Als beheerder van Google Workspace kunt u de instelling voor automatisch verwijderen van e-mail en chatberichten gebruiken om de berichtopslag voor gebruikers in uw organisatie te beheren. U kunt instellen hoe lang berichten in de mailbox van een gebruiker blijven staan en instellingen maken die:
- Verplaats berichten naar de prullenbak of verwijder ze permanent wanneer de bewaartermijn is verlopen.
- Bewaar berichten met specifieke labels.
- Verwijder berichten automatisch, of laat uw gebruikers zelf berichten verwijderen.
De instelling voor het automatisch verwijderen van e-mail- en chatberichten is alleen van toepassing op de opslag van berichten in Gmail en Classic Hangouts (verouderd). Ga naar 'Chatberichten automatisch verwijderen voor uw organisatie' om de opslag van Google Chat-berichten te beheren.
Beheer de berichtopslag met Vault.
Als je automatische verwijdering voor alle accounts en berichten nodig hebt, bijvoorbeeld om juridische of compliance-redenen, gebruik dan Google Vault in plaats van de instelling voor automatische verwijdering van e-mail en chatberichten . Google raadt aan om ofwel de instelling voor automatische verwijdering ofwel Vault te gebruiken voor het beheren van berichtbewaring, maar niet beide. Lees meer op de pagina met veelgestelde vragen over berichtbewaring in Vault .
Hoe de instellingen voor automatisch verwijderen worden toegepast
In dit gedeelte wordt beschreven hoe berichten worden beheerd met de instelling voor automatisch verwijderen van e-mail en chatberichten :
Deze instelling geldt voor e-mailberichten in de inbox van de gebruiker, voor gearchiveerde berichten en voor berichten die zijn toegevoegd met de Gmail API .
Als er op basis van de instelling ten minste één bericht in een gesprek wordt bewaard, worden alle berichten in het gesprek bewaard. Dit gebeurt ongeacht of de gespreksweergave is in- of uitgeschakeld.
Deze instelling geldt niet voor berichten in de prullenbak . Berichten in de prullenbak worden na 30 dagen definitief verwijderd.
De instelling wordt volgens een vast schema op berichten toegepast. Wanneer een bewaarperiode afloopt, worden berichten mogelijk niet direct verwijderd. Ze worden verwijderd de volgende keer dat de instelling wordt toegepast.
Om te bepalen wanneer berichten moeten worden verwijderd, gebruikt de instelling de dag en tijd waarop Gmail het bericht heeft ontvangen. Voor berichten die naar Gmail zijn gemigreerd of die Gmail heeft ontvangen vanuit een POP- of IMAP-mailbox, gebruikt de instelling de 'Date:'-header of het interne datumkenmerk van IMAP.
Schakel automatische verwijdering van berichten in.
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Gmail Naleving .Hiervoor is beheerdersrechten voor de Gmail-instellingen vereist.
- Aan de linkerkant selecteert u uw overkoepelende organisatie, meestal uw domein.
- Scrol naar de instelling voor automatisch verwijderen van e-mail- en chatberichten en kies ' E-mail- en chatberichten die ouder zijn dan het opgegeven aantal dagen automatisch verwijderen' .
- Voer het aantal dagen in dat u berichten wilt bewaren. Voer bijvoorbeeld 45 in om berichten ouder dan 45 dagen te verwijderen. Het minimum is 30 .
- Kies onder 'Hoe om te gaan met automatisch verwijderde berichten' een optie voor verwijderde berichten:
- Verplaats berichten naar de prullenbak. Berichten blijven 30 dagen langer in de prullenbak staan voordat ze definitief worden verwijderd. Deze extra tijd geeft je de mogelijkheid om per ongeluk verwijderde berichten terug te halen.
- Berichten permanent verwijderen : Berichten worden niet naar de prullenbak verplaatst, maar na het opgegeven aantal dagen permanent verwijderd. Permanent verwijderde berichten kunnen niet meer worden teruggehaald.
- (Optioneel) Om berichten met specifieke labels uit te sluiten van automatische verwijdering, voert u een door komma's gescheiden lijst met de labelnamen in onder ' Berichten met de volgende labels niet automatisch verwijderen' . Deel deze labels met mensen in uw organisatie, zodat zij dezelfde labels kunnen aanmaken voor berichten die ze willen bewaren. Lees hoe u labels aanmaakt om Gmail te organiseren .
- Klik onderaan de pagina op Opslaan .