Establece opciones generales de uso compartido del acceso para tu organización

Usa públicos objetivo para ayudar a los usuarios a compartir contenido de forma adecuada

Este artículo es para administradores. Para obtener información sobre cómo administrar el acceso a tus propios archivos, consulta este artículo.

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. Comparar tu edición

Como administrador, puedes controlar las opciones de acceso general que tienen los usuarios cuando comparten un archivo en Mi unidad. De forma predeterminada, los usuarios tienen 2 opciones de acceso general: Restringido o toda tu organización. Puedes agregar otras opciones creando públicos objetivo.

Los usuarios objetivo son listas de grupos y usuarios, como un departamento o un equipo, que configuras. Después de crear públicos objetivos, puedes elegir cuál será el público objetivo principal. El público objetivo principal es el que se sugiere automáticamente a los usuarios. Inicialmente, el público objetivo principal se llama tu organización y abarca a todos los usuarios de tu organización.

En esta página

Ejemplos de configuraciones de acceso general
Cómo se aplican las opciones de acceso general
Cómo configurar las opciones de acceso general
Cómo establecer el acceso general predeterminado para elementos nuevos

Ejemplos de configuraciones de acceso general

Personaliza el público objetivo principal: Puedes establecer qué público objetivo es el principal por grupo o unidad organizativa. Por ejemplo, si tienes una unidad organizativa de Marketing, puedes crear un público objetivo de "Marketing" y establecerlo como el público objetivo principal de esa unidad organizativa. De esa manera, cuando un usuario de la unidad organizativa de Marketing vaya a permitir el acceso general, la primera opción que tendrá será "Marketing".
Limita las opciones de acceso general: Puedes agregar y quitar usuarios objetivo en las opciones de uso compartido de acceso general de los usuarios. Por ejemplo, puedes permitir que los usuarios otorguen acceso general solo a su departamento y quitar la opción para toda la organización.

Cómo se aplican las opciones de acceso general

Las unidades compartidas obtienen las opciones de acceso general que configuras para la unidad organizativa a la que se asigna la unidad compartida.
Si quitas un público objetivo de la configuración de uso compartido, los archivos seguirán compartiéndose con ese público objetivo, aunque ya no aparezca en las opciones generales de uso compartido. Para bloquear el acceso, quita a los miembros del público o borra el público de la lista de públicos objetivo en el directorio.
Si tu organización tiene licencias de Cloud Identity y Google Workspace, las opciones de acceso general se aplican a los usuarios de Cloud Identity.

Configura las opciones de acceso general

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
Haz clic en Configuración de uso compartido > Usuarios objetivo.
La lista Usuarios objetivo muestra los usuarios objetivo que ya se aplicaron al servicio, en el orden en que aparecen en la configuración de uso compartido de los usuarios.
(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
Haz clic en Agregar público objetivo.
Marca la casilla junto al público objetivo que deseas agregar. Si el único público objetivo es la unidad organizativa superior, haz clic en Crear público objetivo. Para obtener detalles sobre la configuración de públicos objetivo, consulta Acerca de los públicos objetivo.
Haz clic en Guardar.
Señala el público objetivo que deseas que sea el principal y cámbialo a la posición 1 arrastrando o cambiando el número.
(Opcional) Coloca los demás públicos objetivo en el orden que desees. Para quitar un público objetivo, haz clic en Quitar elemento .
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante ese período, los parámetros de configuración anteriores y nuevos podrían aplicarse de forma intermitente.

Cómo establecer el acceso general predeterminado para los elementos nuevos

De forma predeterminada, el acceso general se establece en Restringido. Este es el parámetro de configuración recomendado para la mayoría de los usuarios, ya que les permite compartir un archivo solo cuando están listos y mantener la privacidad de sus archivos personales.