המאמר הזה מיועד לאדמינים ב-Google Workspace שרוצים להגדיר הקצאת הרשאות ל-Gmail בארגון. כדי להוסיף אנשים לחשבון Gmail שלכם, אתם יכולים להיעזר במאמר איך מעניקים גישה לאימייל ועובדים ביחד.
אדמינים של ארגונים (לדוגמה, במקום העבודה או בבית הספר) קובעים אם המשתמשים יכולים להעניק לאנשים אחרים גישה לחשבון Gmail שלהם. אתם יכולים לתת לכולם את האפשרות להעניק לאנשים אחרים גישה לחשבון שלהם. לחלופין, אתם יכולים לאפשר רק לאנשים במחלקות מסוימות להגדיר מתן גישה. לדוגמה, אתם יכולים:
- להוסיף עוזר אדמיניסטרטיבי כגורם מורשה בחשבון Gmail שלכם, כדי שיוכל לקרוא ולשלוח אימיילים בשמכם.
- להוסיף קבוצה בקבוצות Google, למשל צוות מחלקת המכירות שלכם, כבעלת גישה כדי שכל חברי הקבוצה יוכלו לגשת לחשבון Gmail אחד.
משתמשים יכולים להעניק גישה רק למשתמש או משתמשת באותו ארגון, בלי קשר לדומיין או ליחידה הארגונית שלהם.
הגבלות ומגבלות של הענקת גישה
- האפשרות לאפשר למשתמשים לתת לקבוצת Google את הגישה שלהם לתיבת דואר: כדי להשתמש באפשרות הזו, היא צריכה להיות מופעלת ביחידה הארגונית של החשבון שאליו ניתנה גישה, וגם ביחידה הארגונית של כל אחד מחברי הקבוצה. חברי קבוצה ששייכים ליחידה ארגונית שהאפשרות הזו לא מופעלת בה לא יכולים לגשת לחשבון שהוקצתה לו גישה.
- בשימוש רגיל, 40 משתמשים בעלי גישה יכולים לגשת במקביל לחשבון Gmail. אם אחד או יותר מבעלי הגישה משתמשים בחשבון יותר מהממוצע, המספר יכול להיות קטן יותר.
- גם תהליכים אוטומטיים שניגשים ל-Gmail לעיתים קרובות יכולים להקטין את מספר בעלי הגישה שיכולים לגשת בו-זמנית לחשבון. התהליכים האלה כוללים ממשקי API או תוספים לדפדפן שניגשים לעתים קרובות ל-Gmail.
- אפשר להוסיף עד 1,000 בעלי גישה ייחודיים לחשבון Gmail אחד. קבוצה ב-Groups נחשבת כבעל גישה אחד במסגרת המגבלה.
- משתמשים שקיבלו גישה לא יכולים להשתמש בהשלמה אוטומטית בסרגל החיפוש ב-Gmail בחשבון שהואצל.
- הענקת הגישה לא מגדילה את המגבלות של חשבון Gmail. חשבונות Gmail שהגישה אליהם הוענקה למשתמשים אחרים יהיו כפופים למגבלות בחשבון ולמדיניות הרגילות של חשבון Gmail. פרטים נוספים זמינים במאמר מדיניות ומגבלות של Gmail.
איך מאפשרים למשתמשים להעניק גישה לחשבון Gmail שלהם
לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Gmail הגדרות משתמש.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
- לוחצים על הענקת גישה לאימייל.
- מסמנים את התיבה משתמשים יוכלו להאציל גישה אל תיבות הדואר שלהם למשתמשים אחרים בדומיין.
- (אופציונלי) כדי לאפשר למשתמשים לקבוע אילו פרטי שולח ייכללו בהודעות שנשלחות מהחשבון שלהם על ידי משתמש אחר, מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים להגדיר אישית הגדרה זו.
- בוחרים אפשרות לפרטי ברירת המחדל של השולח שנכללים בהודעות שנשלחות על ידי בעלי גישה:
- הצגה של בעל החשבון ושל מי ששלח את האימייל בשמו – ההודעות כוללות את כתובות האימייל של בעלי חשבון Gmail ושל בעלי הגישה.
- הצגה של בעל החשבון בלבד – ההודעות כוללות רק את כתובת האימייל של בעלי חשבון Gmail. כתובת האימייל של בעלי הגישה לא כלולה.
- (אופציונלי) כדי לאפשר למשתמשים להוסיף חברי קבוצה ב"קבוצות Google" כבעלי גישה, מסמנים את התיבה לאפשר למשתמשים לתת לקבוצת Google את הגישה שלהם לתיבת דואר.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.
- (אופציונלי) כדי להפעיל את האפשרות להעניק גישה לחשבון Gmail ליחידות ארגוניות נוספות, חוזרים על השלבים 3-9.
מבקשים מהמשתמשים להגדיר בעלי גישה לחשבונות שלהם
אחרי שמפעילים את האפשרות להעניק גישה, המשתמשים יכולים לעבור להגדרות Gmail כדי להקצות בעלי גישה. לאחר מכן, בעלי הגישה יוכלו לקרוא, לשלוח ולקבל הודעות מטעם המשתמש.
לקבלת פרטים נוספים, אפשר להפנות את המשתמשים למאמר איך מעניקים גישה לאימייל ועובדים ביחד.
השבתת האפשרות להעניק גישה ל-Gmail
השלבים האלה משביתים את האפשרות להעניק גישה ל-Gmail אצל משתמשים בארגון שלכם. כדי לבטל גישה של משתמש לחשבון שלכם, צריך לעבור למאמר הזה.
כשמשביתים את האפשרות להעניק גישה, כל קשרי ייפוי הכוח שבארגון מושבתים, אבל לא נמחקים. אם תפעילו מחדש את האפשרות להעניק גישה, קשרי ייפוי הכוח הישנים יופעלו שוב מיד.
לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Gmail הגדרות משתמש.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
- לוחצים על הענקת גישה לאימייל.
- מבטלים את הסימון בתיבה משתמשים יוכלו להאציל גישה אל תיבות הדואר שלהם למשתמשים אחרים בדומיין.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.
- (אופציונלי) כדי להשבית את האפשרות להעניק גישה לחשבון Gmail ליחידות ארגוניות נוספות, חוזרים על הצעדים 3-6.
ניהול אפשרויות להעניק גישה בכל הארגון
מפתחים בארגונים גדולים יכולים לנהל את בעלי הגישה בכל חשבון בארגון שלהם באמצעות Gmail API (כדי לעשות את זה, צריך לדעת לתכנת). פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול של משתמשים שקיבלו הרשאה.