Die Nutzer in Ihrer Organisation können in Google Kalender nicht nur Termine erstellen, sondern auch freigegebene Ressourcen verwalten. In den meisten Fällen sind das Konferenzräume. Ressourcen können aber auch Projektoren, Firmenwagen, Gästebüros, Erholungsbereiche oder sonstige Dinge sein, die jemand für einen bestimmten Zeitraum reservieren kann. Damit Nutzer diese Ressourcen reservieren können, müssen Sie sie zuerst in Google Kalender erstellen.
Erforderliche Berechtigungen
Um Kalenderressourcen zu verwalten, benötigen Sie eine Administratorrolle mit den Berechtigungen für „Gebäude und Ressourcen“ > „Verwalten“. Diese Berechtigungen sind in der vordefinierten Rolle „Dienst-Admin“ aktiviert. Sie können diese Rolle verwenden oder eine benutzerdefinierte Administratorrolle erstellen. Anleitungen dazu finden Sie in den Hilfeartikeln Einem Nutzer Administratorrollen zuweisen und Benutzerdefinierte Administratorrollen erstellen.
Hinweis: Nur Super Admins können Kalenderressourcen aus ihren eigenen Kalendern verwalten, bevor diese Ressourcen für andere Nutzer freigegeben werden. Es kann einige Stunden dauern, bis ACL-Änderungen wirksam werden und Sie diese Ressourcen verwalten können.
Empfohlene Administratoraufgaben
Gebäude, Ausstattung und Ressourcen erstellen
Der erste Schritt bei der Verwaltung von Kalenderressourcen besteht darin, sie zu erstellen. Für Ressourcen, die vor dem 17. Oktober 2017 hinzugefügt wurden, empfehlen wir Ihnen, strukturierte Informationen zu Ressourcen einzuführen. Dann können Sie die neuesten Verbesserungen von Google Kalender nutzen.
Ressourcen zur Liste „Meine Kalender“ hinzufügen
Um eine Ressource zu verwalten, müssen Sie die E-Mail-Adresse der Ressource Ihrer Liste Meine Kalender hinzufügen. Anschließend können Sie sie bearbeiten, freigeben und Benachrichtigungen dazu erhalten.
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Wenn Sie für die neue Ressource keine Einstellungen für die Freigabe vornehmen, wird die standardmäßige Freigabeoption für sekundäre Kalender in Ihrer Organisation übernommen.
Einem Termin Ressourcen hinzufügen
Sobald Ressourcen erstellt und freigegeben sind, können Sie und Ihre Nutzer zu Ihren Terminen auf dieselbe Weise Ressourcen hinzufügen, wie Sie Gäste zu den Terminen einladen.
Ressourcenbenachrichtigungen erhalten
Unter folgenden Voraussetzungen können Sie Benachrichtigungen einrichten:
- Eine Ressource wird für einen neuen Termin geplant.
- Ein geplanter Termin wird geändert oder abgesagt.
- Eingeladene Personen oder Ressourcen antworten auf einen Termin.
Sie können zudem eine Tagesübersicht für die Ressource anfordern.