Google Workspace 管理員可以控管機構人員使用 Google 文件、表單、Keep、試算表、協作平台、簡報和 Vids 的方式，也可以設定離線存取、檔案活動和範本等功能。
本頁內容
開啟或關閉服務
根據預設，系統會為所有 Google Workspace 使用者啟用 Google 文件、試算表和簡報等應用程式。管理員可以開啟或關閉應用程式。
注意：如要使用將檔案儲存在雲端硬碟中的應用程式 (包括文件、表單、試算表、協作平台、簡報和 Vids)，您必須啟用雲端硬碟與文件服務。進一步瞭解下列服務的開啟和關閉設定：
選擇共用設定
您可以為儲存在雲端硬碟中的檔案選擇共用設定，包括在 Google 文件、試算表、簡報、協作平台等服務中建立的檔案。
瞭解以下功能的共用設定：
設定離線存取
控管機構使用者是否能在電腦上離線存取自己的 Google 文件、試算表和簡報檔案。機構的離線存取功能預設為啟用，使用者可以為自己的帳戶開啟或關閉這項功能。
允許使用者查看檔案活動
您可以控管貴機構使用者能否在 Google 文件、試算表和簡報的活動資訊主頁中，查看彼此的檔案活動。檔案活動會顯示曾檢視檔案的使用者名稱，以及檔案檢視時間。
有了這項資料，編輯者即可決定後續如何與協作者互動。使用者必須具備檔案的「編輯」權限，且與檔案擁有者位於相同網域，才能查看該檔案的「活動資訊主頁」。如果是網域外的檔案，使用者就無法查看該檔案的「活動資訊主頁」。
管理範本和主題
範本和主題包含外框、圖像和其他品牌宣傳元素，可協助貴機構的使用者建立符合公司風格的內容。管理員可以在管理控制台中新增及管理簡報、表單和協作平台的範本和主題。
進階設定
進階設定可讓大型機構的系統管理員更精細地控管 Google Workspace 應用程式。
使用連結試算表
您可以使用「連結試算表」功能，也就是新的試算表資料連接器，藉此存取、分析、共用並以圖表呈現試算表中數十億列的資料。
開啟或關閉應用程式
使用信任規則控管檔案共用方式
如果貴機構中有大量使用者，或是您會處理高度機密的資訊，可以使用信任規則或政策，控管哪些使用者可存取 Google 文件、試算表及簡報檔案。
文件編輯器檔案中的圖片網址
在 Google 文件編輯器 (例如文件、試算表或簡報) 檔案中新增的每張圖片，都會擁有專屬網址。此類網址不供貴機構成員使用，而是用於代管及顯示圖片，並支援常見的使用者工作，例如複製和貼上。這些網址可能使用不同的 Google 網域，例如 googleusercontent.com。
系統會為每位擁有檔案共用權限的有效 Google 使用者建立專屬圖片網址。只要產生圖片網址的使用者有權存取檔案，就能透過這些網址存取圖片。如果使用者失去檔案存取權 (例如共用權限變更或檔案遭到刪除)，圖片網址就會失效。
查看流量記錄或文件物件模型 (DOM) 時，您可能會看到這些網址。