Nutzern das Erstellen geteilter Ablagen erlauben

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter, Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard und Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Versionen vergleichen

Als Administrator können Sie festlegen, ob alle oder einige Nutzer in Ihrer Organisation geteilte Ablagen erstellen dürfen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, dass in einem Unternehmen alle Nutzer die Möglichkeit haben, geteilte Ablagen zu erstellen. Das erleichtert die Zusammenarbeit von Teams und verhindert, dass Daten verloren gehen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Bei Bildungseinrichtungen macht es aber möglicherweise mehr Sinn, wenn nur Lehrkräfte geteilte Ablagen erstellen können und keine Schüler oder Studenten.

Hinweis:Wenn das Erstellen geteilter Ablagen für Nutzer in einer Organisationseinheit deaktiviert ist, können dennoch Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Bildungseinrichtung diese Nutzer zu geteilten Ablagen hinzufügen.

Hinweis:Bei Bedarf können Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder Gruppe anwenden.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Geteilte Ablagen erstellen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Wählen Sie für das Feld Verhindern, dass Nutzer in ausgewählte Organisationseinheit neue geteilte Ablagen erstellen die gewünschte Einstellung aus:
    • Wenn Sie Nutzern erlauben möchten, geteilte Ablagen zu erstellen, entfernen Sie das Häkchen.
    • Wenn Nutzer nicht die Möglichkeit haben sollen, geteilte Ablagen zu erstellen, setzen Sie das Häkchen.
  5. Optional: Wenn Sie Nutzern erlauben, geteilte Ablagen zu erstellen, wählen Sie aus, in welcher Organisationseinheit die geteilten Ablagen standardmäßig erstellt werden sollen. Sie können geteilte Ablagen später in andere Organisationseinheiten verschieben. Mit dieser Option können Sie den Speicherplatz für Ihre Organisation kontrollieren und verwalten.

  6. Optional, nicht für Business Starter unterstützt: Legen Sie die standardmäßigen Freigabeeinstellungen für neue geteilte Ablagen fest und ob Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit haben sollen, diese Einstellungen zu überschreiben. Optionen:

    • Mitgliedern mit Administratorzugriff erlauben, die Einstellungen unten zu überschreiben: Wenn diese Option deaktiviert ist, können Administratoren diese Freigabeeinstellungen für einzelne geteilte Ablagen nicht ändern. In den meisten Fällen ist es aber sinnvoll, Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit zu geben, die Einstellungen zu ändern. Damit wird sichergestellt, dass mit externen Nutzern und anderen Teams zusammengearbeitet werden kann.
    • Nutzern außerhalb Ihrer Organisation den Zugriff auf Dateien in geteilten Ablagen erlauben: Wenn diese Option deaktiviert ist, können externe Nutzer nicht auf Dateien in geteilten Ablagen zugreifen, auch wenn Sie Nutzern erlauben, Dateien außerhalb Ihrer Organisation freizugeben. Außerdem können mit dieser Einstellung Administratoren von geteilten Ablagen keine externen Nutzer als Mitglieder hinzufügen. Wenn Nutzer keine Elemente in Drive außerhalb Ihrer Organisation freigeben dürfen, hat diese Einstellung keine Auswirkungen, da damit die Freigabeeinstellung nicht überschrieben werden kann.
    • Erlauben, dass Personen, die nicht Mitglied der geteilten Ablage sind, zu Dateien hinzugefügt werden: Wenn das Häkchen entfernt ist, können Mitglieder der geteilten Ablage Nicht-Mitgliedern nicht die Möglichkeit geben, Dateien in den geteilten Ablagen anzusehen, zu kommentieren oder zu bearbeiten oder diese Dateien über einen Link freizugeben.
    • Content-Managern erlauben, Ordner freizugeben: Wenn das Häkchen entfernt ist, können nur Administratoren Ordner freigeben.
    • Betrachter und Kommentatoren dürfen Dateien herunterladen, drucken und kopieren: Wenn diese Option deaktiviert ist, können Mitglieder von geteilten Ablagen mit Lese- oder Kommentarzugriff Dateien in geteilten Ablagen nicht herunterladen, kopieren oder drucken.
      Hinweis:Diese Einstellung wird auch für Dateien und Ordner in geteilten Ablagen beibehalten, wenn sie aus geteilten Ablagen verschoben werden. Im Fall von Ordnern kann die Einstellung nicht mehr zurückgesetzt werden, sobald die Datei in „Meine Ablage“ gespeichert ist.

    Hinweis:Wenn Sie die Standardeinstellungen später ändern, gilt dies dann nur für neue geteilte Ablagen. Für vorhandene geteilte Ablagen bleiben die bisherigen Einstellungen erhalten. Sie können die Freigabeeinstellungen für vorhandene geteilte Ablagen in der Admin-Konsole ändern.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden – meistens geht es jedoch schneller. Weitere Informationen