במאמר הזה לא מתואר איך מעבירים תוכן לאחסון שיתופי או ממנו. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא העברת תוכן לאחסון שיתופי.
תיקיות משותפות שונות מאחסון שיתופי. העברת פריט מתיקייה משותפת עשויה לשנות את האנשים שיכולים לראות אותו ואת ההרשאות שחלות על הפריט. מומלץ להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי בארגון במקום לשתף תיקיות.
הערה: אם מעבירים תיקיות עם הרבה קבצים או תיקיות משנה, יכול לקחת קצת זמן עד שכל הפריטים יועברו למיקום החדש.
לפני שמתחילים
כדי להעביר קבצים או תיקיות מתיקייה משותפת אל האחסון שלי:
- חשוב לוודא ששיתפתם את הפריט עם גישת עריכה.
- מפעילים את ההגדרה בעלי הרשאת עריכה יכולים לשנות הרשאות ולשתף בקובץ או בתיקייה. להוראות, עבור אל הגבלת אפשרויות השיתוף של קבצים ב-Drive.
הרשאות לקבצים
העברה של קובץ או תיקייה מתיקייה משותפת אל האחסון שלי היא העברה ולא העתקה. התוכן שהועבר כבר לא נמצא בתיקייה המשותפת. כתוצאה מכך:
- כל ההרשאות שהתוכן שהועבר קיבל בירושה מהתיקייה המשותפת מוסרות. הוא מקבל בירושה הרשאות חדשות מתיקיית היעד, בנוסף להרשאות אחרות שהוגדרו במפורש.
- המשתמשים לא רואים יותר את הקבצים או התיקיות שהועברו בתיקייה המשותפת.
דוגמה
- משתמש שיתף קובץ עם משתמשים א' וב'.
למשתמש א' ולמשתמש ב' יש גישה לקובץ, בלי קשר למיקום שלו. - משתמש שיתף קובץ שמאוחסן בתיקייה X עם משתמשים א' ו-ג'.
למשתמשים א', ב' ו-ג' יש גישה לקובץ. - קובץ ששותף עם משתמש ד' מועבר לתיקייה י'.
למשתמשים א', ב' ו-ד' יש גישה לקובץ, אבל משתמש ג' לא רואה אותו יותר בתיקייה X ואין לו יותר גישה לקובץ.
התראות כשמעבירים קבצים
כשמשתמש מעביר קובץ מתיקייה משותפת אל האחסון שלי, הוא רואה אזהרה לפני שההעברה מתבצעת. ההתראה הזו עוזרת להקטין את הסיכון שמשתמש יעביר קבצים בטעות ויסיר את הגישה של משתמשים אחרים.
אם המשתמש ימשיך בהעברה, תוצג לו הודעה נוספת על השינוי, ותינתן לו אפשרות לבטל אותה.
המשתמשים יכולים גם לעקוב אחרי הפעילות בקבצים ובתיקיות באחסון שלי כדי לראות את היסטוריית השינויים, כולל הודעות על העברת קבצים. לכן, אם שיתפתם תיקייה מהאחסון שלי ומישהו העביר פריט מהתיקייה המשותפת, תוכלו לראות בהיסטוריית הפעילות הודעה שהקובץ הוסר. בהודעה מופיעים גם השם של מי שהעביר את הקובץ והמועד שבו הוא הועבר.
מה הארגון צריך לעשות?
אם לארגון שלכם אין מבנה נרחב של תיקיות משותפות, יכול להיות שלא תצטרכו לעשות כלום. עם זאת, ארגונים שמשתמשים הרבה בתיקיות משותפות עשויים:
- כדאי לשקול שימוש באחסון שיתופי בארגון במקום לשתף תיקיות – אפשר לקרוא על אחסון שיתופי
- הגבלת הגישה לתיקיות משותפות לצפייה בלבד – אם למשתמש יש גישת צפייה בלבד לתיקייה, הוא לא יכול להסיר או להוסיף קבצים לתיקייה. זו הדרך הכי בטוחה לוודא שאף אחד לא יוסיף או יסיר תוכן מתיקייה משותפת. עם זאת, כדאי לפתח תהליך עסקי לזיהוי אנשים עם הרשאת שיתוף של אפשרות עריכה בתיקייה משותפת. אפשרות אחרת היא להסביר למשתמשים שצריך להיזהר כשמעניקים גישת עריכה לתיקיות משותפות.
- הוספת קיצורי דרך במקום העברת קבצים – כדאי להנחות את המשתמשים להוסיף קיצורי דרך בכל מקום שבו הם רוצים לגשת לקובץ מתיקייה אחרת. אפשר להפנות אותם למאמרים יצירת קיצור דרך לקובץ או לתיקייה ואיתור קבצים ותיקיות בעזרת קיצורי דרך ב-Google Drive.
טיפ: אם פריט מופיע בתיקיית הבסיס של'האחסון שלי' ולא היה שם קודם, כדאי לקרוא את המאמר חיפוש קובץ שלדעתכם לא מחקתם.