שאלות נפוצות בנושא אדמין של קבוצות

אדמינים עם הרשאה לניהול קבוצות יכולים ליצור קבוצות.

אם מפעילים את Groups for Business, אפשר גם לתת למשתמשים הרשאות ליצור קבוצות. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרה של מדיניות לשימוש בקבוצות ברמת הארגון.

יש כמה דרכים ליצור קבוצות לשימוש ב-Google Workspace.

במקרים מסוימים, המקום שבו יוצרים את הקבוצה עשוי להגביל את השימוש בה:

• אפשר ליצור קבוצות לתקשורת ולשיתוף פעולה (רשימות תפוצה, תיבות דואר משותפות) בכל מיקום.
• אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו בכל מקום גם לכללי מדיניות ב-Google Cloud.
• צריך ליצור קבוצות הגדרות וקבוצות דינמיות במסוף Admin או באמצעות ה-API.

בטבלה הבאה מוצגים המקומות שבהם אפשר ליצור סוגים שונים של קבוצות.

איפה יוצרים קבוצה	רשימת אימייל, שיתוף, הזמנות ליומן	תיבת דואר משותפת או קבוצה בפיקוח	קבוצת הגדרות	קבוצה דינמית	מדיניות IAM ב-Google Cloud
מסוף Admin דף הבית קבוצות	✔	✔*	✔	✔	✔
ממשק Directory API	✔	✔*	✔		✔
Cloud Identity API	✔	✔*		✔	✔
קבוצות Google *	✔	✔*			✔
מסוף Google Cloud	✔	✔*			✔
מסונכרן משרת LDAP או Active Directory	✔	✔*	✔		✔

* צריך להפעיל את Groups for Business

כן. אדמינים יכולים להוסיף לקבוצות ספקים, לקוחות ואנשים אחרים מחוץ לארגון. אפשר לעשות את זה במסוף Google Admin. אחרי שהקבוצה הופכת לקבוצה חיצונית, במסוף Admin אפשר לבחור אם חברי הקבוצה יוכלו גם להוסיף משתמשים מחוץ לארגון.

כן, אבל רק אחרי שמשתמש ישלח הודעה לקבוצה. קבוצות שהמשתמש שלח להן הודעות מופיעות בקטע כל אנשי הקשר.

מה אפשר לעשות עם Google Contacts?

גם קבוצות Google וגם אנשי הקשר ב-Google מאפשרים לשלוח אימיילים לקבוצות של אנשים באמצעות רשימות דיוור. ההבדל הוא שאי אפשר לשתף רשימות תפוצה שיוצרים באנשי הקשר. רשימות תפוצה של אנשי קשר מיועדות לשימוש אישי. לקבוצות יש כתובות אימייל שכל אחד יכול להשתמש בהן.

מה אפשר לעשות עם Google Contacts?

כן, אפשר לבדוק את ההודעות לפני שמאשרים את הפרסום שלהן בקבוצה.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא אישור או חסימה של הודעות חדשות.

כן, אפשר להשתמש ב-Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS) כדי לסנכרן קבוצות (רשימות תפוצה) משרת LDAP עם Google Workspace.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא סנכרון קבוצות משרת LDAP או Active Directory

כן, אפשר להשתמש ב-Google Workspace Admin SDK Directory API וב-Groups Settings API כדי ליצור ולנהל קבוצות.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא ניהול קבוצות באמצעות ממשקי API

קבוצות Google לעסקים הוא שירות ליבה במסוף Admin שקובע איך אפשר להשתמש בקבוצות של הארגון באפליקציית המשתמש של קבוצות Google בכתובת groups.google.com.

פרטים נוספים: מה מקבלים עם Groups for Business

‫Google Groups for Business זמין בכל מהדורות Google Workspace, כולל המהדורה החינמית מדור קודם של G Suite.

במהדורה החינמית מהדור הקודם של G Suite אי אפשר:

• פרסום הודעות בקבוצות
• ניהול צ'אטים קבוצתיים
• שמירת הודעות קבוצתיות בהיסטוריית השיחות

אלה ההבדלים העיקריים ב-Groups for Business:

• אפשרויות שיתוף – אדמינים יכולים להגדיר אפשרויות שיתוף בשירות 'קבוצות Google לעסקים' כדי להגביל את הפעולות שהמשתמשים יכולים לבצע. לדוגמה, אפשר למנוע מהמשתמשים להוסיף חברים מחוץ לארגון ולמנוע מאנשים מחוץ לארגון לשלוח אימיילים לקבוצות.
• ספריית קבוצות – שירות Groups for Business כולל ספריית קבוצות של החברה, שמופיעות בה רק הקבוצות של הארגון.
• ‫APIs – ממשקי API זמינים רק ללקוחות Google Workspace.

קבוצות אנשי קשר ב'אנשי קשר של Google' הן פשוט רשימות של כתובות דוא"ל שמאפשרות למשתמשים להזין במהירות כתובות מרובות בבת אחת בהודעות הדוא"ל שלהם, בהזמנות לפגישות וכדומה. קבוצות שמשתמשים יוצרים באמצעות Groups for Business הן גם רשימות של כתובות אימייל, אבל יש להן כתובת אימייל קבוצתית משלהן, כך שכל מי שיש לו הרשאה יכול לשלוח הודעות לכתובת הזו.

בנוסף, משתמשים יכולים לשתף תוכן – כמו מסמכים ואתרים של Google – עם כתובות קבוצתיות. בנוסף, בניגוד לקבוצות של אנשי קשר, שירות Google Groups for Business כולל תכונות מתקדמות, כמו שמירת הודעות בהיסטוריית שיחות ואמצעי בקרה לניהול דיונים.

אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו במסוף Admin בתור:

• רשימות תפוצה
• תיבות דואר משותפות*
• קבוצות הגדרות
• קבוצות דינמיות

אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו באפליקציית קבוצות Google בתור:

• רשימות תפוצה*
• תיבות דואר משותפות*

* צריך להפעיל את Groups for Business

פרטים נוספים: איפה אדמינים מנהלים קבוצות פנימיות

לא.

אדמינים יכולים לגשת למסוף Admin, שבו אפשר לגשת לשירות 'קבוצות Google לעסקים' ולרשימת הקבוצות. המסוף זמין כרגע ב-18 שפות.

נכון לעכשיו, אפליקציית קבוצות Google ‏ (groups.google.com) יכולה להיות מוצגת ב-38 שפות. הבעלים והמנהלים של הקבוצה יכולים להגדיר שפה ספציפית לטקסט שנוצר על ידי המערכת ונכלל בהודעות אימייל קבוצתיות.

פרטים נוספים: הגדרת השפה של כתובת אימייל קבוצתית

הפעלה או השבתה של השירות 'קבוצות Google לעסקים' קובעת אם למשתמשים תהיה גישה לקבוצות הפנימיות של הארגון באפליקציית קבוצות Google – שזמינה במפעיל האפליקציות ובכתובת groups.google.com. הפעלה של 'קבוצות Google לעסקים' מוסיפה גם תכונות כמו שיחות מנוהלות ותיבות דואר משותפות.

פרטים נוספים: מה מקבלים עם Groups for Business

כן. פועלים לפי השלבים במאמר הפעלה או השבתה של Groups for Business.

כן. אם הארגון שלכם לא משתמש ב-Gmail, וההגדרות של 'קבוצות Google לעסקים' מאפשרות זאת, המשתמשים עדיין יכולים:

• שליחה וקבלה של הודעות לקבוצה באמצעות תוכנות אימייל אחרות, כמו Microsoft Outlook
• פרסום הודעות באפליקציית קבוצות Google
• שיתוף תוכן, כמו Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides, יומן וסרטונים, עם כתובות קבוצתיות

עם זאת, לשימוש בקבוצות עם Gmail יש כמה יתרונות. לדוגמה, אתם יכולים להגדיר כללים ומסננים בקבוצות כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס ב-Gmail.

כן. לאדמינים יש שליטה מלאה בקבוצות בארגון. אתם יכולים למנוע ממשתמשים להוסיף חברים חיצוניים לקבוצות שלהם, לערוך או למחוק קבוצות משתמשים, ואפילו למנוע ממשתמשים ליצור קבוצות משלהם.

לפרטים נוספים: אפשרויות להגבלת הגישה והפעילות בקבוצות

תוכלו לקבוע אם משתמשים יכולים להוסיף את עצמם לקבוצה ספציפית. אבל אי אפשר למנוע ממשתמשים להסיר את עצמם מקבוצות, אלא אם מוסיפים את כל העובדים בארגון לקבוצה כחבר יחיד.

פרטים נוספים: איך מצרפים את כל המשתמשים בארגון לקבוצה

כדי לוודא שהמשתמשים יישארו חברים בקבוצות ספציפיות (לדוגמה, בקבוצה 'כל העובדים'), צריך לתחזק את הקבוצה בשרת LDAP ולסנכרן את הקבוצות האלה עם Google Workspace באופן תקופתי.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא סנכרון קבוצות משרת LDAP או Active Directory

לא. הודעות שאדמין שולח לקבוצה שמנוהלת על ידי מנהל לא מנוהלות, גם אם האדמין חבר בקבוצה. המדיניות הזו חלה גם על קבוצות עם מנהל שנוצרו על ידי אדמינים אחרים.

החריג היחיד הוא הודעות שסומנו כספאם. המערכת לא שולחת את ההודעות האלה.

הקבוצה ממשיכה לפעול כרגיל. כמנהל מערכת, תוכל לנהל את הקבוצה או להעביר את הבעלות עליה למשתמש אחר.

פרטים נוספים: הקצאת תפקידים לחברי הקבוצה

כן. אם בחשבון Google Workspace שלכם יש כמה דומיינים, אתם יכולים לבחור את הדומיין שבו תרצו להשתמש לכתובת האימייל של הקבוצה כשאתם יוצרים את הקבוצה.

פרטים נוספים זמינים במאמר הוספה של כמה דומיינים או דומיינים חלופיים

כן. אם בחשבון Google Workspace שלכם יש כמה דומיינים, אתם יכולים לצרף לקבוצה אחת חברים מדומיינים שונים.

פרטים נוספים זמינים במאמר הוספה של כמה דומיינים או דומיינים חלופיים

כן, אם בחשבון Google Workspace שלכם יש כמה דומיינים ואתם מפעילים את Groups for Business, משתמשים בכל הדומיינים יכולים להשתמש באפליקציית קבוצות Google.

פרטים נוספים זמינים במאמר הוספה של כמה דומיינים או דומיינים חלופיים

כן. כדי להילחם בספאם ובניצול לרעה של אימיילים, Google מטילה מגבלות, כולל המספר המקסימלי של:

• קבוצות לכל בעלים
• הודעות שנשלחות לקבוצה בפרק זמן קצר
• הודעות שנשלחו בבת אחת לחברים חיצוניים בקבוצה

פרטים נוספים זמינים במאמר הסבר על כללי המדיניות והמגבלות בקבוצות Google.

אפשר ליצור עד 500 קבוצות דינמיות לכל לקוח. אפשר להגדיל את המגבלה הזו לפי צורך מסוים – כדי לבקש להגדיל את המגבלה במקרים ספציפיים צריך לפנות לתמיכה של Google Workspace.

אין הגבלה על סוגים אחרים של קבוצות, אבל משתמש יכול להיות הבעלים של עד 1,500 קבוצות. אם משתמש יוצר קבוצה, הוא הופך אוטומטית לבעלים של הקבוצה. עם זאת, משתמשים יכולים לערוך את הקבוצות שלהם כדי להסיר את בעלותם בכל עת, לכן משתמש יכול ליצור קבוצות רבות ככל שירצה.

פרטים נוספים זמינים במאמר הסבר על כללי המדיניות והמגבלות בקבוצות Google.

במהדורות Google Workspace, לקבוצות יכול להיות מספר בלתי מוגבל של חברים.

כן, הגודל המקסימלי של הודעות שנשלחות לקבוצה הוא 25MB, כולל קבצים מצורפים (המגבלה הרגילה של Gmail).

אי אפשר לשלוח או להעביר לקבוצה אישורי מסירה (NDR), שנקראים גם 'הודעות חוזרות'. אסור גם לשלוח הודעות שנראות כמו דוחות אי-מסירה.

לא, אי אפשר לפרסם הודעות בקבוצה ב'קבוצות Google' מחשבון של ילד או ילדה. אם תנסו לפרסם, הפעולה תיחסם ותוצג הודעת דחייה.

כן, הסכם רמת השירות (SLA) של Google Workspace חל על רכיב הקבוצות בשירות Google Workspace.

בעזרת Groups for Business, אתם והמשתמשים יכולים להגביל את הגישה לקבוצות שמנוהלות על ידי משתמשים ואת הפעילות בהן. לדוגמה, אדמינים יכולים למנוע ממשתמשים להוסיף משתמשים חיצוניים לקבוצות שלהם, והם יכולים לערוך או למחוק קבוצות שמשתמשים יוצרים.

לפרטים נוספים: אפשרויות להגבלת הגישה והפעילות בקבוצות

באמצעות Groups for Business, אתם יכולים להגדיר אפשרויות שיתוף כדי למנוע מאנשים מחוץ לארגון לגשת לקבוצות של הארגון, כולל היסטוריית השיחות שלהן. לחלופין, אם אתם מאפשרים גישה חיצונית, הבעלים והמנהלים של הקבוצות עדיין יכולים למנוע גישה חיצונית להיסטוריית השיחות של הקבוצות הספציפיות שלהם.

פרטים נוספים: הגדרה של מדיניות לשימוש בקבוצות ברמת הארגון

יש לכם אפשרות לאפשר לאנשים מחוץ לארגון לשלוח הודעות לקבוצה. אם שולח זדוני יודע את הכתובת של הקבוצה, יכול להיות שחברי הקבוצה יקבלו יותר ספאם. מומלץ מאוד לשקול היטב את האפשרויות שבוחרים עבור כל קבוצה שיוצרים.

כדי לשפר את סינון הספאם בקבוצה מסוימת, אפשר לשנות את ההגדרות של הקבוצה לטיפול בהודעות ספאם. פרטים נוספים: עדכון ההגדרות של קבוצה

אם תזמינו קבוצה לפגישה, כל חברי הקבוצה יופיעו בהזמנה ביומן רק אם יש לכם את הרשאות הגישה המתאימות לקבוצה הזו. המגבלה הזו נועדה לשמור על הגדרות הפרטיות של הקבוצה, והיא חלה על משתמשים ועל אדמינים.

פרטים נוספים: איך מזמינים קבוצות לאירועים ביומן

ההיסטוריה של שיחות קבוצתיות לא נמחקת אף פעם, כך שההודעות נשארות בה עד שהקבוצה נמחקת.

לא. תכונת השמירה של אימיילים לא משפיעה על הודעות בהיסטוריית השיחות של קבוצה. ההודעות יישארו בהיסטוריה עד שהקבוצה תימחק.

אם משביתים את Groups for Business, כל הקבוצות שאתם או המשתמשים שלכם יצרתם נשארות פעילות, אבל לא יהיו להן את התכונות המתקדמות שזמינות בשירות Groups for Business. אם מפעילים מחדש את Groups for Business, כל ההגדרות של הקבוצות משוחזרות.

פרטים נוספים: הפעלה או השבתה של Groups for Business