Per iniziare: guida alla configurazione di Workspace Studio per gli amministratori

Google Workspace Studio consente agli utenti di creare "flussi" che automatizzano le attività di lavoro di routine nelle app Google Workspace, tra cui Gmail, Drive e Chat, e nei servizi di terze parti. Gli utenti con accesso a Gemini possono creare flussi descrivendo ciò che vogliono fare.

I flussi possono agire per conto degli utenti, ad esempio redigendo email, creando e aggiornando file, creando attività e altro ancora. I flussi configurati in modo errato potrebbero modificare o eliminare involontariamente i dati oppure inviare un numero eccessivo di notifiche. Gli amministratori possono gestire questi rischi tramite policy e monitoraggio.

Questa guida fornisce le best practice per gli amministratori per configurare, supportare e gestire Workspace Studio al fine di massimizzare la produttività mantenendo la sicurezza e il controllo.

Passaggio 1: Configurare Workspace Studio per la tua organizzazione

Prima di consentire agli utenti di utilizzare Workspace Studio, ti consigliamo di configurare l'accesso e le misure di protezione per garantire che i flussi si comportino come previsto e che i dati rimangano al sicuro.

1. Gestire l'accesso a Studio

Trova l'impostazione:Console di amministrazione Menu App Google Workspace Workspace Studio.
Azione: verifica che lo Stato del servizio sia impostato su ON per le unità organizzative e i gruppi appropriati.
Consiglio: crea un'unità organizzativa secondaria con l'accesso a Studio disattivato. In questo modo, puoi spostare rapidamente un utente per interrompere un flusso di sua proprietà.

Scopri di più: Attiva o disattiva Google Workspace Studio per la tua organizzazione

2. Gestire l'accesso alle funzionalità di Studio

Puoi controllare se gli utenti possono utilizzare Gemini per creare flussi, utilizzare passaggi basati sull'AI nei loro flussi, utilizzare passaggi per altri servizi Workspace e utilizzare integrazioni o passaggi personalizzati.

Consigli:

Consenti agli utenti che hanno accesso a Gemini in Google Workspace di utilizzare le funzionalità di Gemini in Studio.
Consente agli utenti di utilizzare i passaggi per i servizi Workspace a cui possono accedere. Blocca i passaggi per un servizio solo se esiste il rischio di abuso.
Utilizza la lista consentita di Google Workspace Marketplace per controllare quali integrazioni e passaggi personalizzati pubblicati possono essere utilizzati dagli utenti.

Istruzioni dettagliate: Gestisci l'accesso a passaggi e starter in Workspace Studio

3. Gestire chi può condividere i flussi

Quando consenti agli utenti di condividere i flussi internamente, possono condividere flussi utili che aumentano la produttività complessiva e fanno risparmiare tempo ad altri utenti che non devono ricreare gli stessi flussi.

Come funziona la condivisione:quando un utente condivide un flusso, il destinatario fa clic su un link per ottenere una copia del flusso. La copia include la configurazione del proprietario, ad esempio il testo inserito, gli indirizzi email e i link ai file in Drive. Il destinatario non ha accesso ai dati privati del proprietario, come email o file di Drive, ma solo ai contenuti a cui può già accedere.
Trova l'impostazione: Console di amministrazione App Google Workspace Workspace Studio Impostazioni di condivisione.
Consiglio:consenti la condivisione per unità organizzative e gruppi attendibili in modo che possano distribuire modelli di flusso standardizzati.

Scopri di più: Consenti alle persone di condividere i flussi in Workspace Studio

4. Configurazione degli avvisi

Puoi creare regole di attività per ricevere notifiche relative a un'attività specifica di Studio, ad esempio:

Avviso ad alta frequenza:rileva i flussi che potrebbero essere in loop o in esecuzione eccessiva.
- Condizione: crea una regola per gli eventi del log delle regole in cui l'evento è Avvia esecuzione.
- Soglia: imposta la regola in modo che venga generato un avviso se il conteggio supera 100 in 1 ora.
- Azione: invia un'email a tutti gli amministratori.
Avviso sull'utilizzo dell'AI: monitora l'utilizzo dell'AI generativa nelle automazioni.
- Condizione: crea una regola in cui Nome passaggio contenga "Chiedi a Gemini", facoltativamente, altri passaggi basati sull'AI. Per un elenco di tutti i passaggi disponibili, consulta la Guida a starter e passaggi in Workspace Studio.
- Azione: invia una notifica al super amministratore.

Scopri come configurare gli avvisi di attività per Workspace Studio

Passaggio 2: Assistere gli utenti

Aiuta gli utenti a creare flussi, comprendere i limiti e risolvere i problemi relativi ai flussi.

1. Per iniziare

Indirizza gli utenti a studio.workspace.google.com per creare il loro primo flusso.
Invita gli utenti a consultare il Centro assistenza Workspace Studio per tutorial sulla creazione di flussi e sull'utilizzo dei passaggi.

2. Informazioni sui limiti

Workspace Studio applica i seguenti limiti:

Limite di flussi:gli utenti possono creare un massimo di 100 flussi, inclusi quelli attivi e quelli interrotti.
Limite di passaggi:un flusso può avere un massimo di 20 passaggi.
Avvio di Gmail:non più di 25 flussi attivi possono iniziare da nuove email.
Esecuzioni giornaliere:esiste un limite giornaliero al numero totale di esecuzioni di flussi per utente. Se un utente raggiunge questo limite, tutti i flussi vengono messi in pausa fino al ciclo di 24 ore successivo. Durante questo periodo, i flussi non avviano nuove esecuzioni.

Scopri di più: Informazioni sui limiti di Google Workspace Studio

3. Risoluzione dei problemi più comuni

Acquisisci familiarità con i problemi più comuni che gli utenti potrebbero riscontrare con Workspace Studio.

Guida per l'amministratore: Risolvi i problemi di Workspace Studio per i tuoi utenti
Guida per l'utente: Risolvere i problemi relativi ai flussi

Passaggio 3: Monitorare e gestire l'attività di Studio

Disponi di strumenti efficaci per esaminare e controllare l'attività del flusso.

1. Esaminare l'attività

Utilizza lo strumento di controllo e indagine o lo strumento di indagine sulla sicurezza per esaminare le operazioni eseguite dai flussi.

Origine dati:seleziona Eventi del log delle regole.
Filtri:puoi filtrare per Attore (email utente), ID flusso, Evento, Nome passaggio e altro ancora.
Caso d'uso: trova il proprietario di un flusso che esegue un passaggio Chiedi a Gemini più volte al minuto.

Scopri di più: Eventi dei log di Workspace Studio

2. Interrompere un flusso

Se un flusso si comporta in modo anomalo, puoi interromperlo. Hai alcune opzioni:

Opzione 1: l'utente lo interrompe. Chiedi all'utente di disattivare il flusso o di modificarne la configurazione.
Opzione 2: l'assistenza interrompe l'abbonamento
1. Utilizza uno strumento di indagine per ottenere l'ID flusso del flusso problematico.
2. Contatta l'assistenza Google Workspace e fornisci l'ID flusso per interromperlo.
Opzione 3: arresto di emergenza
1. Spostare l'utente in un'unità organizzativa in cui l'accesso a Studio è disattivato.
2. In questo modo, tutti i flussi per l'utente vengono interrotti immediatamente.

Scopri come: interrompere un flusso di Workspace Studio come amministratore

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