Guide sur les modifications apportées à la conservation des messages privés dans Chat

À partir du 1er mai 2025, les règles de conservation des messages privés dans Google Chat vont changer.

Avant le 1er mai, la règle de conservation des messages privés échangés avec des utilisateurs externes pouvait être contrôlée par les deux organisations. En d'autres termes, les règles de conservation de chaque organisation avaient une incidence sur le volume de données historiques visibles par leurs utilisateurs dans les messages privés. Cela diffère de la façon dont les conversations sont gérées dans les espaces, où seule la règle de conservation de l'organisation du créateur s'applique.

À partir du 1er mai, les messages privés ne respecteront que les règles de conservation de l'organisation du créateur.

Ce changement n'affecte pas votre capacité à appliquer des règles de conservation ni l'accès aux conversations dans Google Vault pour les utilisateurs soumis à des règles Vault.

Chronologie des événements

À partir du 1er mai 2025, tous les nouveaux messages privés échangés avec des utilisateurs externes seront soumis aux règles de conservation du créateur.

À partir du 2 juin 2025, les messages privés existants échangés avec des utilisateurs externes seront migrés pour appliquer la règle de conservation du créateur.

D'ici le 1er août 2025, le processus de migration de tous les messages privés devrait être terminé.

Jusqu'au 1er février 2026, nous conserverons les messages privés concernés dans Google Vault ou dans l'Exportation de données pendant six mois après la fin de la migration afin de permettre aux organisations de télécharger une copie des données. Cependant, toutes les règles définies pour supprimer du contenu continueront de s'appliquer.

Remarque : En tant qu'administrateur, si vous souhaitez conserver une copie de tous les messages échangés entre les utilisateurs de votre organisation et des utilisateurs externes, nous vous recommandons d'activer une règle de conservation Vault.

Que peuvent faire les administrateurs avant la migration des données ?

Nous recommandons aux administrateurs d'effectuer les opérations suivantes avant la migration :

Vérifier vos règles de conservation

Assurez-vous d'avoir défini une règle Vault pour conserver les données pendant une durée appropriée. Si aucune règle Vault n'est configurée, il se peut que des messages de certaines conversations auxquelles vous avez actuellement accès soient supprimés. Pour en savoir plus, consultez Gérer les règles et obligations de conservation.

(Facultatif) Configurer Vault pour votre organisation

Si vous souhaitez conserver tous les messages envoyés par votre organisation et que vous ne disposez pas d'une licence Vault active, suivez les instructions pour attribuer des licences Vault, puis configurez Vault pour votre organisation.

(Facultatif) Obtenir une copie des conversations externes en août

Pour recevoir une copie des conversations externes potentiellement concernées par cette migration :

  1. Effectuez une exportation Vault à l'aide de l'opérateur de recherche is:externalmanaged. Cet opérateur ne renverra que les messages privés gérés par une autre organisation. Veuillez exporter ces données après le 1er août 2025.
  2. Demandez une exportation de données pour votre domaine. Si vous le souhaitez, veuillez faire cette demande après le 1er août 2025.

(Facultatif) Configurer une solution d'archivage tierce

Si vous souhaitez conserver toutes les données Chat mais que vous ne disposez pas de Vault, vous pouvez configurer une solution d'archivage tierce.

Questions fréquentes sur les modifications apportées à la conservation des messages privés

Comment l'application d'une règle de conservation est-elle déterminée pour les messages privés après ce changement ?

La règle de conservation de l'utilisateur ayant créé un message privé externe s'applique aux deux utilisateurs de la conversation. Par exemple, si un utilisateur externe a créé un message privé avec vous il y a deux ans, sa règle de conservation (ou celle de son organisation) s'applique. Le créateur ne peut pas la modifier, même si la conversation est supprimée.

Les utilisateurs et les administrateurs seront-ils informés de la règle de conservation qui s'applique à une conversation privée à laquelle ils participent ?

Non. Pour des raisons de confidentialité, nous ne pouvons pas afficher la règle de conservation d'une conversation. Cependant, toutes les conversations afficheront un texte indiquant qui a initié la conversation et, par extension, quelle règle s'y applique.

Le créateur change-t-il après la suppression de tous les messages par une règle de conservation et l'envoi d'un nouveau message par un utilisateur ?

Non, la règle est établie la première fois qu'un utilisateur crée une conversation avec un autre utilisateur. Elle ne peut plus être modifiée par la suite. En haut de la conversation, Chat indiquera aux deux utilisateurs qui a commencé la conversation privée.

Est-il possible pour moi, ou pour les membres de mon organisation, de choisir les messages privés qui appliquent ma règle de conservation et ceux qui sont soumis à la règle d'une autre organisation ?

N°

Les règles de conservation seront-elles appliquées aux utilisateurs individuels en fonction des règles de leur organisation respective ou aux deux utilisateurs en fonction de la règle de l'expéditeur ?

Une fois le changement déployé, la règle de conservation du créateur s'applique à tous les messages échangés dans les conversations externes. Les messages seront supprimés une fois qu'ils auront dépassé la durée de conservation configurée pour le créateur.

En tant qu'administrateur, mon accès aux messages privés dans Vault est-il modifié ?

Si les administrateurs appliquent une règle Vault à tous les utilisateurs de leur organisation, cela n'affecte pas la visibilité des messages de leurs utilisateurs. Dans certains cas, le nombre de messages disponibles dans Vault augmente. Cela peut se produire si le créateur a une règle dont la durée de conservation est plus longue que les autres participants à la conversation. Pour que les administrateurs des utilisateurs qui ne sont pas à l'origine des messages puissent accéder aux messages visibles par leurs utilisateurs, ces messages seront conservés dans Vault, même si une règle est configurée pour les supprimer.

En tant qu'administrateur, y a-t-il un changement concernant les messages privés auxquels je peux accéder via l'Exportation de données ?

Si vous utilisez Vault et que vous avez appliqué une règle Vault à tous les utilisateurs, vous pourrez toujours télécharger les messages privés via l'Exportation de données. Si vous n'utilisez pas Vault ou si aucune règle n'est appliquée à toutes les conversations, il est possible que certaines conversations qui étaient auparavant disponibles dans l'Exportation de données ne le soient plus à un moment donné. Nous conserverons toutes les données pendant six mois après la migration pour les organisations qui souhaitent effectuer une exportation de données. Cependant, toutes les règles définies pour supprimer du contenu continueront de s'appliquer.

Ce changement aura-t-il un impact sur les messages privés échangés entre deux utilisateurs de mon organisation ?

Si deux utilisateurs d'une même organisation ont des règles de conservation en conflit, nous respectons ces règles séparément pour chaque utilisateur dans Chat et Vault. Une fois la migration effectuée, nous appliquerons la règle dont la durée de conservation est la plus longue. Si un utilisateur dispose d'une règle de conservation personnalisée et l'autre d'une règle de conservation par défaut, la règle personnalisée prévaudra pour les deux utilisateurs.

Si une règle de suppression automatique s'applique à un utilisateur, elle supprime les messages pour les deux utilisateurs dans Chat. Si les deux utilisateurs ont une règle de suppression automatique, la règle dont la durée de conservation est la plus courte sera appliquée aux deux utilisateurs. Même si les messages sont supprimés de Chat, ils sont toujours conservés dans Vault conformément à la règle de conservation configurée.

Non.

Ce changement aura-t-il une incidence sur les régions de données ?

Non.

Puis-je appliquer une règle de conservation ou de suppression automatique à un message privé créé par une autre organisation ?

Après cette migration, Chat n'appliquera que la règle définie par le créateur. Toutefois, les règles Vault continueront de s'appliquer, quelle que soit la personne ayant créé la conversation.

La récupération des données des utilisateurs finaux sera-t-elle affectée ?

La récupération des données des utilisateurs finaux continuera d'exporter tous les messages visibles par un utilisateur dans l'interface utilisateur de Chat. Toutefois, elle inclura temporairement tous les messages concernés par cette migration jusqu'au 1er février 2026.

Pouvez-vous donner des exemples de fonctionnement de la conservation avant et après ce changement ?

Exemple de fonctionnement des règles de conservation avant le changement : l'utilisateur A de l'entreprise A dispose d'une règle de conservation de trois mois, tandis que l'utilisateur B de l'entreprise B dispose d'une règle de conservation de six mois. Un message est échangé entre l'utilisateur A et l'utilisateur B. Dans Chat, l'utilisateur A ne verra plus la conversation au bout de trois mois, tandis que l'utilisateur B ne la verra qu'au bout de six mois. Dans Vault, les administrateurs de chaque organisation ne pourront plus voir les conversations en fonction de la règle définie (3 ou 6 mois*).

Exemple de fonctionnement des règles de conservation après la migration : l'utilisateur A de l'entreprise A (le créateur) dispose d'une règle de conservation de trois mois, tandis que l'utilisateur B de l'entreprise B dispose d'une règle de conservation de six mois. Au bout de trois mois, aucun des deux utilisateurs ne verra la conversation dans Chat. En effet, la règle de conservation du créateur (l'utilisateur A) détermine la visibilité de la conversation dans Chat. Ce n'est pas le cas dans Vault, où l'administrateur Vault peut voir la conversation en fonction de sa règle de conservation. Supposons que l'administrateur de l'entreprise A a défini une règle de conservation de trois mois, et que celui de l'entreprise B en a défini une de six mois. Chaque administrateur verra la conversation dans Vault pendant la durée de conservation sélectionnée*.

Exemple de fonctionnement des règles de conservation après la migration : l'utilisateur A de l'entreprise A dispose d'une règle de conservation de trois mois, tandis que l'utilisateur B de l'entreprise B (le créateur) dispose d'une règle de conservation de six mois. Comme dans l'exemple ci-dessus, les deux utilisateurs pourront voir la conversation pendant six mois, car la règle de conservation du créateur est appliquée dans Chat. Pour les administrateurs dans Vault, les deux entreprises verront les conversations pendant six mois*. La visibilité de l'entreprise A est étendue pour s'assurer qu'elle peut accéder aux messages visibles par son utilisateur.

*Remarque : Vault applique également un délai de suppression de 30 jours après l'expiration d'une règle de conservation avant que les messages ne soient supprimés.