Acerca de los públicos objetivo

1. Crea el público objetivo

   Comienza por especificar el nombre y la descripción del público. En este ejemplo, puedes nombrar el público "Equipos de ventas" y agregar una descripción, como "Incluye a los miembros de todos los equipos de ventas regionales". Tus equipos de ventas verán el nombre y la descripción en la configuración de uso compartido de Drive. Para obtener más información, consulta Crea un público objetivo.

2. Cómo agregar miembros al público objetivo

   Puedes agregar grupos o usuarios individuales como miembros. En este ejemplo, agregarías todos los grupos de tus equipos de ventas regionales como miembros. Para obtener más información, consulta Cómo agregar miembros a un público objetivo.

3. Aplica tus públicos objetivo a un servicio de Google

   En este ejemplo, deberás ir a la configuración de uso compartido de Drive en la Consola del administrador y seleccionar la unidad organizativa principal de los equipos de ventas para crear una política. Luego, seleccionarías el público objetivo "Equipos de ventas" para tu política y lo arrastrarías a la opción de uso compartido principal (predeterminada) para los archivos de Drive. Para obtener más detalles, consulta Cómo establecer públicos objetivo para un servicio de Google.

Cuando un usuario incluido en tu política de público objetivo quiera brindar acceso a un archivo en Drive, el público objetivo principal (en este caso, "Equipos de ventas") aparecerá como la primera opción de uso compartido de vínculos en la sección "Obtener vínculo" del diálogo de uso compartido del archivo:

Se recomienda a los usuarios que compartan contenido con el público de "Equipos de ventas". Sin embargo, aún tienen la flexibilidad de compartir con otros públicos objetivo disponibles o directamente con usuarios y grupos específicos.

Los usuarios también pueden limitar la capacidad de buscar sus archivos solo a los miembros del público objetivo. Para ello, deben seleccionar la opción en la configuración del vínculo:

Cuando creas un público objetivo en la Consola del administrador, solo puedes agregar usuarios que tengan una edición de Google Workspace que admita públicos objetivo.

Cuando un usuario sin una edición compatible intente compartir un archivo de Drive, no verá los usuarios objetivo que crees como opción de uso compartido. Solo ven a los usuarios de toda tu organización. El público objetivo principal (que contiene a todos los usuarios de tu organización) es la opción de uso compartido predeterminada para los usuarios que no tienen una edición compatible.

• Puedes usar los usuarios objetivo solo como opciones de uso compartido en la configuración de uso compartido de los usuarios para un servicio de Google, por ejemplo, las opciones de uso compartido de vínculos de Drive. A diferencia de los otros tipos de grupos que puedes crear, los públicos objetivo no se pueden usar para otros fines, como listas de distribución, foros o configuración de acceso a servicios.
• No puedes usar públicos objetivo como miembros de otros grupos o públicos objetivo.
• No puedes especificar propietarios ni configurar opciones de acceso al grupo directamente para los públicos objetivo.
• Los usuarios no pueden crear públicos objetivo ni realizar cambios en ellos.
• Los públicos objetivo tienen beneficios en comparación con los grupos normales para compartir contenido con públicos amplios. Consulta la sección "¿Por qué son útiles los usuarios objetivo?" más arriba.

Puedes usar cualquier tipo de grupo como miembro de un público objetivo, incluidos los siguientes:

• Grupos creados por el administrador, como grupos de seguridad y grupos dinámicos (si se incluyen en tu edición de Google Workspace)
• Grupos no creados por administradores, incluidos los grupos que crean tus usuarios o los grupos externos

Nota: Actualmente, los espacios detectables de Chat no pueden incluir miembros externos. Si un usuario comparte un espacio detectable con un público objetivo que incluye miembros externos, estos no podrán acceder a él.

Para obtener sugerencias sobre el uso de diferentes tipos de grupos, consulta Prácticas recomendadas para implementar usuarios objetivo.

El nombre y la descripción de un público objetivo aparecen en la configuración de uso compartido de un servicio de Google en los siguientes casos:

• Los usuarios de tu organización a los que les aplicaste una política con el público objetivo
• Miembros de un público objetivo cuando se comparte un elemento con ellos

  Importante (solo para Drive): Si los miembros son ajenos a tu organización, podrán ver los detalles del público si permites que tus usuarios compartan elementos de un servicio de Google de forma externa. En este caso, asegúrate de que el nombre y la descripción de un público no contengan información sensible o confidencial.

• (Google Drive) Cualquier persona con acceso de Comentarista o Editor a un archivo que tenga seleccionado el público objetivo, incluso si no es miembro de ese público

Nota: Los públicos objetivo de un servicio de Google no aparecen en la interfaz de Grupos de Google para los usuarios en groups.google.com.

Para que los usuarios objetivo estén disponibles para los usuarios, crea una política para una unidad organizativa o un grupo de configuración:

• En el caso de los usuarios de Drive, puedes crear políticas para cualquier unidad organizativa o grupo de configuración.
• En el caso de los espacios detectables de Chat, solo puedes crear una política para tu unidad organizativa de nivel superior.

Una vez que crees una política de usuarios objetivo para los usuarios, estos podrán compartir cualquier elemento que les pertenezca con ese público objetivo, como un documento en Mi unidad o un espacio detectable de Chat.

Las unidades compartidas siempre obtienen sus políticas de público objetivo de tu unidad organizativa de nivel superior, no de las unidades organizativas secundarias. Si creas políticas de público objetivo para las unidades organizativas secundarias, es posible que haya diferentes públicos objetivo disponibles para los archivos en Mi unidad de los usuarios en comparación con los archivos en las unidades compartidas.

Puedes ver un registro de las acciones del público objetivo que realizaron los usuarios y los administradores:

• Para ver las acciones del usuario para crear, actualizar y borrar públicos objetivo, consulta el registro de auditoría de Enterprise de Grupos.
• Para ver las acciones del administrador para crear y borrar la configuración del público objetivo (políticas) de un servicio de Google (como Drive y Documentos), ve al Registro de auditoría del administrador.

  Nota: En el caso de una acción de cambio de configuración de la aplicación, el registro de auditoría del administrador actualmente muestra el ID de un público objetivo en lugar de su nombre.