Dans Google Agenda, lorsque vous créez une ressource d'agenda, telle qu'une salle de réunion ou une voiture de fonction, un agenda se crée pour cette ressource. Vos utilisateurs peuvent alors réserver cette ressource en l'ajoutant à leurs événements d'agenda. Ce faisant, les utilisateurs créent un événement correspondant dans l'agenda de la ressource.
Avant de commencer
Pour partager des ressources, vous devez d'abord les ajouter à votre liste Mes agendas. Pour ajouter des ressources à votre liste "Mes agendas", vous devez disposer d'un compte administrateur avec les droits de gestion Agenda.
- Si la ressource que vous voulez gérer n'existe pas encore dans Google Agenda, vous pouvez la créer.
- Connectez-vous avec votre compte administrateur et ouvrez Google Agenda.
- À gauche, à côté de Autres agendas, cliquez sur Ajouter
Parcourir les ressources. - Cliquez sur le bâtiment ou l'emplacement de la ressource.
- Cochez la case située à côté de la ressource pour l'ajouter à votre liste Mes agendas.
Partager une ressource
Si vous partagez une ressource, les utilisateurs peuvent l'ajouter à leur liste Autres agendas pour vérifier sa disponibilité, la réserver pour des événements et recevoir des notifications. Toutefois, ils ne peuvent pas la modifier.
- Connectez-vous avec votre compte administrateur et ouvrez Google Agenda.
- Dans la liste Mes agendas, pointez sur la ressource et cliquez sur Plus
Paramètres et partage. Choisissez le mode de partage de la ressource.
Dans les paramètres de votre agenda partagé, vous pouvez définir les autorisations générales Autorisations d'accès aux événements et Partager avec des personnes en particulier. La plus large des autorisations accordées dans les deux paramètres sera appliquée aux personnes spécifiées.
Par exemple, si vous sélectionnez Rendre disponible publiquement et Afficher tous les détails des événements, et si vous partagez également l'agenda avec une personne spécifique et sélectionnez Afficher uniquement les informations de disponibilité, cette personne a toujours accès à tous les détails des événements.
Si vous souhaitez partager l'agenda avec tous les membres de votre organisation, sous Autorisations d'accès aux événements :
- Cochez l'option Rendre disponible pour votre organisation.
- Sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas
et choisissez une option. Vous trouverez ci-dessous davantage d'informations sur les autorisations des ressources.
Si vous ne définissez pas l'option de partage interne de votre nouvelle ressource, celle-ci hérite de l'option de partage par défaut des agendas secondaires de votre organisation. Si vous souhaitez partager l'agenda avec des personnes en particulier ou un groupe dans Google Groupes, procédez comme suit avec l'option Partager avec des personnes en particulier :
- Cliquez sur Ajouter des contacts.
- Ajoutez les adresses e-mail des personnes ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager le fichier.
- Sous Autorisations, cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez une option. Vous trouverez ci-dessous davantage d'informations sur les autorisations des ressources.
- Cliquez sur Envoyer.
Assurez-vous que les utilisateurs peuvent réserver la ressource. Pour en savoir plus, consultez Tester la réservation des ressources.
Informez vos utilisateurs qu'ils peuvent désormais ajouter la ressource à leurs événements.
(Facultatif) Suivez la procédure permettant de gérer la réponse des ressources aux invitations.
En savoir plus sur les autorisations des ressources
Lorsque vous partagez une ressource, c'est vous qui déterminez la façon dont les utilisateurs voient les événements planifiés pour cette ressource, et s'ils peuvent en ajouter ou les modifier.
- Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) : les utilisateurs peuvent réserver la ressource lorsqu'ils créent ou modifient des événements dans leurs agendas personnels. Ils ne peuvent cependant pas voir les détails des événements ni le nom des participants dans l'agenda de la ressource. Si vous n'autorisez pas la réservation des ressources dans votre organisation, partagez-les avec au moins l'autorisation Afficher le détail des événements. Sinon, les utilisateurs essaieront de les réserver alors qu'elles sont indisponibles.
- Afficher les détails des événements : les utilisateurs peuvent réserver la ressource et voir les détails des événements qu'ils créent ou modifient dans leur agenda personnel. L'organisateur d'un événement peut modifier ce dernier dans son agenda personnel. En revanche, il ne peut pas modifier les événements directement dans l'agenda de la ressource ni modifier les événements d'autres utilisateurs.
- Apporter des modifications aux événements : les utilisateurs peuvent voir les détails des événements, y compris ceux des événements privés. Ils peuvent modifier n'importe quel événement. Cette option est disponible uniquement lorsque la ressource est partagée avec des personnes en particulier, et non avec l'ensemble de l'entreprise.
- Apporter des modifications et gérer le partage : les utilisateurs peuvent voir les détails des événements, y compris ceux des événements privés. Ils peuvent modifier n'importe quel événement. Ils peuvent également modifier les paramètres de partage. Cette option n'est disponible que lorsque la ressource est partagée avec des personnes en particulier.
- Accepter automatiquement les invitations : vous pouvez autoriser les utilisateurs à réserver des ressources qui n'entrent pas en conflit avec la disponibilité. Ce paramètre empêche également les utilisateurs non autorisés de réserver des ressources. Vous pouvez également autoriser les utilisateurs à réserver des ressources, indépendamment de leur disponibilité ou de leurs autorisations.
Gérer la réponse des ressources aux invitations
- Connectez-vous avec votre compte administrateur et ouvrez Google Agenda.
Dans la liste Mes agendas, pointez sur la ressource et cliquez sur Plus
Paramètres et partage.Vous devez disposer du droit Agenda.
Pour Accepter automatiquement les invitations, choisissez une option :
Accepter automatiquement les invitations si disponible : la ressource accepte les invitations à un nouvel événement si aucun autre événement n'est planifié au même moment. Si une ressource est disponible pour la plupart des événements de la série, mais pas tous, elle accepte l'intégralité de la série et refuse les dates auxquelles elle n'est pas disponible. Un e-mail est envoyé à l'organisateur de l'événement pour chaque occurrence refusée. S'il y a trop de conflits, la ressource refuse toute la série et envoie un e-mail. La ressource refuse également les réservations des utilisateurs qui ne disposent pas des autorisations nécessaires pour y accéder.
Remarque : La ressource n'accepte les invitations à un événement périodique que si le nombre d'instances en conflit ne dépasse pas cinq et ne représente pas plus du tiers du nombre total d'événements.
Ajouter automatiquement toutes les invitations à cet agenda : toutes les invitations apparaissent dans l'agenda de la ressource, même si certaines d'entre elles concernent des événements qui ont lieu simultanément. Pour vous assurer que la ressource est disponible quand vous en avez besoin, vérifiez sa disponibilité à l'avance. Une ligne barrée dans l'agenda indique que la ressource est déjà réservée. Si vous activez ce paramètre, les utilisateurs qui ne disposent pas des autorisations nécessaires peuvent être autorisés à planifier et à utiliser les ressources. Toutefois, ils ne pourront pas s'y abonner ni en consulter les détails.