilisateurs souhaitent comprendre pourquoi leurs options de partage sont limitées ou comment rendre un agenda public, renvoyez-les vers les ressources suivantes :