2025 年 5 月 1 日起，Google Chat 中的 1:1 即時訊息資料保留政策將有所變動。
5 月 1 日前，與外部參與者的 1:1 即時訊息 (1:1 DM) 可受雙方機構的資料保留政策控制。也就是說，每個機構的資料保留政策會影響使用者在 1:1 即時訊息中看到的記錄量。聊天室對話的處理方式則不同，僅受建立者所屬機構的資料保留政策影響。
自 5 月 1 日起，1:1 即時訊息將逐步改為只適用建立方機構的資料保留規則。
這項異動不會影響您套用資料保留政策，也不影響套用保管箱政策的使用者在 Google 保管箱中存取對話。
事件時間表
2025 年 5 月 1 日起，所有與外部使用者新傳送的 1:1 即時訊息將遵循建立者的資料保留政策。
2025 年 6 月 2 日起，與外部使用者的既有 1:1 即時訊息將改為遵循建立者的資料保留政策。
預計至 2025 年 8 月 1 日，所有 1:1 即時訊息將全面完成遷移。
遷移結束後，受影響的 1:1 即時訊息將在 Google 保管箱或資料匯出服務中保留 6 個月，以便各機構下載資料副本。保留期限最晚至 2026 年 2 月 1 日。 不過，所有設為刪除內容的規則都會繼續生效。
注意：如果管理員想保留機構成員與外部使用者之間所有的訊息副本，建議啟用有效的保管箱資料保留政策。
管理員可以提前採取哪些措施？
建議管理員在遷移前完成下列事項：
- 確認外部即時通訊設定
- 準備回答員工對即時通訊資料保留政策的疑問
- 檢查資料保留政策
- (選用) 為貴機構設定保管箱
- (選用) 取得外部對話的副本
- (選用) 設定第三方封存功能
檢查資料保留政策
請確認您已設定能妥善保留資料一段期間的保管箱政策。如未設定保管箱政策，您目前可存取的部分對話訊息或許會遭到刪除。詳情請參閱「管理資料保留規則和訴訟保留」。
(選用) 為貴機構設定保管箱
如果您想保留貴機構傳送的所有訊息，但不具備有效的保管箱授權，請按照保管箱授權說明的步驟操作，然後為貴機構設定保管箱。
(選用) 在 8 月取得外部對話的副本
如要取得可能受遷移作業影響的外部對話副本，請採取下列行動：
- 使用搜尋運算子
is:externalmanaged執行保管箱匯出作業。這個運算子只會傳回由其他機構管理的 1:1 即時訊息。請等 2025 年 8 月 1 日後再匯出資料。 - 要求匯出貴機構網域的資料。請等 2025 年 8 月 1 日後再提出要求。
(選用) 設定第三方封存功能
如果您想保留所有 Chat 資料，但沒有保管箱，可以設定第三方封存服務。
關於即時訊息保留機制異動的常見問題
這項異動生效後，系統會如何判定 1:1 即時訊息適用的資料保留政策？
以外部 1:1 即時訊息建立者的資料保留政策為準。舉例來說，如果外部使用者在 2 年前與您建立 1:1 即時訊息，系統就會套用該使用者 (或其機構) 的資料保留政策。即使對話已刪除，建立者也無法更改這項設定。
使用者和管理員能否得知自己的 1:1 即時訊息對話適用的資料保留政策？
不能，基於隱私考量，系統不會顯示對話的資料保留政策。不過，所有對話都會標明發起人是誰，而對話將適用發起人的資料保留政策。
所有訊息依據資料保留政策刪除後，如果某位使用者發送新訊息，建立者是否會變更？
否，政策會在使用者首次與另一位使用者對話時建立，之後無法更改。Chat 會在對話頂端顯示是哪位使用者發起 1:1 即時訊息。
我或本機構的使用者可以選擇哪些 1:1 即時訊息使用我的資料保留政策，哪些使用其他機構的政策嗎？
不會。
資料保留政策是根據每位使用者的機構政策分別套用，還是統一以發起人的政策為準？
這項異動生效後，外部對話中的所有訊息都會套用建立者的資料保留政策。一旦超過為建立者設定的保留期限，訊息就會遭到刪除。
管理員在保管箱中存取 1:1 即時訊息的權限會有變動嗎？
如果管理員已將保管箱政策套用至機構全體成員，他們對使用者訊息的存取權就不會受到影響。某些情況會導致保管箱內的可查看訊息數量增加。如果建立者的資料保留期限長於其他對話參與者的期限，就可能發生這種情況。為確保非建立者的管理員能存取使用者可查看的訊息，這些訊息會儲存在保管箱中，即使政策設為刪除此類訊息也是如此。
管理員能透過資料匯出工具存取的 1:1 即時訊息會有變動嗎？
如果您已啟用保管箱，並將保管箱政策套用至所有使用者，那麼透過資料匯出工具下載 1:1 即時訊息的能力將不受影響。如果您沒有保管箱，或是未將政策套用至所有對話，則之前可透過資料匯出工具取得的部分對話，可能會在某個時間點變得無法取得。我們會在遷移完成後保留所有資料 6 個月，方便機構視需要匯出資料。 不過，所有設為刪除內容的規則都會繼續生效。
我的機構內兩位使用者之間的 1:1 即時訊息會受到影響嗎？
如果同一機構內兩位使用者的保留政策互相衝突，系統會分別依照他們的政策處理 Chat 和保管箱中的資料。遷移完成後，則會適用資料保留期限較長的政策。如果一位使用者設有自訂保留規則，另一位使用者則採用預設保留規則，系統會優先採用自訂規則。
如果自動刪除政策套用至單一使用者，系統會根據該政策刪除 Chat 中兩位使用者的訊息。如果兩位使用者都適用自動刪除政策，系統會以保留期限較短的政策為準，為兩位使用者執行刪除作業。即使訊息已從 Chat 中刪除，仍會根據設定的資料保留政策保留在保管箱中。
這項異動是否會影響訴訟保留？
不會。
這項異動會影響資料地區嗎？
不會。
我可以對其他機構建立的 1:1 即時訊息套用資料保留或自動刪除政策嗎？
遷移完成後，Chat 只會遵循建立者設定的政策，不過，對於保管箱中的資料，無論對話建立者是誰，系統都會遵循既定政策。
使用者匯出功能會受到影響嗎？
該項功能會繼續匯出使用者可在 Chat 使用者介面中看到的所有訊息，但在 2026 年 2 月 1 日前，匯出內容會暫時納入所有受這項遷移作業影響的訊息。
請舉例說明這項異動生效前後，資料保留機制如何運作。
變更前的資料保留政策運作方式示例：公司 A 的使用者 A 採用 3 個月資料保留政策，公司 B 的使用者 B 則採用 6 個月資料保留政策。使用者 A 和使用者 B 傳送訊息給彼此。在 Chat 中，使用者 A 在 3 個月後就不會再看到該場對話，而使用者 B 則要等到 6 個月後才不會看到該場對話。在保管箱中，各機構的管理員無法再查看該場對話的時間，取決於各自設定的政策 (3 或 6 個月*)。
遷移後的資料保留政策運作方式示例：A 公司 (建立者) 的使用者 A 採用 3 個月資料保留政策，B 公司的使用者 B 則採用 6 個月資料保留政策。兩位使用者無法在 Chat 中查看對話的時間，都是 3 個月後。這是因為對話是否在 Chat 中顯示，取決於建立者 (使用者 A) 的資料保留政策。不過，在 Google 保管箱中，管理員可根據各自的資料保留政策查看對話內容。舉例來說，A 公司的管理員設定了 3 個月資料保留政策，而 B 公司管理員設定的期限則是 6 個月。兩位管理員都會在保管箱中，看到符合所選資料保留政策*的對話。
遷移後的資料保留政策運作方式示例：A 公司的使用者 A 採用 3 個月資料保留政策，B 公司 (建立者) 使用者 B 的保留期限則是 6 個月。如同上方示例，由於 Chat 會遵循建立者的資料保留政策，因此兩位使用者都能在 6 個月內查看對話。兩家公司的管理員也都能在保管箱中查看 6* 個月的對話。系統會延長公司 A 的保留期限，確保他們能存取旗下使用者可查看的訊息。
*注意：保管箱也設有 30 天的刪除期限，會在資料保留政策到期後刪除訊息。