В Google Календаре при создании ресурса календаря, например, переговорной комнаты или служебного автомобиля, создается календарь для этого ресурса. Затем пользователи могут запланировать использование ресурса, добавив его в свои события календаря. Когда пользователи бронируют ресурс, создается соответствующее событие в календаре этого ресурса.
Прежде чем начать
Для предоставления доступа к ресурсам необходимо сначала добавить их в список «Мои календари» . Для добавления ресурсов в список «Мои календари» требуется учетная запись администратора с правами управления календарями.
- Если ресурс, которым вы хотите управлять, еще не существует в Календаре, создайте его .
- Войдите в систему, используя учетную запись администратора, и откройте Google Календарь .
- Слева, рядом с пунктом «Другие календари» , нажмите «Добавить».
Просмотрите ресурсы . - Щелкните по зданию или местоположению, чтобы получить доступ к ресурсу.
- Рядом с ресурсом поставьте галочку, чтобы добавить его в список «Мои календари» .
Поделитесь ресурсом
Если вы предоставляете доступ к ресурсу, пользователи могут добавить его в свой список «Другие календари» , чтобы проверять доступность, бронировать его для мероприятий и получать уведомления. Однако они не могут редактировать ресурс.
- Войдите в систему, используя учетную запись администратора, и откройте Google Календарь .
- В списке «Мои календари» наведите указатель мыши на нужный ресурс и нажмите «Подробнее».
Настройки и общий доступ . Выберите способ, которым вы хотите поделиться ресурсом.
В настройках общего календаря можно установить общие права доступа к событиям и права доступа для конкретных пользователей . В обоих случаях более широкие права доступа применяются к конкретным людям.
Например, если вы выберете «Сделать доступным для всех» и выберете «Посмотреть все подробности события» , а также предоставите доступ к календарю конкретному человеку и выберете «Показать только занятых/свободных» , этот человек все равно сможет просмотреть все подробности вашего события.
Если вы хотите предоставить доступ к календарю всем сотрудникам вашей организации, укажите это в разделе «Права доступа к событиям» :
- Поставьте галочку в поле «Сделать доступным для вашей организации» .
- Справа нажмите стрелку вниз.
и выберите один из вариантов. Подробную информацию о правах доступа к ресурсам вы найдете ниже на этой странице.
Если вы не зададите параметры внутреннего доступа для нового ресурса, он унаследует параметры доступа по умолчанию для дополнительных календарей в вашей организации. Если вы хотите поделиться календарем с определенными людьми или группой в Google Groups, в поле «Поделиться с определенными людьми» укажите:
- Нажмите « Добавить людей» .
- Добавьте адреса электронной почты людей или групп, с которыми вы хотите поделиться информацией.
- Чтобы открыть раздел «Разрешения» , нажмите стрелку вниз. и выберите один из вариантов. Подробную информацию о правах доступа к ресурсам вы найдете ниже на этой странице.
- Нажмите «Отправить» .
Убедитесь, что пользователи могут планировать использование ресурса. Подробности см. в разделе «Проверка планирования ресурсов» .
Сообщите пользователям, что теперь они могут добавлять этот ресурс в события.
(Необязательно) Выполните шаги по управлению реакцией ресурсов на приглашения .
Узнайте о правах доступа к ресурсам.
При предоставлении доступа к ресурсу вы контролируете, как пользователи видят события, запланированные для этого ресурса, и могут ли они добавлять или редактировать события.
- Отображение только занятости/свободного времени (скрытие подробностей) — Пользователи могут забронировать ресурс при создании или изменении событий в своих личных календарях. Они не могут видеть названия или подробности событий в календаре ресурса. Если в вашей организации не разрешено бронирование ресурсов по принципу занятости/свободного времени, предоставьте ресурсу как минимум разрешение «Показать все подробности событий» . В противном случае пользователи попытаются запланировать использование ресурса, и он окажется недоступным.
- Просмотреть все подробности события — Пользователи могут забронировать ресурс и просмотреть подробности события при создании или изменении событий в своих личных календарях. Организатор события может изменить событие в своем личном календаре. Однако он не может изменять события непосредственно в календаре ресурса или изменять события других пользователей.
- Внесение изменений в события — Пользователи могут просматривать подробную информацию о событиях, включая информацию о частных событиях. Они могут изменять любое событие. Эта опция доступна только в том случае, если ресурс предоставлен в общий доступ определенным лицам, а не всей организации.
- Внесение изменений и управление доступом — Пользователи могут просматривать подробную информацию о событиях, включая информацию о частных событиях. Они могут изменять любое событие. Они также могут изменять настройки доступа. Эта опция доступна только в том случае, если ресурс предоставлен в общий доступ определенным лицам.
- Автоматическое принятие приглашений — Вы можете разрешить пользователям бронировать ресурсы, которые не конфликтуют с доступными ресурсами. Эта настройка также предотвращает бронирование ресурсов неавторизованными пользователями. Или вы можете разрешить пользователям бронировать ресурсы независимо от доступности или прав доступа.
Контролируйте реакцию ресурсов на приглашения.
- Войдите в систему, используя учетную запись администратора, и откройте Google Календарь .
В списке «Мои календари» наведите указатель мыши на нужный ресурс и нажмите «Подробнее».
Настройки и общий доступ .Для этого требуется наличие прав доступа к календарю .
Для автоматического принятия приглашений выберите один из следующих вариантов:
Автоматическое принятие приглашений без конфликтов — Ресурс принимает приглашения на любое новое мероприятие, если на него не запланировано другое мероприятие в то же время. Если ресурс доступен для большинства, но не для всех мероприятий серии, ресурс принимает приглашения на всю серию и отклоняет даты, когда он недоступен. Организатору мероприятия отправляется одно электронное письмо за каждое отклоненное приглашение. Если у ресурса слишком много конфликтов, он отклоняет приглашения на всю серию и отправляет одно электронное письмо. Ресурс также отклоняет бронирования от пользователей, не имеющих необходимых прав доступа к ресурсу.
Примечание: Ресурс принимает приглашения на повторяющееся мероприятие только в том случае, если количество случаев с конфликтами не превышает пяти и не превышает одной трети от общего числа мероприятий.
Автоматически добавлять все приглашения в этот календарь — Все приглашения отображаются в календаре ресурса, даже если некоторые из них относятся к событиям, которые проходят одновременно. Чтобы гарантировать доступность ресурса в нужное время, проверьте его доступность заранее. Перечеркнутый текст в календаре указывает на то, что ресурс уже забронирован. Если вы включите эту настройку, пользователи, не имеющие необходимых разрешений, смогут планировать и использовать ресурсы. Однако они по-прежнему не смогут подписываться на них или просматривать подробную информацию.