איך מגדירים חתימות למשתמשי Google Workspace ב-Gmail

כדי להוסיף חתימה לאימייל, אפשר לעיין במאמר יצירת חתימה ב-Gmail.

אנשים שמשתמשים ב-Gmail לצורכי עבודה, לימודים או במסגרות אחרות יכולים ליצור חתימה מותאמת אישית, והיא תתווסף לכל ההודעות שהם ישלחו ב-Gmail. המשתמשים יכולים להוסיף פרטים ליצירת קשר, לוגו ארגוני, קישורים ועוד.

כאדמינים, אתם יכולים ליצור ולהגדיר חתימה אחת לכל המשתמשים. בנוסף, אתם יכולים לאפשר למשתמשים להוסיף לחתימה שלהם תמונות מ-Google Drive. האורך המקסימלי של חתימות ב-Gmail הוא 10,000 תווים.

הגדרת חתימת ברירת מחדל לכל המשתמשים

אתם יכולים להגדיר כותרת תחתונה עם טקסט שתופיע באימיילים שישלחו כל המשתמשים. אפשר להוסיף טקסט לצורך עמידה בהוראות הדין, קידום של הארגון או חתימה סטנדרטית. המשתמשים לא יראו את הטקסט הזה בזמן שהם יכתבו אימיילים. הם גם לא יוכלו לשנות או להסיר אותו. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הוספת כותרת תחתונה קבועה להודעות היוצאות של המשתמשים.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace Gmail תאימות.

   לתאימות

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

2. גוללים להגדרה הוספת כותרת תחתונה.
3. לוחצים על הגדרה או על הוספת כלל.
4. בתיבה הוספת הגדרה, מבצעים את השלבים הבאים:

   האפשרות בהגדרה	מה לעשות
   הוספת כותרת תחתונה	מזינים שם להגדרה של הכותרת התחתונה. שם ההגדרה מופיע בטבלת ההגדרות.
   יש לצרף את הכותרת התחתונה הבאה לכל ההודעות היוצאות	מזינים את הטקסט שיופיע בסוף כל הודעה שאנשי הארגון ישלחו. מעצבים את הטקסט באמצעות כלי העיצוב. מוסיפים תמונה לכותרת התחתונה? מומלץ להשתמש בתמונה בגובה ‎70-100 פיקסלים וברוחב ‎300-400 פיקסלים. הגודל המקסימלי הוא 100 פיקסלים לגובה ו-1,000 פיקסלים לרוחב.
   אפשרויות	(אופציונלי) כברירת מחדל, המערכת מוסיפה את הכותרת התחתונה רק להודעות שנשלחות לנמענים מחוץ לארגון. כדי שהיא תתווסף גם להודעות פנימיות, מסמנים את התיבה הוספת הכותרת התחתונה להודעות שנשלחות בתוך הארגון שלך.

5. בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה.
6. בודקים אם הכלל החדש מופיע בטבלה הוספת כותרת תחתונה.

יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף, אבל בדרך כלל זה קורה מהר יותר. מידע נוסף

טיפ למתקדמים: בעזרת Gmail API, אתם יכולים להגדיר את אותה חתימה בהגדרות של כל המשתמשים. המשתמשים יראו את החתימה בחלון הכתיבה ויוכלו לערוך אותה. פרטים נוספים מופיעים במדריך לניהול חתימות.

איך המשתמשים יכולים להוסיף תמונות לחתימות שלהם ב-Gmail

המשתמשים בארגון יכולים להוסיף לחתימה שלהם ב-Gmail תמונה מ-Drive, מהמחשב או מכתובת אינטרנט (URL).

1. ב-Gmail, עוברים אל הגדרות.
2. בוחרים את הכרטיסייה כללי גוללים אל החתימה.
3. לוחצים על הוספת תמונה.

כדי להוסיף תמונה מכתובת אינטרנט:

1. בוחרים באפשרות כתובת אינטרנט (URL).

2. מדביקים את כתובת ה-URL של התמונה בשדה שמיועד לכך.

   התמונה תופיע מתחת לשדה הזה.

3. לוחצים על בחירה. המערכת תוסיף את התמונה לחתימה.

איך למצוא את כתובת ה-URL של דף או תמונה

כדי להוסיף תמונה מ"האחסון שלי":

1. בוחרים באפשרות האחסון שלי.
2. בוחרים את התמונה שרוצים להוסיף.
3. לוחצים על בחירה. המערכת תוסיף את התמונה לחתימה.

חשוב לדעת: כדי שתמונה שמשתמש הוסיף מ-Drive תוצג בחתימה, הוא צריך לשתף את התמונה באופן ציבורי. פרטים נוספים מופיעים במאמר שיתוף קבצים מ-Google Drive.

כדי להעלות תמונה מהמחשב:

1. לוחצים על העלאה.
2. גוררים את קובץ התמונה ומשחררים אותו בחלון, או לוחצים על בחירת קובץ מהמכשיר.
3. אם לחצתם על בחירת קובץ…
   1. בוחרים את קובץ התמונה.
   2. לוחצים על פתיחה.

המערכת תוסיף את התמונה לחתימה.

איך מאפשרים למשתמשים להוסיף תמונות מ-Drive

כדי שהאנשים בארגון יוכלו להוסיף תמונות מ-Drive לחתימות שלהם, אתם צריכים להפעיל את ההגדרות הרלוונטיות במסוף Google Admin.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על הרשאות שיתוף ובקטע שיתוף עם גורמים מחוץ לארגון, בוחרים באפשרות מופעל.
3. מסמנים את התיבה כשמותר לשתף מחוץ לארגון , משתמשים בארגון יכולים לתת הרשאת צפייה בקבצים ובתוכן באינטרנט לכל מי שקיבל את הקישור.
4. לוחצים על שמירה.

ניהול חתימות בארגון גדול

אתם אדמינים בארגון גדול וצריכים לנהל הרבה חתימות? יש ב-Workspace Marketplace אפליקציות שיעזרו לכם.

פתרון בעיות בחתימות ב-Gmail

נתקלתם בבעיות בהוספת חתימה או בהוספת תמונות לחתימה ב-Gmail? כך פותרים בעיות שקשורות לחתימות ב-Gmail.