אופטימיזציה של המרחבים בארגון

המאמר הזה מיועד לאדמינים. אם אתם רוצים ללמוד איך ליצור מרחבים ולהצטרף אליהם, אתם יכולים לעיין בעזרה למשתמשי מרחבים.

המרחבים הם המקום העיקרי ב-Google Workspace לתקשורת, לשיתוף פעולה ולביצוע עבודה. ב-Spaces, הרעיונות יכולים לזרום בחופשיות, המידע נגיש בכל רגע והעבודה מתבצעת בקלות. מרחבים עוזרים לארגון לגלות נושאים ולשתף פעולה בנושאים, והם מאפשרים לצוותים לעבוד יחד בסביבת עבודה מקושרת ופרודוקטיבית יותר.

היתרונות של מרחבים

מרחבים הם:

• מרכז עבודה
  המרחבים הם מקום אחד שבו הצוות יכול לעבוד, לקבל החלטות, לפרסם הודעות ולנהל דיונים. כולם נשארים מסונכרנים עם גישה לאותו תוכן ויכולים לראות את ההחלטות. אפליקציות של Workspace וכלים של צד שלישי משולבים במרחבים, בדיוק במקום שבו אתם צריכים אותם.
• מרחבים לפי נושאים
  מרחבים לפי נושאים עוזרים לאנשים לארגן את המרחבים בצורה יעילה ולהגדיר התראות בצורה אפקטיבית.
• מרחב בטוח לדיונים
  מרחבים מספקים סביבה מהירה, קלילה ומלאת הבעה, עם שיחות לא רשמיות יותר שמבוססות על צ'אטים ואמוג'י. סגנון התקשורת הלא רשמי הזה מוריד את המחסומים להשתתפות, ומעודד שיחות חופשיות יותר וביטחון פסיכולוגי לאנשים בארגון.

מרחבים או שיחות קבוצתיות?

מרחבים הם פתרון אידיאלי להשגת הרבה יעדי תקשורת, כמו שמתואר למעלה. אנחנו ממליצים להשתמש במרחבים כמקום העיקרי ב-Workspace לשיתוף פעולה בפרויקטים ולעבודה צוותית, וגם לדיונים חברתיים ולשיתוף ידע כללי באופן שוטף.

שיחות קבוצתיות קטנות או צ'אטים אישיים מתאימים במיוחד לשליחת הודעות מהירה ואד-הוק, כמו הבהרות לא רשמיות, מעקב מהיר, תקשורת בערוץ משני שלא דורשת קהל גדול ודיונים שמוגבלים בזמן.

מידע נוסף על מקרים שבהם כדאי להשתמש בכלים האלה ובכלים אחרים לתקשורת מופיע במאמר שיטות מומלצות לתקשורת קבוצתית.

שיטות מומלצות להגדרת מרחבים

ריכזנו כאן כמה הצעות שיעזרו לארגון שלכם להשתמש ביעילות במרחבים.

• ברוב המקרים, מומלץ להפעיל את ההיסטוריה כברירת מחדל כדי שאנשים יוכלו לעיין בידע ובדיונים שהיו בעבר. כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהשיחה תיעלם לפני שכל המשתתפים יספיקו לראות אותה. אם המהדורה שלכם ב-Workspace מאפשרת זאת, כדאי להגדיר את האפשרות ההיסטוריה תמיד מופעלת.
• הגדרת הנחיות לנימוסי שיחה והעברתן לעובדים. ההנחיות צריכות לכלול מצבים שבהם אתם רוצים שהארגון ישתמש באימייל, בצ'אטים ישירים, בשיחות קבוצתיות קטנות או במרחבים, וגם אם זמני התגובה הצפויים שונים בערוצי התקשורת האלה.
• אפשר לייבא קבוצות למרחב, אבל רק אם יש בקבוצה פחות מ-100 חברים. אם רוצים לייבא קבוצה עם יותר מ-100 משתמשים, אפשר ליצור מרחב שגלוי לכולם, ואז לשלוח הודעה לחברי הקבוצה עם קישור להצטרפות למרחב החדש.
• כשיוצרים צ'אט ישיר קבוצתי, משנים את השם שלו או משדרגים אותו למרחב, צריך להשתמש בשם ייחודי. ההתאמה כוללת גם את השימוש באותיות רישיות, סימני פיסוק ובינלאומיות. לדוגמה, אם יש לכם מרחב בשם 'ארוחת צהריים', לא תוכלו להשתמש בשמות הבאים:
  • luncH
  • lun.h
  • lŨnch
• ריכזנו כמה הנחיות ספציפיות מומלצות:
• אפשר להשתמש במרחבים לדיונים אסינכרוניים שבהם לא צריך להיות אונליין באותו הזמן. במקום זאת, הם יכולים לקרוא את ההודעות ולענות להן בזמן שנוח להם.
• תיוג באמצעות @מאפשר למשוך את תשומת הלב של אנשים ספציפיים ולוודא שהם מקבלים התראה. כדאי להודיע למשתמשים שהם יכולים להשתמש בתיוג @כולם כדי למשוך את תשומת הלב של כולם במרחב, אבל להזכיר להם שהתיוג הזה שולח התראה לכולם. כדאי להוסיף דוגמאות למצבים שבהם מומלץ או לא מומלץ להשתמש בהגדרה הזו בארגון.
• כדאי לעודד אנשים להוסיף הקשר כללי כשהם מתייגים אנשים בשיחה, במיוחד בשיחות קבוצתיות ובמרחבים גדולים יותר. כך קל יותר לעמיתים להבין למה אתם מתכוונים ברמה גבוהה, בלי שהם יצטרכו לעיין בכל המרחב.
• כדי לעזור למשתמשים שלכם לענות להודעות ספציפיות בלי לשבש את השיחה הראשית במרחב, כדאי להשתמש בחלוקת השיחה לשרשורים כדי שהמשתמשים יוכלו לפצל את התשובות לשיחות נפרדות. מידע נוסף על שימוש בשרשורים במרחבים
• כדאי להשתמש במרחבים משותפים עם אפשרות גילוי לנושאים שלא צריך להגביל לקבוצות או לאנשים ספציפיים. החללים המשותפים שניתן לגלות אותם מאפשרים שקיפות רבה יותר של המידע, לארגונים לבנות הבנות משותפות ולחברים חדשים להשתלב במהירות.
• מעודדים את העובדים ליצור מרחבים משלהם לעבודה. המנהלים צריכים להשתמש באופן פעיל במרחבים כדי לעודד את העובדים להשתמש בהם בעצמם.
• כדי לשמור על שיחות בריאות, לוודא שהנושאים נשארים במסלול המתאים ולשלוט בזמינות המרחב בארגון, כדאי לעבוד עם הבעלים והמנהלים של המרחב בארגון.

ניהול מרחבים בארגון

כל מי שיוצר מרחב בארגון הופך אוטומטית לבעלים של המרחב ויכול להקצות עוד אנשים לתפקיד הזה. הסבר על התפקידים "בעלים" ו"מנהל/ת של המרחב"

יכול להיות שיוקצה אוטומטית תפקיד הבעלים של המרחב לעוד אנשים בארגון. כך אפשר למנוע מצבים שבהם מרחבים לא מנוהלים, למשל אם הבעלים של המרחב עוזב אותו או שהחשבון שלו נמחק או מושעה. אם היוצר של המרחב המשותף כבר לא חבר בו, התפקיד של הבעלים של המרחב המשותף מוקצה אוטומטית ל-3 מהמשתמשים הפעילים הראשונים במרחב.