Per iniziare: guida alla configurazione di Workspace Studio per gli amministratori

Google Workspace Studio consente agli utenti di creare "flussi" che automatizzano le attività di lavoro di routine nelle app di Google Workspace, tra cui Gmail, Drive e Chat, e nei servizi di terze parti. Gli utenti con accesso a Gemini possono creare flussi descrivendo ciò che vogliono fare.

I flussi possono agire per conto degli utenti, scrivere email, creare e aggiornare file, creare attività e altro ancora. I flussi configurati in modo errato potrebbero modificare o eliminare involontariamente i dati o inviare notifiche eccessive. Gli amministratori possono gestire questi rischi tramite policy e monitoraggio.

Questa guida fornisce le best practice per gli amministratori per configurare, supportare e gestire Workspace Studio al fine di massimizzare la produttività mantenendo la sicurezza e il controllo.

Passaggio 1: configurare Workspace Studio per la tua organizzazione

Prima di consentire agli utenti di utilizzare Workspace Studio, ti consigliamo di configurare l'accesso e le misure di sicurezza per assicurarti che i flussi si comportino come previsto e che i dati rimangano protetti.

1. Gestire l'accesso a Studio

Trova l'impostazione: Console di amministrazione Menu App Google Workspace Workspace Studio.
Azione: controlla che lo Stato del servizio sia impostato su ON per i gruppi e le unità organizzative appropriati.
Consiglio: crea un'unità organizzativa secondaria con l'accesso a Studio disattivato. In questo modo, puoi spostare rapidamente un utente per interrompere un flusso di sua proprietà.

Scopri di più: attivare o disattivare Google Workspace Studio per la tua organizzazione

2. Gestire l'accesso alle funzionalità di Studio

Puoi controllare se gli utenti possono utilizzare Gemini per creare flussi, utilizzare passaggi basati sull'AI nei flussi, utilizzare passaggi per altri servizi Workspace e utilizzare integrazioni o passaggi personalizzati.

Consigli:

Consenti agli utenti che hanno accesso a Gemini in Google Workspace di utilizzare le funzionalità di Gemini in Studio.
Consenti agli utenti di utilizzare i passaggi per i servizi Workspace a cui possono accedere. Blocca i passaggi per un servizio solo se esiste il rischio di abuso.
Utilizza la lista consentita di Google Workspace Marketplace per controllare quali integrazioni e passaggi personalizzati pubblicati possono essere utilizzati dagli utenti.

Istruzioni dettagliate: gestire l'accesso a passaggi e comandi iniziali in Workspace Studio

3. Gestire chi può condividere i flussi

Quando consenti agli utenti di condividere internamente i flussi con altri, possono condividere flussi utili che aumentano la produttività complessiva e fanno risparmiare tempo ad altri utenti che non devono ricreare gli stessi flussi.

Come funziona la condivisione: quando un utente condivide un flusso, il destinatario fa clic su un link per ottenere una copia del flusso. La copia include la configurazione del proprietario, ad esempio il testo inserito, gli indirizzi email e i link ai file in Drive. Il destinatario non ha accesso ai dati privati del proprietario, come email o file di Drive, ma solo ai contenuti a cui può già accedere.
Trova l'impostazione: Console di amministrazione App Google Workspace Workspace Studio Impostazioni di condivisione.
Consiglio: consenti la condivisione per gruppi e unità organizzative attendibili in modo che possano distribuire modelli di flusso standardizzati.

Scopri di più: consentire agli utenti di condividere i flussi in Workspace Studio

4. Configurare gli avvisi

Puoi creare regole di attività in modo da ricevere una notifica di attività specifiche di Studio, ad esempio:

Avviso ad alta frequenza: rileva i flussi che potrebbero essere in loop o essere eseguiti in modo eccessivo.
- Condizione: crea una regola per Eventi dei log delle regole in cui l'evento è Avvia esecuzione.
- Soglia: imposta la regola in modo che invii un avviso se il conteggio supera 100 in 1 ora.
- Azione: invia un'email a tutti gli amministratori.
Avviso di utilizzo dell'AI: monitora l'utilizzo dell'AI generativa nelle automazioni.
- Condizione: crea una regola in cui Nome passaggio contiene "Chiedi a Gemini" e, facoltativamente, altri passaggi basati sull'AI. Per un elenco di tutti i passaggi disponibili, consulta la Guida ai comandi iniziali e ai passaggi in Workspace Studio.
- Azione: invia una notifica al super amministratore.

Scopri come: configurare gli avvisi di attività per Workspace Studio

Passaggio 2: assistere gli utenti

Aiuta gli utenti a creare flussi, comprendere i limiti e risolvere i problemi relativi ai flussi.

1. Per iniziare

Indirizza gli utenti a studio.workspace.google.com per creare il loro primo flusso.
Incoraggia gli utenti a consultare il Centro assistenza di Workspace Studio per i tutorial sulla creazione di flussi e sull'utilizzo dei passaggi.

2. Informazioni sui limiti

Workspace Studio applica i seguenti limiti:

Limite di flussi: gli utenti possono creare un massimo di 100 flussi, inclusi quelli attivi e quelli interrotti.
Limite di passaggi: un flusso può avere un massimo di 20 passaggi.
Comando iniziale di Gmail: non più di 25 flussi attivi possono essere avviati da nuove email.
Esecuzioni giornaliere: esiste un limite giornaliero per il numero totale di esecuzioni di flussi per utente. Se un utente raggiunge questo limite, tutti i flussi vengono messi in pausa fino al ciclo di 24 ore successivo. Durante questo periodo, i flussi non avviano nuove esecuzioni.

Scopri di più: informazioni sui limiti di Google Workspace Studio

3. Risolvere i problemi più comuni

Acquisisci familiarità con i problemi più comuni che gli utenti potrebbero riscontrare con Workspace Studio.

Guida per gli amministratori: risolvere i problemi di Workspace Studio per gli utenti
Guida per gli utenti: risolvere i problemi relativi ai flussi

Passaggio 3: monitorare e gestire l'attività di Studio

Sono disponibili strumenti efficaci per esaminare e controllare l'attività dei flussi.

1. Esaminare l'attività

Utilizza lo strumento di audit e indagine o lo strumento di indagine sulla sicurezza per esaminare le azioni eseguite dai flussi.

Origine dati: seleziona Eventi dei log delle regole.
Filtri: puoi filtrare in base a Attore (email utente), ID flusso, Evento, Nome passaggio e altro ancora.
Caso d'uso: trova il proprietario di un flusso che esegue un passaggio Chiedi a Gemini più volte al minuto.

Scopri di più: eventi dei log di Workspace Studio

2. Interrompere un flusso

Se un flusso si comporta in modo irregolare, puoi interromperlo. Hai a disposizione alcune opzioni:

Opzione 1: l'utente lo interrompe. Chiedi all'utente di disattivare il flusso o di modificarne la configurazione.
Opzione 2: l'assistenza lo interrompe
1. Utilizza uno strumento di indagine per recuperare l'ID flusso del flusso problematico.
2. Contatta l'assistenza Google Workspace e fornisci l'ID flusso per interromperlo.
Opzione 3: interruzione di emergenza
1. Sposta l'utente in un'unità organizzativa con l'accesso a Studio disattivato.
2. In questo modo, tutti i flussi dell'utente vengono interrotti immediatamente.

Scopri come: interrompere un flusso di Studio come amministratore

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