Jako administrator możesz skonfigurować zintegrowanego Gmaila, aby użytkownicy w organizacji mieli dostęp do wszystkich sposobów komunikacji – e-maili, czatu i spotkań wideo – z których można korzystać w jednym miejscu: Gmailu.
Obejrzyj film
Zintegrowany Gmail – krótki przewodnik dla administratorów
Dzięki zintegrowanemu Gmailowi możesz:
- Współpracuj nad dokumentami w kontekście wiadomości na czacie — Uzyskaj dostęp do dokumentów z czatu, aby szybko je pobrać.
- Ustalać priorytety i być na bieżąco – kontrolujesz otrzymywanie powiadomień tak, by pracę mogły przerywać Ci tylko konkretne osoby i najważniejsze wiadomości.
- tworzyć wspólne listy zadań – pracujesz z innymi osobami w pokojach;
- Wykonywać wiele zadań naraz – możesz odnieść się do wiadomości w Gmailu na tym samym ekranie podczas rozmowy na czacie ze współpracownikiem lub zrobić notatki i przypisać działanie w trakcie spotkania wideo.
Konfigurowanie zintegrowanego Gmaila
Aby zapewnić pełne zintegrowane środowisko Gmaila osobom w Twojej organizacji, skonfiguruj te usługi w konsoli administracyjnej Google w sposób opisany poniżej na tej stronie.
| Konfigurowanie Google Chat |
|---|
|
Użytkownicy z Twojej organizacji będą mogli komunikować się w grupach i bezpośrednio między sobą oraz wykorzystując pokoje z wieloma rozmowami jednocześnie. Użytkownicy mogą używać aplikacji w Google Chat w celu obsługi popularnych działań, takich jak zarządzanie zadaniami, pobieranie raportów o stanie lub zmienianie użytkowników, do których są przypisane zadania do wykonania.
|
| Konfigurowanie Meet |
|
Gdy usługa Google Meet jest włączona, użytkownicy z Twojej organizacji mogą tworzyć spotkania wideo i dołączać do nich.
|
| Konfigurowanie Kalendarza |
| Aby umożliwić użytkownikom wyświetlanie nadchodzących spotkań, włącz Kalendarz Google. Jeśli Kalendarz jest wyłączony, nadchodzące spotkania nie są widoczne, ale użytkownicy mogą nadal tworzyć spotkania i do nich dołączać. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Włączanie i wyłączanie Kalendarza na kontach użytkowników. |
| Konfigurowanie Dysku i Dokumentów |
| Aby umożliwić użytkownikom przechowywanie i udostępnianie plików z ich kont oraz przesyłanie plików do pokoi czatu w Gmailu, włącz Dysk, a także Dokumenty Google. Użytkownicy, którzy mają wyłączony Dysk i Dokumenty, nie mogą wyświetlać ani edytować plików udostępnianych w pokojach czatu. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Włączanie i wyłączanie Dysku dla użytkowników. |
| Konfigurowanie Listy zadań |
| Aby używać Listy zadań Google, musisz ją włączyć dla całej organizacji, a nie tylko dla grupy użytkowników. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Włączanie i wyłączanie Listy zadań na kontach użytkowników. |
Zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa i przechowywania danych
Zanim wdrożysz nową wersję Gmaila dla użytkowników, zapoznaj się z tymi zagadnieniami dotyczącymi bezpieczeństwa i przechowywania danych.
- Czatowanie z osobami spoza organizacji – możesz kontrolować, w jaki sposób użytkownicy czatują z osobami spoza Twojej organizacji. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Kontrolowanie opcji dla czatów zewnętrznych i pokoi z osobami z zewnątrz.
- Tworzenie pokoi dostępnych dla osób spoza organizacji i dołączanie do takich pokoi – aby umożliwić użytkownikom tworzenie pokoi, w których mogą znajdować się również osoby spoza Twojej organizacji, oraz dołączanie do takich pokoi, wykonaj kroki opisane w sekcji Włączanie i wyłączanie ustawienia pokoi z użytkownikami zewnętrznymi.
- Przechowywanie danych – jeśli w Twojej organizacji obowiązują wymagania dotyczące przechowywania danych, włącz historię czatu dla wszystkich osób w organizacji. Domyślnie historia czatu jest włączona w pokojach z wątkami, czatach indywidualnych i rozmowach grupowych poza pokojami. Więcej informacji znajdziesz w artykule Konfigurowanie opcji historii czatu dla swojej organizacji.
- Vault – jeśli Twoja organizacja korzysta z Google Vault, poproś swój dział prawny o wyjaśnienie obowiązujących w Twojej organizacji zasad zarządzania danymi. Gdy historia czatu jest wyłączona, wiadomości na czacie nie są wysyłane do Vault w celu przechowywania, wyszukiwania czy eksportowania.
Szkolenie użytkowników
Aby pomóc użytkownikom rozpocząć korzystanie ze zintegrowanego Gmaila, poproś ich o zapoznanie się z artykułem Pomoc i szkolenia dotyczące Gmaila.