Como administrador, puedes configurar Gmail integrado para que tu organización acceda a todos los flujos de comunicación (mensajes de correo electrónico, chat y reuniones por video) en un solo lugar: Gmail.
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Guía de inicio rápido sobre la versión integrada de Gmail para administradores
Con la versión integrada de Gmail, puedes hacer lo siguiente:
- Colabora en documentos en el contexto de los mensajes de chat: Accede a los documentos desde el chat para recuperarlos rápidamente.
- Prioriza y mantente enfocado en tus tareas: Controla las notificaciones para que solo te interrumpan las personas y los mensajes más importantes.
- Crea una lista de tareas compartida: Trabaja en equipo en los espacios.
- Realizar varias tareas a la vez: Consulta un mensaje de Gmail en la misma pantalla mientras chateas con un compañero o toma notas y asigna elementos de acción durante una videoconferencia.
Configura la versión integrada de Gmail
Para brindarles a los miembros de tu organización la experiencia integrada completa de Gmail, configura estos servicios en la Consola del administrador de Google, como se describe a continuación en esta página.
| Configura Chat |
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Tu organización puede comunicarse en grupos o de forma individual, y en espacios con varias conversaciones al mismo tiempo. Tus usuarios pueden usar apps en Google Chat para realizar acciones comunes, como administrar tareas, obtener informes de estado o cambiar los propietarios de elementos pendientes.
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| Configurar Meet |
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Cuando Google Meet está activado, los usuarios de tu organización pueden crear videoconferencias y unirse a ellas.
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| Configura el Calendario |
| Para permitir que los usuarios vean las próximas reuniones, activa el Calendario de Google. Si el Calendario está desactivado, no se verán las próximas reuniones, pero los usuarios podrán crear reuniones y unirse a ellas. Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar Calendario para los usuarios. |
| Configura Drive y Documentos |
| Para permitir que los usuarios almacenen y compartan archivos desde su cuenta, y suban archivos a los espacios de chat en Gmail, activa Google Drive y Documentos. Los usuarios que tienen desactivados Drive y Documentos no pueden ver ni editar los archivos compartidos en los espacios de chat. Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar Drive para los usuarios. |
| Configura Tasks |
| Para usar Google Tasks, debes activarlo para toda tu organización, no solo para un conjunto de usuarios. Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar Tasks para los usuarios. |
Consideraciones sobre la seguridad y la retención de datos
Antes de lanzar la nueva experiencia de Gmail para tus usuarios, revisa estas consideraciones sobre la seguridad y la retención de datos.
- Chatear con personas externas: Puedes controlar la forma en que los usuarios chatean con personas ajenas a tu organización. Para obtener más información, consulta Controla las opciones de chat externo en Chat y Espacios.
- Crear salas que incluyan a personas externas y unirse a ellas: Para permitir que tus usuarios creen salas que incluyan a personas ajenas a tu organización y se unan a ellas, sigue los pasos que se indican en Cómo activar o desactivar los espacios externos.
- Retención de datos: Si tu organización tiene requisitos de almacenamiento de datos, mantén activado el historial de chat para todos los miembros de la organización. De forma predeterminada, el historial de chat está activado para las salas de conversación única, los chats de a dos y las conversaciones en grupo fuera de las salas. Para obtener más información, consulta Cómo establecer opciones del historial de chat para tu organización.
- Vault: Si tu organización usa Google Vault, consulta con tu equipo legal para comprender las políticas de administración de datos de tu organización. Cuando el historial de chat está desactivado, los mensajes de chat no se envían a Vault para que los conserves, busques o exportes.
Capacita a tus usuarios
Para ayudar a los usuarios a comenzar a usar la versión integrada de Gmail, pídeles que consulten Capacitación y ayuda de Gmail.