Google Takvim'deki yapılandırılmış kaynakları kullanma

Google, Takvim kaynaklarınızı yapılandırılmış bir biçim kullanarak tanımlamanızı önerir. Yapılandırılmış kaynaklar, kaynak konumu, kapasite veya ekipmanla ilgili bilgiler içerir. Takvim, daha fazla oda ve kaynak ayrıntısı vermek için bu verileri kullanarak kullanıcılarınızın ihtiyaçlarına en uygun kaynağı seçmesine yardımcı olur. Yeni Takvim özelliklerinden ve iyileştirilmiş yeteneklerinden yararlanmak için yapılandırılmış kaynakları tanımlayın.

Yapılandırılmamış (eski) kaynaklar yalnızca şu alanları kullanır:

  • Kaynak kimliği
  • Ad
  • Açıklama

Bir kaynak için yalnızca bu alanlar varsa bu eski bir kaynaktır. 17 Ekim 2017'den önce oluşturulan kaynaklar muhtemelen eski kaynaklardır.

Yapılandırılmış kaynakların avantajları

Verilerinizi yapılandırılmış bir biçime dönüştürmek ekstra bir çalışma gerektirir ancak bu, çabaya değen bir yatırımdır. Kaynaklarınızı yapılandırdığınızda kullanıcılar:

Yapılandırılmış kaynaklara geçme

Google Takvim'de yapılacak geliştirmelerden yararlanabilmek için kaynaklarınızı yapılandırılmış bir biçime dönüştürün. Yapılandırılmış kaynakları kullandığınızda, kullanıcılarınız oda rezervasyonu ve diğer takvim özellikleriyle ilgili mümkün olan en iyi deneyime sahip olur.

Değişiklikleri kavrayın, test edin ve değişiklikleri anlatın

Yapılandırılmış kaynak bilgilerini kullanmak, kullanıcılarınızın Takvim ile etkileşim şeklini değiştirir. Aşağıdaki yöntemleri kullanarak bu değişikliklere hazırlanmanızı öneririz:

  • Mevcut kaynaklarınızın nasıl yönetildiğini analiz edin ve yapılandırılmış biçime geçişin kullanıcı deneyimini nasıl değiştireceğini kavrayın.
  • Değişikliklerin nasıl görüneceğini anlamak için önce yapılandırılmış kaynakları bir test ortamında kullanın. Mevcut kaynak bilgilerinizi yedekleyin.
  • Dahili uygulamaları ve üçüncü taraf yazılımlarını güncelleyin. Örneğin, özel adlandırma kurallarını temel alan uygulamaları güncelleyin.
  • Kullanıcılarınıza yeni davranışı ve değişiklikleri anlatın ve bu değişikliklerin kullanıma sunulmasını yönetin.

Kullanıcı deneyimindeki değişiklikler

Şirketinizde yeni yapılandırılmış biçimi kullanmaya başladığınızda kullanıcılar aşağıdaki değişiklikleri görür.

Değişen arama sonuçları

Önce

Kaynaklar bir uzun kaynak adı olarak görüntülenir

Sonra

Kaynaklar, bilgiler düzenlenmiş olarak görüntülenir

Oda ve oda harici kaynaklar için değişen görünüm

Odalar için (Kategori: CONFERENCE_ROOM)

1. Kaynak adı
2. Köprü
3. Kat ve bölüm
4. Kapasite
5. Ses ve video özellikleri

1. Kaynak adı
2. Köprü
3. Kat ve bölüm
4. Kapasite
5. Ses ve video özellikleri

Oda harici kaynaklar için (Kategori: OTHER)

1. Kaynak adı
2. Köprü
3. Kat ve bölüm
4. Kapasite
5. Kaynak türü
6. Ses ve video özellikleri (varsa)

1. Kaynak adı
2. Köprü
3. Kat ve bölüm
4. Kapasite
5. Kaynak türü
6. Ses ve video özellikleri (varsa)

Değişen kaynak görünümü

Bir kaynağın üzerine geldiğinizde ek ayrıntılar görüntülenir:

Odalar için (Kategori: CONFERENCE_ROOM)

Oda harici kaynaklar için (Kategori: OTHER)

Değişen kaynak düzeni

17 Ekim 2017'den önce

Önceden, oda listelerinde gruplandırma kaynak adına göre yapılıyordu. Örneğin, odalar hangi kaynağın kullanılacağına karar verirken daha yararlı olacak bir ölçüte göre değil, öneklere göre listeleniyordu. Belirli bir ön eke (örneğin: CH-ZRHA) sahip birçok odanız varsa odaların tümü bu ön ek altında gruplandırılıyordu.

Örnek kaynak adları:

CH-ZRHA-FavoriOda'1 [Telefon, GK]

CH-ZRHA-İkinciFavoriOda'1 [Telefon, VK]

US-SFO-SFOToplantıOdası'2 [Telefon, VK]

Ön eke göre gruplandırma:

Binalar ZRH-OfficeA ve SFO-OfficeB olduğunda

17 Ekim 2017'den sonra

Gruplandırma, oluşturduğunuz binaları temel alır. Odalar ve oda harici kaynaklar kendi bina düğümlerinde gruplandırılır.

Otomatik olarak oluşturulmuş yeni adlar için örnek:

ZRH-OfficeA-1-FavoriOda (4) [Telefon, VK]

ZRH-OfficeA-1-İkinciFavoriOda (2) [Telefon, VK]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Telefon, VK]

Binalar ZRH-OfficeA ve SFO-OfficeB olduğunda

Bina adına göre gruplandırma:

Kat adlandırma ve görüntüleme sırası:

Binalardaki katlar sayısal sırada görüntülenir. Örneğin:

  • "1." kat "2." kattan önce gelir
  • "12." kat "1." kattan önce gelir; "2"<"s" olduğundan

Katların doğru sırada gösterilmesi için "01", "02, …, "12" gibi numaralandırılmış katlar kullanın.

Değişen kaynak adları ve görünüm

Eski kaynaklar için Google kaynaklara yönelik özel bir ad biçimi önerdi. "-" karakterini içeren 10'dan fazla kaynak eklendiğinde otomatik olarak bir kaynak hiyerarşisi oluşturulur. Bir başlık grubunda 100'den fazla kaynak bulunuyorsa söz konusu grup alt başlıklara bölünür.

Yapılandırılmış kaynak bilgileri ile birlikte Google adlandırma kuralı standart hale gelmiştir ve tek tek kaynak alanlarından otomatik oluşturulan adları oluşturmak için kullanılmaktadır. Otomatik oluşturulan adlar, kaynak adı, kaynak türü veya açıklama dışındaki herhangi bir kaynak alanı güncellendiğinde oluşturulur.

  • [bina]-[kat] [oda adı] ([oda kapasitesi]) [Ses ve video özellikleri]
  • [(kaynak türü)]-[bina]-[kat] [oda adı] ([oda kapasitesi]) [Ses ve video özellikleri]

Otomatik oluşturulan adlar:

  • Kaynak adlarının biçimini kuruluşunuzun tamamında tutarlı hale getirir.
  • Oda ayrıntıları otomatik olarak güncellenir (örneğin, kapasite arttığında, özellik eklendiğinde veya değiştirildiğinde).
  • Bir odanın veya kaynağın özelliklerini ada bakarak anlamanızı kolaylaştırır.

Yeni otomatik oluşturulan adlar şu konumlarda gösterilir:

Katılımcılar listesi

Takvim etkinliklerinin Katılımcılar listesinde, eski kaynak adının yerini yeni otomatik oluşturulan kaynak adı biçimi alır.

Web'deki ve mobil cihazlardaki Yer alanı

Takvim etkinliklerinin Yer alanında, eski kaynak adının yerini yeni otomatik oluşturulan kaynak adı biçimi alır.

Mobil cihazlardaki bildirimler

Mobil cihazlardaki veya web'deki bildirimlerde, eski kaynak adının yerini yeni otomatik oluşturulan kaynak adı biçimi alır.

Kaynaklarınızı, özellikleri ve binalarınızı dönüştürme

Kaynaklarınızı güncellemenin 3 yolu vardır:

CSV kullanarak kaynakları değiştirme

Bina ve kaynakları yönetme ayrıcalıklarına sahip olan bir yönetici rolü hesabınıza atanmışsa bu adımları uygulayarak kuruluşunuzdaki kaynakları güncelleyin.

1. adım: Yönetici Konsolu'ndan CSV dosyası olarak indirin

Kaynak bilgilerini CSV dosyası biçiminde indirerek başlayın.

  1. Google Yönetici Konsolu'nda Menü ardından Dizin ardından Binalar ve kaynaklar ardından Genel bakış'a gidin.

    Binalar ve kaynaklar yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.

  2. Kaynak yönetimi'ni açın.
  3. İndir ardından İndir'i tıklayın.
  4. CSV dosyasını kaydedin.

2. adım: CSV verilerini e-tabloya aktarın

CSV dosyanızı indirdikten sonra dosyayı bir e-tabloya aktarın.

  1. Boş bir Google E-Tablosu açın ve Dosya > İçe aktar'a gidin.
  2. İndirdiğiniz CSV dosyasına gidin ve Seç'i tıklayın.
  3. İçe aktar penceresinde, seçimlerinizi yapın ve Verileri içe aktar'ı tıklayın.

3. adım: E-tablodaki kaynakları düzenleyin

E-tablodaki bilgileri gözden geçirin, uyumsuz alanlardaki boşlukları not edin ve bu alanları Kullanılacak biçimler başlıklı makalede bulunan tabloda önerilen şekilde güncelleyin.

Not: Kaynak kimliğini değiştirmeyin. Kaynak kimliğini değiştirirseniz mevcut kaynak güncellenmez, bunun yerine tamamen yeni bir kaynak oluşturulur.

E-tabloyu düzenleme

  1. Yukarıdaki adımlarda oluşturduğunuz e-tabloyu kullanın.
  2. Alanları gerektiği gibi düzenleyin.

    Önemli: E-tabloda özellik tanımlayabilmeniz için özellik adının başında # bulunması gerekir. Örneğin, #BeyazTahta.

  3. Düzenleme tamamlandığında, e-tabloyu CSV dosyası olarak kaydedin.

Örnek e-tablolar

Kaynak kimliği&ast; Kaynak Adı&ast; Kaynak Kategorisi&ast; Kaynak Türü Kat Adı&ast; Kapasite&ast; Bina kimliği&ast;
123 Konferans salonu CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 Cem'in Sığınağı OTHER Salon 4 5 82

&ast; Zorunlu

Kullanıcının görebileceği açıklama Açıklama #Beyaz tahta #Telefon
yoneticiler@sirketim.com tarafından yönetilir DOĞRU DOĞRU
Cem'in asistanından rezerve etmesini isteyin yoneticiler@sirketim.com tarafından yönetilir YANLIŞ YANLIŞ

4. adım: Düzenledikten sonra CSV dosyasını yükleyin

E-tablonuzu düzenledikten sonra, yaptığınız değişiklikleri Takvim'e yükleyebilirsiniz.

  1. Google Yönetici Konsolu'nda Menü ardından Dizin ardından Binalar ve kaynaklar ardından Genel bakış'a gidin.

    Binalar ve kaynaklar yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.

  2. Kaynak yönetimi'ni açın.
  3. Fare imlecini Ekle'nin üzerine getirin ve Yükle'yi tıklayın .
  4. CSV ekle'yi tıklayın ve CSV dosyasını ekleme istemlerini uygulayın.
  5. Yükle'yi tıklayın.

Kullanılacak biçimler

Bu biçimleri, e-tablonuzu düzenlerken kullanın.

Tüm kaynaklar için biçim

Bu biçimi, Takvim'de oluşturduğunuz kaynaklar için kullanın.

Mülk adı Açıklama Örnek
Kaynak Kimliği&ast;

Bir kaynak oluşturduğunuz sırada Google'ın sizin için ürettiği benzersiz oda tanımlayıcısı.

(mevcut kaynaklar için düzenlemeyin veya kaldırmayın)

 28AF38E
Kaynak Adı&ast;

Kısa oda adı.

(Önerilen maksimum karakter sınırı 45'tir)

 Arı kovanı odası
Bina kimliği&ast; Bu Bina Kimliği, kaynağın bulunduğu bina için tanımlanan Bina Kimliği ile tam olarak eşleşmelidir. SF-MAIN
Kaynak Kategorisi&ast;

Konferans odası: Toplantılar veya konferanslar için kullanılan kaynaklar (telefon odaları kadar küçük mekanlar da dahil).

Diğer: Toplantılar için kullanılmayan kaynaklar. Örneğin, bir Jamboard, bisiklet veya şirket arabası.

Bilinmeyen kategori: Yapı biçimine uymayan kaynaklar

(yeni kaynaklar için Konferans odası ve Diğer'i kullanın)

 CONFERENCE_ROOM
Kaynak Türü Mevcut alan. Kaynak kategorisi Diğer olarak ayarlandığında, bu alan otomatik olarak oluşturulan ada ön ek olarak eklenir ve oda olmayan alanların odalardan ayırt edilmesine yardımcı olur. Ayrıca, kaynak türünü kategorize etmeye de yardımcı olur. Örneğin: Bisiklet, Araç, Emzirme odası veya Mikroskop. Bisiklet Kullanın
Kat Adı&ast;

Kat adı, binada tanımlanan katlardan biriyle eşleşmelidir.

(Önerilen maksimum karakter sınırı 15'tir.)

 10
Kapasite&ast; Oda için önerilen kişi sayısı. Pozitif bir tam sayı olmalıdır. 4
Kat Bölümü

Bir odanın katta bulunduğu yeri belirtir.

(Önerilen maksimum karakter sınırı 15'tir.)

 A
Kullanıcının görebileceği açıklama Kullanıcıların oda ayrıntılarında görebileceği serbest biçimli oda açıklaması. Not: Bu açıklama yalnızca kaynak rezervasyonu sırasında gösterilir. Kaynak seçildikten veya bir etkinlik kaydedildikten sonra bu açıklama artık gösterilmez. Dahili numara 4119
Açıklama Referansta bulunabilmeniz için Yönetici Konsolu'nda görünen, oda veya kaynağınızla ilgili isteğe bağlı açıklama.

oda-yoneticileri@example.com grubunun üyesi olan herkes, oda için rezervasyon hakkına sahiptir.

Doğu tarafındaki bina
#Özellik

Özellikler, bir oda veya kaynağın özellikleri ya da ekipmanıdır. Örneğin:

  • Ses özellikleri: #Telefon
  • Video özellikleri: #VK, #Cisco konferans birimi.
  • Diğer özellikler: #Beyaz tahta, #Engelli erişimine uygun, #Harici davetliler.
 DOĞRU
Otomatik oluşturulan ad Salt okunur. Kaynak kategorisi Conference_room veya Diğer olarak ayarlandığında oluşturulur. SF-ANA-Arı Kovanı Odası (4) [VK]

&ast; Zorunlu

Binalar için biçim

Bu biçimi, Takvim'de oluşturduğunuz binalar için kullanın.

Mülk adı Açıklama Örnek
Bina kimliği&ast; Bu Bina Kimliği, bina için tanımlanan Bina Kimliği ile tam olarak eşleşmelidir. SF-MAIN
Bina adı Binanın görünen adı San Francisco Genel Merkezi
Adres&ast; Binalar için adres bilgileri. Bina adresleri için kullanılacak biçim bölümüne göz atın. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Katlar&ast; Virgüllerle ayrılmalı ve alt katlardan üst katlara doğru artan sırayla listelenmelidir. Lobi, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Açıklama Yönetici Konsolu'nda bilgi amaçlı olarak gösterilen, yapınızla ilgili isteğe bağlı açıklama. Doğu tarafındaki bina
Koordinatlar

Binanın enlem ve boylamı

 40.730610,
-73.935242

&ast; Zorunlu

Eski kaynakları yönetme

Tüm kaynaklarınızı yapılandırılmış kaynaklara dönüştürmemeye karar verirseniz eski kaynakları daha kolay belirlemek ve kullanmak için bir kaynak adlandırma kuralını takip ettiğinizden emin olun.

Konferans odası kaynakları

Konferans odası için önerilen biçimlerden biri aşağıda verilmiştir:

[şehir kısaltması]-[bina]-[kat] [oda adı] ([oda kapasitesi]) [Ses ve video özellikleri]

Örnek:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

Bu konferans odası New York'ta, 14 numaralı binada, 12. kattadır. Odanın adı Toplantı'dır. 15 kişiliktir ve video konferans ekipmanına sahiptir.

Diğer kaynaklar

Diğer tüm kaynak türlerini konferans salonlarından ayırt etmek için aşağıdaki biçimi öneriyoruz:

[(kaynak türü)]-[şehir kısaltması]-[bina]-[kat veya konum]-[Ses ve video özellikleri]

Bu biçimde oda harici tüm kaynaklar " ( " ile başlar. Bu sayede konferans odalarıyla karışmalarının önüne geçilmiş olur. İdeal olarak, oda dışındaki tüm kaynaklar, kaynak listesinin en altında olur.

Oda harici kaynaklara örnekler Açıklama
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 Bu bisiklet Londra'da, 43 no'lu binanın lobisinde bulunur. "Bisiklet 1" olarak numaralandırılmıştır ("Bisiklet 2" veya "Bisiklet 3" olarak değil).
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 Bu araç Los Angeles'tadır. Bu araç, Ana binada, Kuzey otoparkında, 4 numaralı park yerine park edilmiş bir Prius'tur.