המאמר הזה לא מתאר העברת תוכן אל תיקיות אחסון שיתופי או מהן. פרטים נוספים זמינים במאמר העברת תוכן לאחסון שיתופי.
תיקיות משותפות שונות מתיקיות אחסון שיתופי. העברת פריט מתיקייה משותפת עשויה לשנות את האנשים שיכולים לראות אותו ואת ההרשאות שחלות עליו. כדאי להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי בארגון במקום לשתף תיקיות.
הערה: אם מעבירים תיקיות עם הרבה קבצים או תיקיות משנה, יכול לקחת קצת זמן עד שכל הפריטים יועברו למיקום החדש.
לפני שמתחילים
כדי להעביר קבצים או תיקיות מתיקייה משותפת אל האחסון שלי:
- חשוב לוודא שאתם משתפים את הפריט עם הרשאת עריכה.
- מפעילים את ההגדרה בעלי הרשאת עריכה יכולים לשנות הרשאות ולשתף בקובץ או בתיקייה. הוראות מפורטות זמינות במאמר הגבלת אפשרויות השיתוף של קבצים ב-Drive.
הרשאות לקבצים
העברה של קובץ או תיקייה מתיקייה משותפת אל האחסון שלי היא העברה ולא העתקה. התוכן שהועבר כבר לא נמצא בתיקייה המשותפת. כתוצאה מכך:
- כל ההרשאות שהתוכן שהועבר קיבל בירושה מהתיקייה המשותפת יוסרו. הוא מקבל בירושה הרשאות חדשות מתיקיית היעד, בנוסף להרשאות אחרות שהוגדרו באופן מפורש.
- המשתמשים לא רואים יותר את הקבצים או התיקיות שהועברו בתיקייה המשותפת.
דוגמה
- משתמש שיתף קובץ עם משתמש א' ומשתמש ב'.
למשתמשים א' וב' יש גישה לקובץ, בלי קשר למיקום שלו. - משתמש שיתף קובץ שמאוחסן בתיקייה X עם משתמשים א' וג'.
למשתמשים א', ב' ו-ג' יש גישה לקובץ. - קובץ שמשותף עם משתמש ד' מועבר לתיקייה ב'.
למשתמשים א', ב' וד' יש גישה לקובץ, אבל משתמש ג' לא רואה אותו יותר בתיקייה X ואין לו יותר גישה לקובץ.
התראות כשמעבירים קבצים
כשמשתמש מעביר קובץ מתיקייה משותפת אל האחסון שלי, מוצגת לו אזהרה לפני שההעברה מתבצעת. ההתראה הזו עוזרת להפחית את הסיכון שמשתמש יעביר קבצים בטעות ויסיר את הגישה של משתמשים אחרים.
אם המשתמש ממשיך בהעברה, מוצגת לו הודעה נוספת על השינוי, שמאפשרת לו לבטל אותו.
המשתמשים יכולים גם לעקוב אחרי הפעילות בקבצים ובתיקיות בתיקייה האחסון שלי כדי לראות את היסטוריית השינויים, כולל הודעות על העברת קבצים. לכן, אם אתם משתפים תיקייה מהאחסון שלי ומישהו מעביר פריט מהתיקייה המשותפת, תוכלו לראות בהיסטוריית הפעילות הודעה על כך שהקובץ הוסר. בהודעה גם מצוין מי העביר את הקובץ ומתי.
מה הארגון צריך לעשות?
אם לארגון שלכם אין מבנה נרחב של תיקיות משותפות, יכול להיות שלא תצטרכו לעשות כלום. עם זאת, בארגונים שמשתמשים הרבה בתיקיות משותפות, יכול להיות ש:
- כדאי להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי בארגון במקום לשתף תיקיות – קראו את המאמר מהן תיקיות אחסון שיתופי?
- להגביל את הגישה לתיקיות המשותפות לגישת צפייה בלבד – אם למשתמש יש רק גישת צפייה לתיקייה, הוא לא יכול להסיר ממנה קבצים או להוסיף אליה קבצים. זו הדרך הכי בטוחה לוודא שאף אחד לא יוסיף תוכן לתיקייה משותפת או יסיר ממנה תוכן. עם זאת, כדאי לפתח תהליך עסקי לזיהוי אנשים עם הרשאת השיתוף יכולים לערוך בתיקייה משותפת. לחלופין, אתם יכולים להדריך את המשתמשים שלכם להיזהר כשהם נותנים גישת עריכה לתיקיות משותפות.
- הוספת קיצורי דרך במקום העברת קבצים – כדאי להדריך את המשתמשים להוסיף קיצורי דרך בכל מקום שבו הם רוצים לגשת לקובץ מתיקייה אחרת. מפנים אותם למאמרים יצירת קיצור דרך לקובץ או לתיקייה וחיפוש קבצים ותיקיות באמצעות קיצורי דרך ב-Google Drive.
טיפ: אם פריט שלא היה שם קודם מופיע בתיקיית השורש של "האחסון שלי", קראו את המאמר חיפוש קובץ שלדעתכם לא מחקתם.