המאמר הזה מיועד לאדמינים. אם אתם רוצים לדעת איך יוצרים מרחבים ומצטרפים אליהם, אתם יכולים להיכנס אל העזרה למשתמשי מרחבים.
מרחבים הם המקום העיקרי ב-Google Workspace לתקשורת, לשיתוף פעולה ולביצוע עבודה. במרחבים, הרעיונות יכולים לזרום בחופשיות, המידע נגיש בכל רגע והעבודה מתבצעת בקלות. המרחבים עוזרים לארגון לגלות נושאים ולשתף פעולה בנושאים, והם מאפשרים לצוותים לעבוד בסביבת עבודה מקושרת ופרודוקטיבית יותר.
היתרונות של מרחבים
המרחבים הם:
- מרכז עבודה
מרחבים הם מקום אחד שבו צוות יכול לעבוד, לקבל החלטות, לפרסם הודעות ולנהל דיונים. כולם נשארים מסונכרנים עם גישה לאותו תוכן ויכולים לראות את ההחלטות. אפליקציות של Workspace וכלים של צד שלישי משולבים במרחבים, בדיוק במקום שבו אתם צריכים אותם. - מרחבים לפי נושאים
מרחבים שמתמקדים בנושאים עוזרים לאנשים לארגן את המרחבים בצורה יעילה ולהגדיר התראות בצורה אפקטיבית. - מרחב בטוח לדיונים
מרחבים מספקים סביבה מהירה, קלילה ומלאת הבעה, עם שיחות לא רשמיות יותר שמבוססות על צ'אטים ואימוג'י. סגנון התקשורת הלא רשמי הזה מוריד את המחסומים למעורבות, ומעודד שיחות חופשיות יותר וביטחון פסיכולוגי לאנשים בארגון.
מרחבים או שיחות קבוצתיות?
מרחבים הם פתרון אידיאלי להשגת הרבה מטרות תקשורת, כמו שמתואר למעלה. אנחנו ממליצים להשתמש במרחבים כמקום העיקרי ב-Workspace לשיתוף פעולה בפרויקטים ולעבודה עם צוותים, וגם לדיונים חברתיים ולשיתוף ידע כללי באופן שוטף.
שיחות קבוצתיות קטנות או צ'אטים אישיים מתאימים לשליחת הודעות מהירה ואד-הוק, כמו הבהרות לא רשמיות, מעקב מהיר, תקשורת בערוץ משני שלא דורשת קהל גדול ודיונים קצרים.
מידע נוסף על מקרים שבהם כדאי להשתמש בכלים האלה ובכלים אחרים לתקשורת מופיע במאמר שיטות מומלצות לתקשורת קבוצתית.
יצירת מרחבים פרטיים, מרחבים שגלויים לכולם או מרחבים פתוחים
אחרי שיוצרים מרחב, משתמשים בארגון יכולים לבחור בין גישה פרטית, גישה גלויה לכולם או גישה פתוחה. אם בארגון שלכם יש כמה קהלי יעד, הבעלים והמנהלים של המרחב יכולים להשתמש בהגדרות מתקדמות כדי לשלוט במי יכול לראות את המרחב או להצטרף אליו. אפשר להגדיר רק קהל יעד אחד שיכול להצטרף למרחב.
מרחבים פרטיים הם אידיאליים לדיונים בצוותים ובקבוצות, או לפרויקטים ספציפיים. אם משתמש רוצה להצטרף למרחב פרטי, אחד מהמשתתפים במרחב צריך להזמין או לצרף אותו. מרחבים פרטיים נשארים מוסתרים מכל מי שלא משתתף בהם או הוזמן אליהם.
מרחבים שגלויים לכולם מיועדים לדיונים שצריכים להישאר פרטיים, אבל לאפשר למשתמשים אחרים לשלוח בקשת הצטרפות. כשמרחב גלוי לכולם, המשתמשים יכולים למצוא אותו, לראות את השם והתיאור שלו ולשלוח בקשת הצטרפות. רק משתמשים שהצטרפו יכולים לראות את ההודעות.
מרחבים פתוחים שימושיים לדיונים שלא מוגבלים לאנשים או לצוותים ספציפיים. כשמרחב פתוח, המשתמשים יכולים לחפש אותו, לראות תצוגה מקדימה של ההודעות ולהצטרף אליו. אם יש להם קישור למרחב, הם יכולים להצטרף אליו דרך הקישור.
שיטות מומלצות להגדרת מרחבים
ריכזנו כאן כמה הצעות שיעזרו לארגון שלכם להשתמש במרחבים בצורה יעילה.
- ברוב המקרים, מומלץ להפעיל את ההיסטוריה כברירת מחדל כדי שאנשים יוכלו לעיין בידע ובדיונים שהתנהלו בעבר. כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהשיחה תיעלם לפני שכל המשתתפים יספיקו לראות אותה. אם מהדורת Workspace שלכם מאפשרת זאת, כדאי להגדיר את האפשרות ההיסטוריה תמיד מופעלת.
- כדאי להגדיר את ההנחיות של החברה לנימוסי שיחה ב-Chat ולפרסם אותן. ההנחיות צריכות לכלול מצבים שבהם הארגון רוצה להשתמש באימייל, בשיחות ישירות, בשיחות קבוצתיות קטנות או במרחבים, וגם אם זמני התגובה הצפויים שונים בערוצי התקשורת האלה.
- הנה כמה הנחיות ספציפיות שאנחנו ממליצים עליהן:
- אפשר להשתמש במרחבים לדיונים אסינכרוניים שבהם לא צריך להיות אונליין באותו הזמן. במקום זאת, הם יכולים לקרוא את ההודעות ולענות להן בזמן שנוח להם.
- תיוג אנשים באמצעות @מאפשר למשוך את תשומת הלב שלהם ולוודא שהם מקבלים התראה. כדאי להודיע למשתמשים שהם יכולים להשתמש בתיוג @כולם כדי למשוך את תשומת הלב של כולם במרחב, אבל להזכיר להם שהתיוג הזה שולח התראה לכולם. כדאי להוסיף דוגמאות למצבים שבהם מומלץ או לא מומלץ להשתמש בהגדרה הזו בארגון.
- כדאי לעודד את כולם להוסיף הקשר כללי כשהם מתייגים אנשים בצ'אט, במיוחד בשיחות קבוצתיות גדולות ובמרחבים. כך קל יותר לעמיתים להבין למה מתכוונים בלי לעבור על כל המרחב.
- כדי לעזור למשתמשים שלכם לענות להודעות ספציפיות בלי לשבש את השיחה הראשית במרחב, כדאי להשתמש בשרשורים כדי שהמשתמשים יוכלו לפצל את התשובות לשיחות נפרדות. מידע נוסף על שימוש בשרשורים במרחבים
- מעודדים את העובדים ליצור מרחבים משלהם לעבודה. חשוב שהמנהלים ישתמשו באופן פעיל במרחבים כדי לעודד את העובדים לעשות זאת בעצמם.
- כדי לשמור על שיחות בריאות, לוודא שהנושאים נשארים במסלול המתאים ולשלוט בזמינות המרחב בארגון, כדאי לעבוד עם הבעלים והמנהלים של המרחב בארגון.
ניהול מרחבים בארגון
כל מי שיוצר מרחב בארגון הופך אוטומטית לבעלים של המרחב ויכול להקצות עוד אנשים לתפקיד הזה. הסבר על התפקידים "בעלים" ו"מנהל/ת של המרחב"
יכול להיות שיוקצה באופן אוטומטי תפקיד הבעלים של המרחב לאנשים נוספים בארגון. כך אפשר למנוע מצב שבו אין בעלים למרחב, למשל אם הבעלים עוזב את המרחב או שהחשבון שלו נמחק או מושעה. אם יוצר המרחב כבר לא חבר בו, התפקיד של הבעלים של המרחב יוקצה באופן אוטומטי ל-3 מהחברים הפעילים הראשונים במרחב.