Después de registrarte en Google Workspace, tú y tu equipo podrán usar Google Drive como un solo lugar para almacenar, consultar y compartir archivos. Sigue estos pasos para comenzar.
Paso 1: Comprende los conceptos básicos de Google Drive
Google Drive es el lugar donde tu organización puede mover y guardar todos sus archivos. De forma predeterminada, cualquier persona de tu organización que tenga una licencia que incluya Drive puede usarlo. No es necesario que crees una carpeta o unidad para ellos.
- Obtén más información sobre cómo funcionan el almacenamiento, las cargas y la seguridad de los archivos:
- Migrar archivos de otras herramientas de colaboración o uso compartido de archivos de forma masiva Obtén más información acerca de Google Workspace Migrate.
Paso 2: Controla el uso compartido de contenido con personas ajenas a tu organización (uso compartido externo)
Puedes controlar la cantidad de contenido que tus usuarios pueden compartir con personas externas. Tal vez solo ciertos usuarios puedan compartir contenido de forma externa o solo con otras organizaciones específicas (dominios de confianza).
Obtén más información para administrar el uso compartido externo en tu organización.
Paso 3: Configura unidades compartidas para mejorar la colaboración
Las unidades compartidas son como carpetas especiales en Drive en las que los equipos pueden colaborar fácilmente en un conjunto de archivos y carpetas, o los usuarios pueden acceder a un repositorio de información. Los archivos de las unidades compartidas son propiedad de tu organización, no de un individuo, lo que te ayuda a evitar que se borren archivos por accidente cuando un usuario se va.
De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear y administrar unidades compartidas para sus equipos de proyecto. En el caso de los proyectos o equipos sensibles, es posible que desees tener más control sobre los miembros y el contenido de las unidades compartidas. O bien, es posible que no quieras permitir que todos creen unidades compartidas. Por ejemplo, si eres una institución educativa, es posible que quieras permitir que los profesores creen unidades compartidas, pero no que los estudiantes lo hagan.
Más información: Configura unidades compartidas en tu organización
Paso 4: Configura el acceso a Drive para computadoras de tus usuarios
Con Google Drive para computadoras, los usuarios sincronizan contenido entre la nube y sus dispositivos para poder hacer lo siguiente:
- Comienza a usar Drive sincronizando tus archivos locales existentes con la nube.
- Abrir archivos almacenados en Google Drive, incluidos los de unidades compartidas, en su computadora con el software que usan habitualmente
- Ver y organizar archivos de Drive con el sistema de archivos de su computadora sin usar mucho espacio en el disco local
- Guardar archivos y carpetas específicos sin conexión
Obtén más información para activar Google Drive para computadoras.
Paso 5: Capacita a tus usuarios
Para asegurarte de que tus usuarios aprovechen al máximo Drive, lo usen de forma segura y colaboren de manera eficaz, comparte los siguientes recursos con ellos.
Comienza a usar nuestro Centro de aprendizaje para usuarios empresariales
- Centro de aprendizaje de Drive para usuarios empresariales: Obtén ayuda para cambiar a Drive, trabajar en unidades compartidas, usar Drive para computadoras y mucho más.
- Centro de aprendizaje para la colaboración y los documentos: Para obtener ayuda con Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Presentaciones de Google y mucho más
Obtén ayuda para usar Drive y los editores de Documentos
Paso 6: (Opcional) Configuración avanzada y empresarial
Si tu organización tiene requisitos avanzados de seguridad de datos o acceso a Drive, puedes personalizar Drive para satisfacer tus necesidades.
Controla el acceso y el almacenamiento
Permite el acceso desde dispositivos móviles a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
Si tu organización usa un sistema de administración de dispositivos móviles (MDM) de terceros, actualiza las listas de entidades permitidas de tu aplicación con las apps de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Consulta con tu proveedor de MDM para obtener más información. Nota: La administración de extremos de Google ya permite el acceso a muchas apps de Google Workspace.
Si no permites las apps para tu organización, los usuarios podrán seguir subiendo y descargando archivos con Google Drive. Sin embargo, no pueden editar documentos, hojas de cálculo ni diapositivas en dispositivos móviles.
Establece límites de almacenamiento para los usuarios y las unidades compartidas
Tu organización obtiene almacenamiento según tu edición de Google Workspace y la cantidad de usuarios que tienes. Si tu organización tiene almacenamiento conjunto, es posible que desees establecer la cantidad de almacenamiento que se permite para cada usuario y unidad compartida, de modo que algunos usuarios no usen más de su cuota justa.
Obtén más información para establecer límites de almacenamiento.
Cómo restringir el acceso sin conexión
Puedes controlar si los usuarios pueden acceder a sus Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus computadoras no están conectadas a Internet.
De forma predeterminada, se permite el acceso sin conexión, y los usuarios pueden activarlo o desactivarlo para sus propias cuentas según sea necesario. Puedes desactivarla para los usuarios que trabajan con archivos sensibles o confidenciales.
Obtén más información para configurar el acceso sin conexión a los editores de Documentos.
Administra quiénes de tu organización usan los editores de Drive y Documentos de Google
La mayoría de las ediciones de Google Workspace incluyen Drive y servicios de colaboración, como Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google y muchos más. Sin embargo, algunas organizaciones tal vez quieran controlar quién puede crear o subir archivos, o usar Drive.
Obtén más información para activar o desactivar la creación de documentos.
Control de uso compartido
Configura reglas de confianza para tener un control más detallado del uso compartido
Si tu organización necesita más opciones para restringir el uso compartido interno y externo, puedes configurar reglas de confianza. Las reglas de confianza te permiten controlar el uso compartido de archivos entre unidades organizativas, grupos, usuarios individuales y dominios.
Obtén más información: Crea y administra reglas de confianza para el uso compartido en Drive
Cómo establecer opciones de acceso general para compartir archivos con usuarios objetivo
Puedes crear públicos objetivo para ayudar a los usuarios a compartir contenido con los grupos adecuados, como su departamento o división dentro de tu organización. Los usuarios objetivo ayudan a evitar el uso compartido excesivo con toda tu organización.
Obtén más información para configurar opciones de acceso general para compartir archivos en Drive.
Restringe el acceso que los usuarios pueden otorgar a los archivos
Cuando un usuario envía un correo electrónico o una invitación del calendario con un archivo adjunto, se le solicita que otorgue acceso a los destinatarios si aún no lo tienen. Puedes limitar el acceso que el remitente puede otorgar para evitar el uso compartido excesivo o las filtraciones de datos.
Obtén más información para restringir el acceso que los usuarios pueden otorgar a los archivos.
Configura las funciones avanzadas de Drive
Configura etiquetas de clasificación
Puedes configurar etiquetas de clasificación para Drive y, así, ayudar a los usuarios a clasificar o etiquetar archivos para hacer un seguimiento de los tipos de archivos y las aprobaciones, aplicar políticas y mejorar las búsquedas. Estas etiquetas agregan metadatos a los archivos, como la sensibilidad del archivo, el estado del documento o la fecha límite.
Obtén más información: Primeros pasos como administrador de etiquetas de clasificación
Permitir plantillas personalizadas de Drive
La marca de tu organización es importante, y una forma de promocionarla es configurar plantillas personalizadas para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites. Puedes permitir que todos los miembros de tu organización o solo ciertos usuarios creen plantillas personalizadas.
Obtén más información para permitir las plantillas personalizadas en tu organización.
Agregar otra capa de encriptación a los archivos
Si tu organización trabaja con propiedad intelectual sensible o opera en una industria altamente regulada, puedes permitir que los usuarios creen documentos y otros archivos encriptados del cliente que los servidores de Google no puedan descifrar.
Obtén más información: Acerca de la encriptación del cliente