המאמר הזה מיועד לאדמינים שמנהלים את חשבון Google Workspace או Cloud Identity של הארגון.
סקירה כללית של שיחות בפגישה
עם השקת Chat ב-Meet, Google Chat ייצור סדרה של שיחות בפגישה עד 7 ימים לפני הפגישה. הפגישות האלה יופיעו בכלי לניהול מרחבים שלכם ובדוחות וביומני הביקורת. שימו לב ששיחות בפגישה שלא נעשה בהן שימוש יימחקו אוטומטית תוך 8 ימים ממועד היצירה. אנחנו בודקים אפשרות להפריד בבירור בין שיחות שנוצרו על ידי המערכת במסוף Admin, כעדכון המשך בחודשים הקרובים.
הגדרת מארח ברמת הפגישה
אם מארח הפגישה משבית את הצ'אט המתמשך לפגישה, ההודעות שנשלחות במהלך הפגישה יחזרו לגרסה הקודמת. ההודעות לא נשמרות ב-Google Chat ולא חלות עליהן מדיניות שמירת הנתונים של הארגון.
- הגדרות אדמין: נכון לעכשיו, אי אפשר להשבית את הצ'אט בפגישות לכל הדומיין. שימו לב שהתכונה הזו נמצאת בפיתוח.
- מסוף Admin: הפעילות של משתמשים חיצוניים, משתמשים שמצטרפים לפגישה ומשתמשים לא רשומים בשיחות בפגישות כלולה בדוחות של אירועים ביומן.
שיחות בפגישות יתחילו להופיע בקטע 'מרחבים' בדוחות ובניהול המרחבים ב-Admin. שיחות בפגישות נוצרות על ידי המערכת, ולכן כל השיחות בפגישות זמינות דרך יומני הביקורת, בין אם נעשה בהן שימוש ובין אם לא. אפשר למצוא את היומנים האלה במסוף Google Admin בקטע דיווח 
ביקורת וחקירה אירועים ביומן Chat.
יכול להיות שתהיה עלייה בשימוש בנפח האחסון של המרחבים בעקבות ההשקה של הצ'אט המתמשך בפגישה.
איפה אפשר לגשת לנתוני השיחה המתמשכת
מכיוון ששיחות בפגישות הן מרחבים אמיתיים ב-Chat שנוצרו על ידי המערכת, תראו שינויים בארבעה אזורים ספציפיים במסוף Admin. הפעילות הזו היא התנהגות צפויה.
דוחות של אפליקציות
נתוני הדוחות על אפליקציות מופיעים בקטע דוחות דוחות על אפליקציות Google Chat.
יכול להיות שתראו עלייה במדד המרחבים שנוצרו בתרשים הדוחות של Chat. העלייה הזו משקפת את העובדה שהמערכת יוצרת אוטומטית מרחבים 7 ימים לפני פגישות מתוזמנות. זה לא בהכרח מעיד על עלייה בפעילות ידנית של משתמשים.
כלי לניהול מרחבים
אפשר לגשת לשיחות בפגישות בכלי לניהול מרחבים, בקטע אפליקציות Google Workspace הגדרות ל-Google Chat ניהול מרחבים.
המרחבים האלה מנוהלים כמו כל מרחב אחר, אבל הם יימחקו אוטומטית אם לא יהיה בהם שימוש. מידע נוסף זמין בהמשך המאמר בקטע מחיקה אוטומטית של שיחות בצ'אט בפגישות.
הערה: אנחנו בודקים אפשרות להפריד בין שיחות שנוצרו על ידי המערכת בעדכון עתידי, כדי לצמצם את העומס בתצוגה הזו.
ביקורת וחקירה
כשמרחבים כאלה נוצרים, נוצרים אירועים מסוג Room created ביומני הביקורת של Chat. אפשר למצוא אותם בקטע דיווח ביקורת וחקירה אירועים ביומן של Chat.
הערה: למרות שהמרחבים האלה נוצרים על ידי המערכת, בשדה Actor ביומן הביקורת יכול להיות שיופיע מארגן הפגישה ולא חשבון מערכת גנרי. השדה הזה מציין את המשתמש שעבורו הוכנה המרחב.
Vault וייצוא נתונים
אם יש לכם הגדרות של ייצוא נתונים או ייצוא נתונים מ-Vault ברמת הדומיין, כדאי לקרוא את המאמר שמירת הודעות מ-Google Chat באמצעות Vault.
הערה: אם תתחילו הוצאת נתונים ברמת הדומיין כששיחות צ'אט מתמשכות פעילות בפגישות, יכול להיות שתהיה עלייה בנפח המרחב בגלל הוספה של מרחבים שנוצרו על ידי המערכת.
מחיקה אוטומטית של שיחות בצ'אט של הפגישה
מערכת Google Chat מוחקת באופן אוטומטי וסופי שיחות ריקות ולא פעילות שנוצרו על ידי המערכת (כמו שיחות בפגישות). יכול להיות שהשיחות בפגישות ייווצרו על ידי המערכת עד 7 ימים לפני שהפגישה מתוזמנת להתחיל.
שיחות שנוצרו על ידי המערכת נמחקות רק אם מתקיימים כל התנאים הבאים:
- המרחב לא מכיל הודעות שנוצרו על ידי משתמשים, בין אם הן גלויות או נמחקו זמנית. הודעות שנוצרות על ידי המערכת (למשל, כשמשתמשים מצטרפים או עוזבים) לא נכללות.
- אין משאבים או משימות מוצמדים.
- אי אפשר לשלוח אימייל למרחב. מידע נוסף
- לא הייתה פעילות של משתמשים בשיחה (לדוגמה, שליחת הודעות, העלאת קבצים, שינויים במשתתפים) במשך 8 ימים רצופים. הערה: התופעה הזו התרחשה רק אחרי 30 ימים בנובמבר ובתחילת דצמבר 2025, אבל מאז היא צומצמה ל-8 ימים. יכול להיות שתראו עלייה בפעילות למשך הזמן הזה, אבל היא צפויה לרדת באופן משמעותי בעתיד.
המחיקה של שיחות שנוצרו על ידי משתמשים או על ידי המערכת כוללת את שם השיחה ואת רשימת המשתתפים. השיחות האלה כפופות למדיניות הרלוונטית של Google Vault. התהליך הזה לא סותר את מדיניות שמירת ההודעות או את ההקפאות המשפטיות ב-Google Vault, כי הוא חל רק על שיחות שאושר שלא נשלחו בהן הודעות.
אדמינים יכולים למצוא רשומות של מחיקות ביומני הביקורת של Chat במסוף Google Admin.